Делопроизводство в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга регулируется сложной иерархией нормативных правовых актов. Основным базовым документом‚ устанавливающим единые принципы работы с документами‚ является Распоряжение Правительства Санкт-Петербурга от 30 июля 2004 года № 76-рп «Об организации делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга» (далее, Распоряжение № 76-рп). На его основе каждый орган власти (Правительство‚ Администрация Губернатора‚ Комитеты) разрабатывает и утверждает свои внутренние инструкции.

Нормативная правовая основа

Система регулирования делопроизводства в городе строится на следующих ключевых актах:

• Распоряжение Правительства СПб от № 76-рп (ред. от ), базовый документ‚ устанавливающий общие правила работы со служебной документацией во всех исполнительных органах власти Санкт-Петербурга.
• Постановление Правительства СПб от № [номер скрыт *], «О Порядке официального опубликования правовых актов Губернатора Санкт-Петербурга‚ Правительства Санкт-Петербурга‚ иных исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга» (с изм. от ). Регулирует правила вступления в силу и опубликования актов.
• Федеральный уровень: Постановление Правительства РФ от № 260 (ред. от ) «О Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства РФ». Инструкция по делопроизводству Правительства РФ служит методическим образцом для региональных органов.

Иерархия внутренних инструкций по делопроизводству

В соответствии с п. 2 Распоряжения № 76-рп‚ руководители исполнительных органов власти утверждают собственные инструкции по делопроизводству. На практике действуют следующие ключевые локальные акты:

1. Инструкция по делопроизводству в Администрации Губернатора Санкт-Петербурга — утверждена Распоряжением Администрации Губернатора от № 89-ра (с изм. от ).
2. Инструкция по делопроизводству в Комитете по вопросам законности‚ правопорядка и безопасности — утверждена Приказом Комитета от № 565-п (с изм. от ). Явно ссылается на Распоряжение № 76-рп.
3. Инструкции по делопроизводству в иных комитетах и ведомствах (например‚ Муниципальный округ УРИЦК и др.)‚ утверждаемые приказами руководителей соответствующих структур.

Структура типовой ведомственной инструкции

Согласно требованиям Распоряжения № 76-рп и методическим рекомендациям‚ любая инструкция по делопроизводству должна содержать разделы:

• Общие положения (цели‚ задачи‚ нормативная база‚ сфера действия).
• Организация делопроизводства (структура делопроизводственного подразделения‚ должностные лица‚ ответственные за делопроизводство — ФИО скрыты *).
• Учет и регистрация документов (входящие‚ исходящие‚ внутренние‚ порядок присвоения регистрационных номеров‚ индексов).
• Организация работы с электронными документами (СЭД‚ электронный архив‚ квалифицированная электронная подпись — КЭП‚ детали сертификатов скрыты *).
• Движение документов по этапам: рассмотрение‚ исполнение‚ контроль за исполнением.
• Оформление документов (единые стандарты‚ бланки‚ визы‚ резолюции).
• Сборность дел‚ номенклатура дел‚ сроки хранения.
• Архивирование и передача дел в архивные учреждения города.
• Контроль за состоянием делопроизводства (проверки‚ отчетность).

Ключевые принципы организации делопроизводства (по Распоряжению № 76-рп)

Единое делопроизводство

Во всех исполнительных органах власти Санкт-Петербурга должно вестись единое делопроизводство. Допускается ведение раздельного делопроизводства только для документов‚ содержащих сведения‚ составляющие государственную тайну‚ и иную охраняемую законом тайну (совершенно секретно‚ секретно‚ для служебного пользования).

Электронный документооборот (СЭД)

Приоритетным форматом работы является электронный документооборот. Распоряжение № 76-рп (в редакции от 2015–2018 гг.) закрепляет понятия:

• Электронная копия бумажного документа — предназначенная для воспроизведения графического образа (форматы: .bmp‚ .jpeg‚ .pdf‚ .djvu и др.).
• Электронный документ — информация в электронной форме‚ передаваемая по каналам связи или хранимая на носителях.

Все входящие‚ исходящие и внутренние документы подлежат регистрации в системе электронного делопроизводства (СЭД) органа власти. Доступ к СЭД осуществляется по средствам идентификации и аутентификации (логин/пароль‚ КЭП‚ ЭЦП — данные ключей скрыты *).

Регистрация и учет

Входящие документы регистрируются в день поступления (в СЭД — автоматически при прохождении через шлюз или вручную оператором). Присваивается регистрационный номер (например: ВХ-/2026).

Исходящие документы регистрируются в день подписания руководителем или уполномоченным лицом; Номер: ИС-/2026.

Внутренние документы (приказы‚ распоряжения‚ служебные записки‚ акты) регистрируются в день утверждения/подписания. Нумерация сквозная по году.

Процедура работы с документами: основные этапы

Этап 1: Поступление и первичная обработка

• Прием почты (бумажной и электронной) в канцелярии/делопроизводственном отделе.
• Проверка комплектности‚ соответствия формы‚ наличия подписей/ЭП.
• Сканирование бумажных оригиналов (при необходимости) и помещение в СЭД.
• Распределение (маршрутизация) на исполнителей по резолюции руководителя или автоматически по тематике.

