Настоящая инструкция регламентирует порядок подготовки, передачи, приемки и регистрации дел в архив ООО «*» (далее, Организация). Документ разработан в соответствии с Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Приказом Росархива от № 236 «Об утверждении Правил формирования дел и подготовки их к постоянному хранению в архивах» и внутренними нормативными актами Организации.

Общие положения

Цели и задачи

• Обеспечение единого порядка передачи дел структурными подразделениями в архив.
• Сохранность документов, составляющих архивный фонд Организации.
• Обеспечение оперативного поиска и выдачи документов по запросам.
• Соблюдение сроков хранения и своевременное уничтожение дел с истекшими сроками.

Объекты приема

В архив подлежат приему дела, сформированные в результате деятельности Организации, срок хранения которых составляет более 1 года (временные и постоянные), а также дела с истекшими сроками хранения, подлежащие экспертизе на предмет уничтожения или продления сроков.

Участники процесса

1. Ответственное лицо структурного подразделения (куратор делопроизводства) — готовит дела к сдаче, составляет описи.
2. Архивариус Организации (ФИО: * * ) — осуществляет приемку, экспертизу оформления, регистрацию и размещение дел.
3. Руководитель Организации / Уполномоченное лицо (ФИО: * *) — утверждает акты экспертизы стоимости и сроков хранения.

Подготовка дел к сдаче в архив (Работа в подразделении)

Подготовка дел осуществляется ежеквартально (или по итогам года) в период с 01 по 10 число месяца, следующего за отчетным кварталом/годом.

Сборка и упорядочивание документов внутри дела

• Документы в деле должны быть расположены в хронологическом порядке (от ранних к поздним) или в порядке, установленном номенклатурой дел.
• Каждый документ должен иметь регистрационные реквизиты (номер, дата) по журналу регистрации подразделения.
• Исходящие документы сдаются с копиями ответов (если предусмотрено номенклатурой) или с отметками об исполнении;
• Запрещается сдача в архив черновиков, неутвержденных проектов, пустых бланков, дубликатов (кроме единственных экземпляров).

Оформление дела (Сшивка и обложка)

1. Нумерация листов: Все листы дела пронумерованы сквозно арабскими цифрами в правом верхнем углу (карандашом или перфоратором). Обложка в нумерацию не входит.
2. Сшивка: Дело сшивается ниткой (шнуром) через 4 отверстия. Концы ниток (не менее 5 см) выводится на заднюю сторону обложки и клеятся бумажной полоской (пробеглом) с указанием количества листов и подписи ответственного лица.
3. Обложка дела (Форма по ГОСТ Р 7.0-97 / Приказ Росархива № 236): Заполняется чернилами (синего/черного цвета) или печатным способом. Поля для заполнения:
   • Индекс дела (по номенклатуре).
   • Наименование Организации: ООО «».
   • Наименование структурного подразделения: .
   • Заголовок дела (строго по номенклатуре).
   • Даты начала и окончания дела (первый и последний документ).
   • Срок хранения (в годах) и категория (Временное / Постоянное).
   • Количество листов.
   • Подпись ответственного лица подразделения (ФИО: * * *), дата сдачи.

Составление описи дел (Форма № 1-Арх / собственная форма Организации)

Опись составляется в 2-х экземплярах (один остается в подразделении, второй — в архив). В опись включаются только дела с одинаковым сроком хранения.

Обязательные реквизиты строки описи:

• Порядковый номер дела в описи.
• Индекс дела (по номенклатуре).
• Заголовок дела.
• Даты начала и окончания.
• Количество листов в деле.
• Срок хранения (годов).
• Примечания (например, «Неполное дело», «Есть приложения на отдельных носителях»).

Опись подписывается ответственным лицом подразделения и заверяется печатью подразделения (при наличии).

Процедура передачи и приемки дел в архиве

Подача заявки на приемку

Ответственное лицо подразделения направляет заявку на приемку дел через внутреннюю систему документооборота (ЭДО) или по электронной почте archive@*.ru за 3 рабочих дня до планируемой даты сдачи. В заявке указываются: наименование подразделения, количество описей, общее количество дел, предлагаемая дата/время передачи.

Визуальная и фактическая экспертиза (Приемка архивариусом)

Архивариус проводит приемку в помещении архива (Кабинет № , Телефон для связи: -*-). Проверяются:

1. Соответствие номенклатуре: Заголовки дел, индексы, сроки хранения.
2. Качество оформления: Наличие обложек, правильность заполнения, качество сшивки, нумерация листов.
3. Полнота дела: Наличие всех документов по оправдательной записке/перечню, отсутствие посторних бумаг.
4. Соответствие описи: Сверка данных обложки с данными строки описи (заголовок, даты, кол-во листов, срок хранения).
5. Состояние носителей: Целостность бумаги, читаемость текста, исправность электронных носителей (CD/DVD/Flash) при наличии приложений.

