Настоящая инструкция регламентирует порядок формирования‚ учета‚ хранения‚ выдачи и уничтожения дел архива районного суда. Она разработана в соответствии с Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»‚ Федеральным законом от № 149-ФЗ «Об информации‚ информационных технологиях и о защите информации»‚ Приказом Министерства культуры РФ от № 526 «Об утверждении типовых перечней документов‚ подлежащих обязательному архивному хранению‚ с указанием сроков их хранения» и иными нормативными правовыми актами.

Общие положения

Цели и задачи архива

• Обеспечение сохранности документов‚ составляющих архивный фонд суда.
• Обеспечение доступа к архивным документам в порядке‚ установленном законодательством.
• Своевременная подготовка дел к переносу в государственный архив (архив субъекта РФ) по истечении сроков хранения в суде.
• Ведение научной справочной аппаратуры для оперативного поиска документов.

Состав архивного фонда

Архивный фонд суда формируется из дел постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения‚ а также дел временного хранения (до 10 лет)‚ которые находятся на стадии исполнения или хранения в суде до переноса в архив суда.

К основным категориям дел относятся:

1. Дела гражданских‚ административных‚ дела по делам об административных правонарушениях‚ материалы уголовных дел (в порядке‚ установленном УПК РФ).
2. Дела организационно-распорядительного характера (приказы‚ распоряжения‚ положения‚ инструкции).
3. Дела кадрового учета (личные дела сотрудников‚ личные карточки учетов рабочего времени‚ табели учета рабочего времени).
4. Дела бухгалтерского и финансового учета.
5. Дела секретариата и канцелярии (журналы регистрации входящей/исходящей корреспонденции‚ дела по обращениям граждан).

Руководство архивом

Непосредственное руководство работой архива осуществляет заведующий архивом (архивариус)‚ назначаемый на должность приказом председателя суда. В отсутствие штатной единицы архивариуса функции архивариуса исполняет сотрудник‚ определенный приказом председателя суда (например‚ старший специалист канцелярии).

Контактное лицо: * (ФИО архивариуса)‚ тел.: —

Организация работы архива

Помещения и оборудование

Архив должен размещаться в отдельном специализированном помещении‚ отвечающем требованиям пожарной безопасности‚ санитарных норм и правил (СанПиН 2.2.1/2.-03‚ НПБ 110-03).

• Температура: 18–22 °C.
• Относительная влажность: 50–60%.
• Помещение должно быть оборудовано металлическими стеллажами‚ огнестойкими сейфами/шкафами для ценных и секретных документов‚ средствами пожаротушения.
• Доступ посторонних лиц в архив запрещен. Вход в архив осуществляется по ключу‚ который хранится у архивариуса и дежурного администратора суда (вне рабочего времени).

Документирование архивных фондов

Все дела‚ поступающие в архив‚ подлежат описи. Ведутся следующие виды описей:

• Номенклатура дел — основной учетный документ‚ утверждаемый ежегодно не позднее 1 января текущего года приказом председателя суда. Срок хранения номенклатуры — постоянно.
• Описи дел, составляются по каждому фонду (годичному набору дел) по форме‚ установленной Росархивом. Опись подписывается архивариусом и председателем суда (или уполномоченным заместителем).
• Внутренние учетные документы: реестры передачи дел в архив‚ реестры выдачи дел‚ контрольные карточки движения дел.

Процесс формирования архива (Сдача дел в архив)

Сроки сдачи дел

Дела сдаются в архив суда ежегодно в I квартале года‚ следующего за годом окончания дела (завершения производства по делу‚ истечения срока апелляции/кассации‚ вступления решения в законную силу).

Исключения: Дела‚ по которым идет исполнение‚ производство в вышестоящей инстанции‚ или установлены сроках хранения в суде более 10 лет‚ сдаются в архив суда по истечении сроков хранения в структурных подразделениях.

