Проверки со стороны контролирующих органов или внутренние проверки работодателя — ситуация, с которой сталкиваются многие сотрудники и организации. Если по итогам проверки составлен акт, в котором зафиксированы нарушения, от работника или должностного лица могут потребовать объяснительную записку. Рассказываем, как правильно её составить, чтобы защитить свои интересы.
Что такое объяснительная на акт проверки
Объяснительная записка — это письменный документ, в котором сотрудник излагает свою версию событий, зафиксированных в акте проверки. Она может потребоваться в следующих ситуациях:
- проверка трудовой инспекции, налоговой, пожарного надзора и других ведомств;
- внутренняя служебная проверка по факту нарушения (опоздание, прогул, порча имущества, невыполнение должностных обязанностей);
- выявление недостачи, ошибок в документах, нарушений технологических процессов.
Согласно статье 193 Трудового кодекса РФ, до применения дисциплинарного взыскания работодатель обязан затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней объяснение не предоставлено, составляется соответствующий акт.
Структура объяснительной записки
Документ составляется в свободной форме, но должен содержать обязательные элементы:
- Шапка — в правом верхнем углу указывается адресат (должность, ФИО руководителя, например: «Директору ООО «» Иванову И.И.)» и автор (должность, ФИО сотрудника).
- Название документа — «Объяснительная записка» (по центру).
- Основная часть — описание ситуации, причины произошедшего, ссылки на обстоятельства.
- Дата и подпись — в конце документа.
Как писать основную часть
Главные правила изложения:
- Пишите кратко и по существу. Не нужно эмоций, оправданий в духе «я не виноват» без аргументов.
- Указывайте факты. Даты, время, конкретные обстоятельства: « я прибыл на рабочее место в 09:40 в связи с…».
- Признавайте или оспаривайте факты чётко. Если нарушение было, лучше указать уважительную причину (болезнь, ДТП, сбой транспорта) и приложить подтверждающие документы.
- Не пишите лишнего. Всё, что вы укажете, может быть использовано против вас при разбирательстве.
Пример формулировки
«По факту, изложенному в акте проверки от № *, поясняю следующее. я опоздал на работу на 40 минут в связи с дорожно-транспортным происшествием на маршруте следования, что подтверждается справкой из ГИБДД (прилагается). Своих должностных обязанностей не исполнять не отказывался, о задержке сообщил непосредственному руководителю по телефону в 08:55».
Чего делать не стоит
- Не отказывайтесь писать объяснительную совсем — отказ будет зафиксирован актом, а взыскание всё равно могут применить.
- Не подписывайте документы, не читая их.
- Не указывайте недостоверные сведения — это может усугубить ситуацию.
- Не пишите под давлением текст, продиктованный работодателем, если вы с ним не согласны.
Полезные советы
Сохраните копию объяснительной и попросите поставить отметку о принятии (входящий номер, дату, подпись) на вашем экземпляре. Если ситуация серьёзная и грозит увольнением или штрафом, имеет смысл проконсультироваться с юристом. За консультацией можно обратиться в профсоюз или к специалисту по трудовому праву (телефон горячей линии трудовой инспекции: 8-800-*—).
Объяснительная на акт проверки — это ваш инструмент защиты. Грамотно составленный документ с фактами, уважительными причинами и подтверждающими документами поможет избежать дисциплинарного взыскания или смягчить его последствия. Пишите спокойно, кратко и только по существу.