Решение по результатам приемки

• Принято без замечаний: Архивариус ставит отметку «Принято» на втором экземпляре описи с указанием даты, своей подписи и печати архива. Один экземпляр описи возвращается в подразделение.
• Выявлены несоответствия: Составляется Акт о выявленных дефектах (Форма внутренняя) в 2-х экземплярах. Дела с критическими ошибками (неверный срок хранения, отсутствие документов, плохая сшивка) возвращаются в подразделение для доработки. Срок устранения замечаний — 5 рабочих дней.

Учет и размещение дел в архиве

Регистрация в учетных системах

После приемки архивариус в течение 2 рабочих дней вносит данные в:

1. Единый реестр архивных дел Организации (база данных / журнал учета дел Ф. 1-Арх).
2. Автоматизированную систему архива (АСА) «*» (при наличии). Присваивается уникальный архивный код (номер места хранения: Стеллаж — Полка — Ячейка).

Размещение на хранение

• Дела размещаются на стеллажах в соответствии с системой размещения (по фондам/подразделениям/хронологии).
• На стеллажах должны быть установлены указатели (таблички) с указанием диапазона индексов/номеров дел.
• Дела с постоянным сроком хранения и ценные документы размещаются в металлических сейфах/шкафах (Кабинет № *).

Особенности приема отдельных категорий дел

Дела кадрового назначения (Личные дела, Табеля, Приказы по личному составу)

• Сдаются в архив обязательно по итогам года (не позднее 1 марта г.г.).
• Личные дела сотрудников (ФИО: * * *) сшиваются в отдельные тома по годам или алфавиту.
• Обязательно наличие листа учета личного дела (Форма Т-2 или аналогичной).
• Сроки хранения устанавливаются согласно Приказу Минкультуры России от № 558 (75 лет для личных дел, 50/75 лет для табелей и т.д.).

Дела бухгалтерского и налогового учета

• Сдаются после проведения инвентаризации и подписания годовой отчетности (не позднее 1 июня г.г.).
• Журналы учета, книги покупок/продаж, налоговые декларации сдаются как отдельные дела.
• Первичные документы (накладные, чеки, акты) сдаются в составе дел по видам операций или хронологически.

Электронные документы и дела на машинных носителях

• Принимаются на внешних носителях (USB Flash, внешние HDD) или через передачу в электронном архиве (ЭА).
• Обязательно наличие Акта приема-передачи электронных документов с указанием хеш-сумм (MD5/SHA-256) файлов.
• Носители упаковываются в антистатические пакеты, помещаются в конверты/коробки с этикеткой: «Электронный архив. Подразделение . Год . Хеш-сумма: *».
• Проверка читаемости и валидности ЭП (электронной подписи) осуществляется архивариусом при приемке.

Неполные дела (Текущие дела)

Дела, по которым не прекращено документирование (текущая корреспонденция, открытые контракты), в архив не сдаются. Они хранятся в подразделении до завершения. Исключение — реорганизация/ликвидация Организации.

Контроль за сохранностью и использованием переданных дел

Выдача дел из архива

• Выдача осуществляется только по Заявке на выдачу дела (Форма внутренняя), подписанной руководителем подразделения или уполномоченным лицом.
• Максимальный срок выдачи — 10 рабочих дней (продлевается по согласованию с архивариусом).
• Запрещается передача дела третьим лицам без ведома архива. При утере дела — составление Акта и возмещение ущерба виновным лицом.

Контроль сроков хранения и экспертиза

• Ежегодно (в январе) архивариус формирует Список дел с истекшими сроками хранения.
• Проводится Экспертиза стоимости и сроков хранения (Комиссия: Председатель, * * , Секретарь — * *, Члены — архивариус, юрист, бухгалтер).
• По итогам: Акт об уничтожении (Форма № 7-арх) или Акт о продлении сроков хранения.
• Уничтожение осуществляется комиссией механическим способом (шредер) с составлением Акта уничтожения.

Ответственность и контроль

• За несвоевременную сдачу дел — ответственность руководителя структурного подразделения (ФИО: * * ).
• За недобросовестную приемку/учет — ответственность архивариуса (ФИО: * *).
• За утерю, порчу, несанкционированный доступ к документам, дисциплинарная, материальная, административная (ст. 13.20 КоАП РФ) или уголовная ответственность (ст. 243 УК РФ).

Заключительные положения

1. Настоящая Инструкция вступает в силу с момента утверждения Приказом Генерального директора ООО «» № от ..202* г.
2. Изменения и дополнения вносятся приказом Генерального директора по предложению архивариуса.
3. С инструкцией ознакомлены все ответственные лица подразделений под роспись в Журнале ознакомления (Кабинет архива, тел. —).

Приложения:

1. Приложение № 1: Образец заполнения обложки дела.
2. Приложение № 2: Образец описи дел (Форма 1-Арх).
3. Приложение № 3: Форма Заявки на приемку дел в архив.
4. Приложение № 4: Акт о выявленных дефектах при приемке дел.
5. Приложение № 5: Журнал учета выдачи дел из архива.
6. Приложение № 6: Перечень контактов архива и кураторов делопроизводства подразделений (Конфиденциально).

Утверждено:
Генеральный директор
ООО «»
_____________ / * /
«___» _____________ 202 г.

Согласовано:
Главный бухгалтер / Юридический советник
_____________ / * * /
«___» _____________ 202 г.