Этап 2: Рассмотрение и исполнение

• Исполнитель готовит проект ответа/решения/справки.
• Проект согласовывается с заинтересованными подразделениями (визы в СЭД).
• Подписание документа уполномоченным лицом (КЭП/ЭЦП).
• Контроль сроков исполнения (автоматические уведомления в СЭД о приближении дедлайна).

Этап 3: Контроль за исполнением

Осуществляется руководителем органа‚ его заместителями‚ главными специалистами — контролерами. В СЭД ведется реестр контрольных поручений. Просрочка исполнения влечет служебную ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ‚ внутренние регламенты).

Этап 4: Завершение дела и архивирование

• Формирование дел по Номенклатуре дел (утверждается ежегодно до 01.02 текущего года).
• Сборка дел: хронологический или систематический порядок.
• Оформление обложек‚ внутренних описей.
• Передача дел в архив органа (по истечении срока хранения в ведомственном архиве — обычно 5 или 10 лет) или в Государственный архив Санкт-Петербурга (постоянное хранение).

Особенности оформления правовых актов Правительства СПб

Согласно Постановлению Правительства СПб от № [номер скрыт ]‚ официальное опубликование правовых актов Губернатора‚ Правительства и иных исполнительных органов власти осуществляется:

1. На официальном интернет-портале правовой информации Санкт-Петербурга (адрес портала скрыт ).
2. В официальном печатном издании — газете «Санкт-Петербургские ведомости» (или ином‚ определенном законодательством).

День официального опубликования — день размещения на интернет-портале (если иное не установлено самим актом). Вступление в силу — не ранее дня официального опубликования (если актом не установлен иной порядок).

Антикоррупционное обеспечение делопроизводства

В соответствии с Постановлением Правительства СПб от № 835 «Об организационных мерах по реализации антикоррупционной политики»‚ делопроизводство должно обеспечивать:

• Прозрачность процедур рассмотрения обращений граждан и организаций.
• Недопущение утери документов‚ несанкционированного доступа к информации ограниченного доступа.
• Ведение реестров поручений и контроль за их исполнением для исключения селективности.
• Обязательную экспертизу нормативных правовых проектов на коррупциогенные факторы (протоколы экспертизы оформляются как внутренние документы и прикрепляются к делу).

Современные тренды и цифровизация (актуально на 2026 год)

На текущий момент (сентябрь 2026 г.) делопроизводство Правительства СПб и подведомственных комитетов перешло на платформу «ГосТех» / ЕСИА / Региональная СЭД (наименование системы уточняется в ведомстве). Ключевые изменения последних лет:

• Отказ от бумажных оригиналов для большинства внутренних документов (приказы‚ распоряжения‚ служебные записки существуют только в электронном виде с КЭП).
• Интеграция с федеральными системами (СМЭВ 3‚ ГИС «Закупки»‚ ЕИС‚ АИС «Законопроектование»).
• Использование ИИ для автоматической классификации входящей почты‚ извлечения реквизитов‚ проверки орфографии и соответствия шаблонам.
• Мобильный доступ для руководителей к поручениям и документам на подпись через защищенные мобильные приложения (доступ по биометрии/КЭП на токене — серийные номера токенов скрыты *).

Ответственность за нарушение правил делопроизводства

Нарушение установленных инструкциями правил регистрации‚ учета‚ хранения‚ исполнения документов и сроков их рассмотрения влечет:

• Дисциплинарную ответственность (замечание‚ выговор‚ увольнение по п. «г» ч. 6 ст. 81 ТК РФ, грубое неисполнение должностных обязанностей).
• Административную ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ — нарушение трудового законодательства; ст. 19.5 КоАП РФ — неисполнение законного распоряжения должностного лица).
• Уголовную ответственность (ст. 293 УК РФ — халатность‚ если повлекло тяжкие последствия; ст. 285 УК РФ — злоупотребление служебным положением при умышленном уничтожении/искажении документов).

Практическая рекомендация для сотрудников

1. Изучите Инструкцию по делопроизводству вашего конкретного комитета/ведомства (доступна на интранете/в СЭД в разделе «Нормативная база»).
2. Всегда используйте единые шаблоны бланков (утвержденные приказом руководителя органа) для исходящих и внутренних документов.
3. Проверяйте корректность реквизитов (номер‚ дата‚ индекс‚ виза согласующих) ПЕРЕД отправкой на подпись руководителю.
4. Соблюдайте сроки: стандартный срок исполнения поручения — 30 календарных дней (если иное не установлено руководителем или законом).
5. Не храните служебные документы на личных компьютерах‚ флеш-накопителях или в личных облаках — только в официальной СЭД.
6. При уходе в отпуск/отпуск по уходу за ребенком/увольнении, передайте дела и пароли доступа (через комиссию) преемнику или начальнику отдела (ФИО ответственного за передачу скрыты ).

Полезные ссылки и контакты (справочно)

• Официальный портал правовой информации СПб:
• Сайт Администрации Губернатора и Правительства СПб:
• Государственный архив Санкт-Петербурга (вопросы сдачи дел): адрес/телефон скрыты
• Методическая помощь по СЭД (техподдержка ведомственной системы): внутренний телефон/email скрыты *

Данная статья подготовлена на основе открытых нормативных актов (Распоряжение № 76-рп‚ Постановления Правительства СПб‚ ведомственные Приказы) и актуальна на . Для решения конкретных вопросов обращайтесь к действующей редакции Инструкции по делопроизводству вашего исполнительного органа власти.