От опозданий и вынужденных уходов с рабочего места не застрахованы многие работники. Обычно в этом случае работодатель просит сотрудника написать объяснительную. В этой статье расскажем, как правильно составить такой документ, какие причины считаются уважительными и приведём готовый образец.
Что такое объяснительная записка и зачем она нужна
Объяснительная записка — это документ, в котором работник излагает причины и обстоятельства совершённого дисциплинарного проступка, в данном случае — прогула. Согласно статье 193 Трудового кодекса РФ, перед применением дисциплинарного взыскания работодатель обязан затребовать от работника письменное объяснение.
Если по истечении двух рабочих дней объяснение не предоставлено, составляется соответствующий акт; Важно понимать: непредоставление объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания. Поэтому молчать — не лучшая стратегия.
Что считается прогулом
Прогулом признаётся отсутствие на рабочем месте без уважительных причин:
- в течение всего рабочего дня (смены), независимо от его продолжительности;
- более четырёх часов подряд в течение рабочего дня (смены).
Уважительные причины прогула
Закон не содержит исчерпывающего перечня уважительных причин, однако на практике к ним относят:
- внезапную болезнь работника или его близких (ребёнка, родителя);
- вызов в суд, к следователю, в военкомат;
- дорожно-транспортное происшествие;
- коммунальную аварию (прорыв трубы, пожар, затопление);
- стихийные бедствия и чрезвычайные ситуации;
- задержку или отмену рейса/поезда при возвращении из командировки или отпуска;
- смерть близкого родственника.
По возможности приложите к объяснительной подтверждающие документы: справку из больницы, копию повестки, справку из ГИБДД или управляющей компании.
Структура объяснительной записки
Документ составляется в произвольной форме, но должен содержать обязательные элементы:
- Шапка — в правом верхнем углу указывается адресат (должность и ФИО руководителя) и автор (должность, подразделение, ФИО работника).
- Название документа — «Объяснительная записка» (по центру).
- Основная часть — изложение фактов: дата прогула, причины отсутствия, ссылки на подтверждающие документы.
- Дата и подпись — внизу документа.
Образец объяснительной за прогул
Директору ООО «Пример»
Иванову И.И.
от менеджера отдела продаж
Петрова П.П.
Объяснительная записка
Я, Петров Пётр Петрович, отсутствовал на рабочем месте с 09:00 до 18:00 по причине внезапного ухудшения состояния здоровья. В указанный день я обратился за медицинской помощью в городскую поликлинику № , где мне была оказана необходимая помощь. Уведомить работодателя своевременно не имел возможности в связи с плохим самочувствием.
Приложение: справка из медицинского учреждения от № на 1 л;
Свою вину в несвоевременном уведомлении признаю, обязуюсь впредь незамедлительно информировать руководство о невозможности выхода на работу.
Петров П.П. ____________
Полезные советы при написании
- Пишите правду. Обман легко проверить, и он только усугубит ситуацию.
- Будьте кратки и конкретны. Не нужно эмоций и лишних подробностей — только факты.
- Признайте ошибку частично. Если причина уважительная, но вы не предупредили руководство — признайте именно этот момент.
- Приложите доказательства. Документы существенно повышают доверие к вашим словам.
- Сохраните копию. Сделайте копию записки и попросите поставить отметку о принятии на вашем экземпляре.
- Соблюдайте срок. Объяснение нужно предоставить в течение двух рабочих дней.
Что будет, если не писать объяснительную
Отказ от дачи объяснений не спасёт от наказания. Работодатель зафиксирует отказ актом и вправе применить дисциплинарное взыскание — от замечания до увольнения за прогул (подпункт «а» пункта 6 части 1 статьи 81 ТК РФ). Грамотно составленная объяснительная, напротив, может смягчить наказание или вовсе помочь его избежать;
Объяснительная за прогул — это ваш шанс изложить свою версию событий и защитить свои трудовые права. Пишите честно, кратко, по существу и обязательно прикладывайте подтверждающие документы. Такой подход демонстрирует вашу добросовестность и помогает сохранить хорошие отношения с работодателем.