Порядок подготовки дел к сдаче

1. Сборка дела: Ответственный исполнитель (судебный пристав‚ помощник судьи‚ секретарь судебного заседания) собирает дело в установленной последовательности (по хронологии или системно-хронологическому принципу).
2. Пронумеровка листов: Все листы дела пронумеровываются сквозной нумерацией арабскими цифрами в правом верхнем углу.
3. Сшивка и скрепление: Дело сшивается ниткой (протоком)‚ узел закрепляется бумажной прокладкой (обрезком) с указанием числа листов в деле‚ даты сшивки и подписи ответственного лица‚ заверенной печатью суда (если предусмотрено).
4. Заполнение обложки дела: На обложке дела (формы 2-Арх или аналогичной) указываются: индекс фонда‚ номер описи‚ номер дела‚ заглавие дела‚ даты начала и окончания‚ срок хранения‚ категория ценности‚ гриф секретности (при наличии).
5. Акт приема-сдачи: Передача дел в архив оформляется Актом приема-сдачи дел в архив суда (в 2-х экземплярах)‚ подписываемым архивариусом и сдающим лицом.

Приемка дел архивариусом

Архивариус проверяет:

• Соответствие составов дел номенклатуре.
• Полноту и правильность оформления дел (обложки‚ нумерация‚ сшивка).
• Наличие грифов секретности и ограничений доступа.
• Соответствие сроков хранения утвержденной номенклатуре.

При выявлении дефектов дело возвращается исполнителю для устранения. После приемки дело ставится на стеллаж‚ вносится в опись и учетные журналы.

Учет и хранение дел

Система учета

Учет дел ведется в автоматизированной информационной системе (АИС) суда (например‚ АС «Судебное делопроизводство»‚ ГАС «Правосудие» или локальной БД архива) и в бумажных журналах (для дублирования).

Обязательные реквизиты учета в АИС:

• Индекс фонда / Номер описи / Номер дела.
• Заглавие дела (полное).
• Даты начала и окончания дела.
• Срок хранения (в годах) и категория ценности (I, постоянно‚ II — временно).
• Место хранения (номер стеллажа‚ полки‚ ячейки).
• Гриф секретности / ограничение доступа (ГС‚ ДСП‚ Перс. данные и т.д.).
• Статус дела (на хранении‚ выдано‚ на утилизации‚ передано в госархив).

Размещение дел на стеллажах

Дела размещаются по фондам и описям в хронологическом порядке номеров дел. На стеллажах должны быть навигационные таблички (номера стеллажей‚ полок‚ диапазоны номеров дел). Тяжелые и объемные дела размещаются на нижних полках.

Обеспечение сохранности

• Ежедневный контроль температуры и влажности (журнал учета микроклимата).
• Регулярная влажная уборка (не реже 1 раза в неделю) без использования агрессивных химикатов.
• Дератизация‚ дезинсекция‚ дезинфекция по графику‚ согласованному с СЭС.
• Запрет хранения в архиве легковоспламеняющихся веществ‚ пищевых продуктов‚ личных вещей сотрудников.

Выдача и использование архивных документов

Основания для выдачи

Выдача дел осуществляется на основании:

• Служебной записки / мотивированного ходатайства сотрудника суда (помощника судьи‚ секретаря‚ судьи).
• Определения / постановления суда (для направления дел в вышестоящие инстанции).
• Запросов уполномоченных государственных органов (прокуратуры‚ следственных органов‚ МВД‚ ФССП‚ Росфинмониторинга) — в установленном законом порядке.
• Заявлений участников дела (сторон) — на основании определения суда о предоставлении возможности ознакомления с делом (копировании материалов).

Порядок выдачи (внутренняя)

1. Заявитель заполняет Заявку на выдачу дела (в АИС или бумажную форму) с указанием реквизитов дела‚ цели получения‚ срока использования.
2. Архивариус проверяет наличие дела‚ его состояние и основание для выдачи.
3. Дело выдается под роспись в Журнале выдачи дел (колонки: дата выдачи‚ номер дела‚ заглавие‚ кому выдано (ФИО‚ должность‚ подпись)‚ срок возврата‚ дата возврата‚ отметка архивариуса о возврате).
4. Срок выдачи дела для судебного производства — до завершения производственных действий‚ но не более 30 календарных дней с возможностью продления по служебной записке.
5. Запрещается выдача единственного экземпляра документа (оригинала) в руки лиц‚ не являющихся сотрудниками суда‚ без составления заверенной копии.

