Справочная работа в войсковой части (в/ч) — важный элемент документационного обеспечения управления, направленный на быстрый поиск, систематизацию и предоставление информации должностным лицам и личному составу. Настоящая статья описывает порядок организации справочной работы, требования к документам и ответственным лицам.

Общие положения

Справочная работа в в/ч организуется в целях:

• обеспечения оперативного доступа к нормативным правовым актам, приказам, директивам и инструкциям;
• систематизации учётных данных о личном составе, вооружении, военной технике и имуществе;
• подготовки справок, докладов и сводок по запросам командования;
• исключения дублирования документов и сокращения времени поиска информации.

Организация справочной работы возлагается на штаб войсковой части. Ответственным за ведение справочного аппарата назначается приказом командира в/ч офицер штаба (например, майор Иван* А.П., тел. служебный 8—-12).

Состав справочного аппарата

В войсковой части ведутся следующие справочные материалы:

Картотеки

• картотека действующих приказов, директив и указаний вышестоящих штабов;
• картотека нормативных правовых актов по вопросам боевой подготовки, воспитательной работы, тыла и вооружения;
• картотека учёта личного состава (офицеры, прапорщики, военнослужащие по контракту и призыву);
• картотека учёта вооружения, военной техники и боеприпасов.

Справочники и сборники

• сборники уставов, наставлений и руководств;
• справочники по тактико-техническим характеристикам вооружения и техники;
• справочники норм расхода материальных средств;
• телефонные справочники части (служебные номера вида 8—-).

Журналы учёта

Все поступающие документы регистрируются в журналах учёта с указанием даты поступления, номера документа, источника и исполнителя.

Порядок ведения справочной работы

1. Приём и регистрация документов. Поступающие документы регистрируются в день получения. На документе проставляется регистрационный номер и отметка о грифе.
2. Систематизация. Документы распределяются по тематическим рубрикам в соответствии с номенклатурой дел части.
3. Актуализация. Ответственный офицер не реже одного раза в месяц проверяет актуальность справочных материалов; отменённые документы изымаются и уничтожаются по акту.
4. Выдача справок. Справки готовятся по письменному запросу должностного лица в срок не более 3 суток, по срочным запросам — в течение суток.
5. Контроль. Начальник штаба ежеквартально проверяет состояние справочного аппарата, результаты проверки докладываются командиру части.

Требования к оформлению справок

Справка оформляется на бланке установленного образца и содержит:

• наименование войсковой части (в/ч *, г. Мос*);
• дату и исходящий номер;
• , отражающий суть вопроса;
• текст справки со ссылками на источники информации;
• подпись должностного лица и оттиск печати (при необходимости).

Документы с грифом «Для служебного пользования» и выше оформляются и хранятся в соответствии с требованиями секретного делопроизводства.

Хранение и учёт справочных материалов

Справочные материалы хранятся в штабе части в специально выделенных шкафах (сейфах, для документов с грифом). Доступ к ним предоставляется только допущенным лицам по списку, утверждённому командиром части. Выдача документов производится под роспись в журнале выдачи.

Ответственность

Ответственность за состояние справочной работы несут:

• начальник штаба — за общую организацию;
• ответственный офицер (капитан Петр* С.И.) — за ведение и актуальность картотек;
• начальники служб — за своевременное предоставление информации по своим направлениям.

Чётко организованная справочная работа обеспечивает оперативность управления войсками, повышает качество документационного обеспечения и способствует выполнению задач войсковой части. Соблюдение требований настоящей инструкции обязательно для всех должностных лиц, причастных к ведению справочного аппарата.

Примечание: конкретные адреса, фамилии и номера телефонов в настоящей статье частично скрыты (*) в целях соблюдения требований защиты персональных данных и служебной информации.