Объяснительная записка о порче имущества — это документ, который работник составляет по требованию работодателя, когда по его вине (или при его участии) был нанесён материальный ущерб организации. Правильно составленная объяснительная помогает установить обстоятельства произошедшего, определить степень вины и защитить свои права. В этой статье разберём, как грамотно написать такой документ.
Когда требуется объяснительная о порче имущества
Работодатель вправе потребовать письменное объяснение в следующих ситуациях:
- повреждение оборудования, техники, инструментов;
- порча товара, материалов, сырья на складе или в производстве;
- повреждение служебного транспорта;
- утрата или уничтожение документов, носителей информации;
- порча имущества третьих лиц, находившегося на ответственном хранении организации.
Согласно статье 247 Трудового кодекса РФ, до принятия решения о возмещении ущерба работодатель обязан истребовать от работника письменное объяснение. Если работник отказывается его давать, составляется соответствующий акт.
Структура объяснительной записки
Документ пишется в произвольной форме, но должен содержать обязательные элементы:
- Шапка — в правом верхнем углу указывается адресат (должность, ФИО руководителя) и автор (должность, ФИО работника, структурное подразделение).
- Название документа — «Объяснительная записка» (по центру).
- Основная часть — описание факта порчи имущества и обстоятельств произошедшего.
- Дата и подпись — с расшифровкой фамилии.
Как описать обстоятельства: пошаговые рекомендации
Укажите дату, время и место происшествия
Например: « в 14:30 в цехе № 2 при выполнении погрузочных работ…»
Опишите повреждённое имущество
Укажите наименование, инвентарный номер (если есть), характер повреждений: «…был повреждён станок токарный, инвентарный номер 00*-15, в результате чего вышел из строя узел подачи».
Изложите причины и обстоятельства
Это самая важная часть. Опишите, как всё произошло, максимально объективно. Если были внешние факторы (неисправность оборудования, отсутствие защитных средств, форс-мажор), обязательно укажите их — это может снизить или исключить вашу ответственность.
Укажите свидетелей
Если происшествие видели коллеги, упомяните их: «При этом присутствовали: мастер смены Иванов И. И., слесарь Петров П. П.».
Признайте или оспорьте вину
Если считаете себя невиновным, чётко обоснуйте свою позицию. Не подписывайте документ, с которым не согласны, без оговорок.
Образец объяснительной записки
Директору ООО «ПромТехСервис»
Сидорову А. В.
от наладчика оборудования
Кузнецова Сергея Николаевича
Объяснительная записка
в 11:40 в производственном цехе № 1 при проведении плановой наладки фрезерного станка (инвентарный номер 03*-07) произошло повреждение защитного кожуха и пульта управления.
Повреждение возникло в результате внезапного скачка напряжения в электросети, о чём свидетельствует сработавшая аварийная защита. До начала работ оборудование находилось в исправном состоянии, что подтверждается записью в журнале осмотра от .
При происшествии присутствовали: электромонтёр Смирнов А. П., мастер цеха Волков Д. С..
Свою вину в произошедшем не признаю, поскольку действовал в соответствии с инструкцией по эксплуатации оборудования.
Кузнецов С. Н.* ____________ (подпись)
Полезные советы
- Пишите от руки или печатайте — оба варианта допустимы, главное — личная подпись.
- Не используйте эмоциональные оценки — только факты.
- Сохраните копию объяснительной для себя.
- Не затягивайте — обычно на предоставление объяснения даётся 2 рабочих дня.
- Если ущерб значителен, работодатель может составить акт о порче имущества и провести служебную проверку — ваши объяснения должны соответствовать фактам.
Что будет дальше
На основании объяснительной, акта о порче имущества и результатов проверки работодатель определяет размер ущерба и порядок его возмещения. По общему правилу работник несёт ответственность в пределах среднего месячного заработка, если иное не предусмотрено договором о полной материальной ответственности. При несогласии с решением работодателя работник вправе обжаловать его в суде.