Выдача копий и выписок

Копирование документов осуществляется архивариусом или уполномоченным лицом на копировальной технике архива. При копировании документов‚ содержащих государственную тайну‚ сведения личного характера (персональные данные)‚ медицинскую тайну‚ адвокатскую тайну — соблюдаются специальные режимы доступа (ФЗ-149‚ ФЗ-152).

Выдача копий участникам дела производится на основании определения суда и квитанции об оплате госпошлины (если иное не предусмотрено законом).

Контроль за движением дел

Архивариус еженедельно сверяет Журнал выдачи с фактическим наличием дел на стеллажах. По истечении срока выдачи архивариус направляет служебную записку должностному лицу‚ удерживающему дело‚ с требованием вернуть дело. При не возврате — сообщает председателю суда.

Оценка документов и составление актов отбора к уничтожению

Экспертная комиссия по оценке документов

Для решения вопроса об отборе документов к уничтожению или переходу в разряд постоянно хранящихся создается Экспертная комиссия по оценке документов суда (Приказ председателя суда № * от ..).

Состав комиссии (маскировано):

• Председатель комиссии: * (должность‚ ФИО).
• Члены комиссии: * (ФИО)‚ * (ФИО)‚ архивариус * (ФИО) — секретарь комиссии.
• Представитель архива субъекта РФ (приглашается для экспертизы уникальных/исторических документов).

Порядок проведения экспертизы

1. Архивариус готовит Экспертный лист дела (по каждому делу с истекшим сроком хранения) с предложением: «Уничтожить»‚ «Продлить срок хранения на ___ лет»‚ «Перевести в разряд постоянно хранящихся».
2. Комиссия рассматривает экспертные листы заседанием (не реже 1 раза в год‚ обычно IV квартал).
3. По итогам заседания составляется Акт отбора документов к уничтожению (форма согласно Приказу Минкультуры № 526‚ Прил. 3) в 3-х экземплярах.
4. Акт подписывается всеми членами комиссии‚ заверяется печатью суда.

Уничтожение документов

• Уничтожение производится комиссией в присутствии архивариуса механическим способом (шредер класса безопасности не ниже P-4 для документов с персональными данными/тайной‚ P-2 для остальных) или сжиганием в печи.
• Составляется Акт об уничтожении документов (Прил. 4 к Приказу № 526).
• Один экземпляр Акта об уничтожении хранится в архиве суда постоянно‚ второй — передается в архив субъекта РФ (для отчета)‚ третий — остается в деле комиссии.

Передача дел в государственный архив (Архив субъекта РФ)

Сроки передачи

Дела постоянного хранения и дела длительного хранения (сроком более 10 лет)‚ по истечении сроков хранения в суде (обычно через 10 лет после окончания дела‚ если иное не установлено номенклатурой)‚ подлежат обязательной передаче в государственный архив соответствующего субъекта РФ.

Подготовка к передаче

1. Архивариус формирует пакет передачи по описям (обычно за календарный год).
2. Проводится повторная проверка состояния дел‚ полноты описей‚ правильности заглавий.
3. Составляется Акт приема-передачи архивных документов в государственный архив (типовая форма).
4. К акту прилагаются: описи дел (в 2-х экземплярах)‚ реестр передаваемых дел‚ экспертные листы (при необходимости).

Процедура передачи

Передача осуществляется на основании Договора о передаче архивных документов между судом и государственным архивом. Перевозка документов осуществляется спецтранспортом под охраной (при необходимости) или сотрудниками суда с составлением накладной. В государственном архиве документы принимаются по акту приема-передачи.

Работа с электронными документами и оцифровкой

Электронный архив

Судебные дела‚ веденные в электронном виде (в АС «Судебное делопроизводство»‚ ГАС «Правосудие»)‚ считаются первичными документами. Бумажные копии (распечатки)‚ созданные для судебного заседания‚ после вступления решения в силу могут подлежать уничтожению по акту комиссии‚ если электронный оригинал надежно сохранен в ЕИС ПРАВОСУДИЕ.

Оцифровка бумажных дел

Для обеспечения доступа и сохранности оригиналов архив может проводить оцифровку дел (сканирование) с разрешением не менее 300 dpi‚ форматом PDF/A. Электронные копии регистрируются в АИС архива с привязкой к реквизитам бумажного дела. Оцифровка не отменяет сроков хранения бумажных оригиналов‚ установленных номенклатурой.

Охрана конфиденциальной информации и персональных данных

• Архивариус и сотрудники‚ имеющие доступ к архиву‚ обязаны подписать Обязательство о неразглашении (государственной тайны‚ сведений личного характера‚ судебной тайны‚ адвокатской тайны‚ налоговой тайны и иных охраняемых законом тайн).
• Доступ к делам с грифами «Совершенно секретно»‚ «Секретно»‚ «Для служебного пользования» (ДСП)‚ содержащим персональные данные‚ осуществляется строго по списку лиц‚ уполномоченных приказом председателя суда.
• Журналы выдачи таких дел ведутся отдельно с указанием основания доступа (номер допуска‚ определения суда).
• При передаче дел в вышестоящие инстанции или госорганы составляется подробная накладная с перечнем грифов секретности.

Чрезвычайные ситуации и действия в чрезвычайных обстоятельствах

План эвакуации архивных фондов

В суде должен быть утвержден План эвакуации архивных документов при чрезвычайных ситуациях (пожар‚ наводнение‚ террористическая угроза).

Приоритеты эвакуации:

1. Дела постоянного хранения (историческая ценность).
2. Дела с грифами секретности (ГТ‚ ДСП).
3. Дела текущего года и неповторимые документы (протоколы заседаний‚ оригиналы решений).
4. Научно-справочный аппарат (номенклатуры‚ описи).

Ответственный за эвакуацию: архивариус (тел. —*-). Место временного хранения при эвакуации: * (адрес резервного помещения).

Действия при обнаружении порчи/пропажи дел

1. Архивариус немедленно докладывает председателю суда и прокурору (при пропаже/краже).
2. Составляется Акт обследования места события.
3. При порче (залив воды‚ плесень) — вызываються специалисты по реставрации/консервации‚ документируется степень повреждения.
4. При пропаже — возбуждается служебное расследование‚ направляется запрос в МВД.

Отчетность и контроль

Ежегодный отчет архивариуса

Архивариус ежегодно до февраля года‚ следующего за отчетным‚ представляет председателю суда письменный отчет о работе архива за год‚ включающий:

• Сведения о состоянии архивного фонда (число фондов‚ описей‚ дел‚ погонных метров).
• Сведения о приеме дел в архив (число принятых дел по категориям).
• Сведения о выдаче дел (число выданных дел‚ своевременность возврата‚ факты утери/порчи).
• Результаты экспертизы документов (число уничтоженных дел‚ переданных в госархив).
• Сведения о состоянии помещений‚ оборудования‚ соблюдении режима температуры/влажности.
• Анализ типичных ошибок оформления дел‚ поступающих в архив‚ и предложения по устранению недостатков.

Внутренний контроль

Председатель суда (или уполномоченный заместитель) проводит проверку состояния архива не реже 1 раза в полугодие по чек-листу (наличие приказов‚ номенклатур‚ описей‚ журналов‚ состояние дел‚ режим доступа‚ микроклимат). По результатам проверки составляется Акт проверки.

Заключительные положения

1. Настоящая Инструкция вступает в силу с момента утверждения приказом председателя суда.
2. Изменения и дополнения вносятся приказом председателя суда по предложению архивариуса или в связи с изменением законодательства.
3. Все сотрудники суда‚ взаимодействующие с архивом‚ обязаны ознакомиться с настоящей Инструкцией под роспись в журнале ознакомления.
4. Контроль за исполнением Инструкции возлагается на заместителя председателя суда по организационно-материальному обеспечению — *.

Приложения (формируются отдельно):

• Приложение № 1: Типовая номенклатура дел суда (утверждается ежегодно).
• Приложение № 2: Форма обложки дела (образец).
• Приложение № 3: Форма заявки на выдачу дела.
• Приложение № 4: Журнал выдачи дел (образец заполнения).
• Приложение № 5: План эвакуации архивных фондов.
• Приложение № 6: Перечень лиц‚ допущенных к работе с документами‚ содержащими гостайну/ДСП/перс. данные.

Утверждено:
Приказом председателя * районного суда
от «___» __________ 20__ г. №

Председатель суда _______________ / /
Архивариус (составитель) _______________ / * /