Данная статья представляет собой структурированное описание нормативного правового акта, регулирующего порядок ведения делопроизводства в исполнительном органе высшей власти Московской области. Цель материала — помочь сотрудникам аппарата, ведомств и заинтересованным лицам ориентироваться в основных положениях, этапах документооборота и требованиях к оформлению бумаг.

Правовая основа и статус документа

Инструкция по делопроизводству Правительства Московской области (далее — Инструкция) утверждается Постановлением Правительства Московской области. Она является обязательным для исполнения нормативным актом для всех структурных подразделений Аппарата Правительства, а также подведомственных ведомств (министерств, комитетов, управлений) при взаимодействии с Правительством.

• Основание разработки: Федеральный закон от № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» (в части, касающейся государственной власти субъекта), Устав (Основной закон) Московской области, Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальная система стандартизации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Архивное дело. Документооборот. Общие требования».
• Действует на территории: г. , ул. , д. * (адрес здания Правительства Московской области).
• Орган, утвердивший документ: Правительство Московской области (Председатель, ).
• Орган, курирующий делопроизводство: Департамент (Управление) делопроизводства и архивного дела Аппарата Правительства Московской области (Руководитель, ).

Сфера действия и ключевые определения

Круг лиц, подлежащих инструкции

Требования Инструкции распространяются на:

1. Сотрудников Аппарата Правительства Московской области (референтов, старших референтов, главных референтов, руководителей секторов, отделов, управлений).
2. Руководителей и сотрудников исполнительных органов власти Московской области (министерств, агентств, комитетов) при подготовке документов на рассмотрение Правительства.
3. Лиц, замещающих должностные лица, и временно исполняющих обязанности.

Основные термины

• Входящий документ — документ, поступивший в Администрацию делопроизводства (Канцелярию) Правительства от внешних организаций, граждан, ведомств или структурных подразделений Аппарата.
• Исходящий документ — документ, подписанный уполномоченным должностным лицом Правительства и направленный адресату.
• Внутренний документ, документ, применяемый для регулирования внутренней деятельности Аппарата (приказы, распоряжения, служебные записки, протоколы совещаний).
• Дело — совокупность документов, объединенных по единому основанию (теме, вопросу, исполнителю) и оформленных в установленном порядке.
• ИСЭД (Информационная система электронного документооборота) — программно-технический комплекс, обеспечивающий ведение делопроизводства в электронном виде (система «*» / «Деловод» / «1С:Документооборот», уточняется в приложении к Инструкции).

Организация делопроизводства: структура и ответственность

Центральный орган управления делопроизводством

Координацию и методическое руководство осуществляет Управление (Департамент) делопроизводства и архивного дела.

Контактные данные для методологических вопросов:

• Телефон справочно-информационной службы: +7 () —
• Внутренний телефон канцелярии:
• Электронная почта (корпоративная): @mosreg.ru (маска для безопасности)
• Ответственный исполнитель (главный специалист/эксперт): * * * (ФИО скрыто)

Ответственные секретари и референты

В каждом структурном подразделении (управлении, отделе, секторе) назначается ответственный секретарь (или ведущий референт), который:

• Обеспечивает своевременную регистрацию входящей и исходящей корреспонденции в ИСЭД.
• Контролирует сроки исполнения поручений и контрольных сроков.
• Формирует дела подразделения по номенклатуре.
• Обеспечивает передачу дел в архив по истечении сроков хранения.

Процессы документооборота: пошаговые инструкции

Работа с входящими документами

1. Поступление: Бумажная почта поступает в Канцелярию (к. , тел. ). Электронные документы поступают через ИСЭД, портал «Госуслуги. Решение проблем», официальный сайт Правительства, систему МЭДО (Межведомственный электронный документооборот).
2. Первичная обработка: Раскрытие конвертов (кроме помеченных «Лично», «Секретно»), проверка комплекта вложений, простановка штампа «ВХОДЯЩИЙ» с датой и регистрационным номером.
3. Регистрация в ИСЭД: Заполнение карточки документа: дата документа, номер документа отправителя, краткое содержание (тема), отправитель, адресат (Председатель/Заместители/Министры), вид документа (письмо, обращение, проект акта), срок исполнения.
4. Распределение: Назначение исполнителя (соисполнителей) и контролера сроков руководителем подразделения или вышестоящим руководителем через ИСЭД.

Работа с исходящими документами

Подготовка проектов исходящих документов ведется в ИСЭД.

Этапы согласования (маршрутная карта):

1. Автор-разработчик (референт/специалист ведомства/управления) создает проект.
2. Внутреннее согласование в подразделении (начальник сектора -> начальник отдела -> начальник управления).
3. Межведомственное согласование (при необходимости) через МЭДО или направление служебных записок за подписью руководителей заинтересованных министерств (Министр * * ).
4. Юридическая экспертиза (обязательна для нормативных правовых актов), Управление правовой экспертизы и законности (тел. ).
5. Согласование с Заместителями Председателя Правительства по курируемым блокам.
6. Подписание уполномоченным лицом (Председатель Правительства * * * или уполномоченный Заместитель).
7. Регистрация исходящего номера в Канцелярии и отправка адресату (ЭДО, Почта России, курьерская доставка).

Работа с поручениями и контрольными сроками

• Поручения Председателя Правительства регистрируются в отдельном журнале ИСЭД «Поручения». Срок исполнения устанавливается в самом поручении (обычно не более 30 календарных дней, если иное не указано).
• Поручения Заместителей Председателя регистрируются аналогично.
• Контроль исполнения: Еженедельно (по понедельникам) формируется сводка по просроченным поручениям. Ответственный: * * * (ФИО сотрудника контрольной группы).
• Доклады о исполнении подписываются руководителем исполнительского органа и загружаются в ИСЭД в карточку поручения.

Оформление документов: обязательные требования

Все документы должны соответствовать ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Приложению № 1 к Инструкции «Образцы оформления документов».

Реквизиты документа (обязательные)

1. Эмблема Московской области (для нормативных актов, писем официальных).
2. Наименование органа: ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ.
3. Код вида документа по ОКУД (например, 0301010 для Постановления).
4. Дата принятия (подписания).
5. Регистрационный номер (присваивается Канцелярией).
6. Наименование вида документа (ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПИСЬМО, СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА).
7. Тема (краткое содержание сути документа).
8. Текст документа.
9. Подпись: должность, подпись (расшифровка), инициалы, фамилия.
10. Виза согласования (при необходимости).
11. Отметка об исполнителе: должность, ФИО, телефон * *— (внутренний/городской).

Особенности оформления электронных документов

• Подписание усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) владельца сертификата (руководителя или уполномоченного лица).
• Формат файлов: PDF/A-1b (для архивных копий), DOCX/XLSX (для редактируемых версий в процессе согласования).
• Наличие визуализации подписи (факсимиле или текстовый блок с реквизитами сертификата) на титульном листе PDF.

Делообразование и номенклатура дел

Номенклатура дел

Утверждается ежегодно Приказом руководителя Аппарата Правительства не позднее 31 декабря текущего года на следующий год. Состоит из разделов:

• Раздел I: Организационно-распорядительная документация (постановления, распоряжения, приказы, поручения, протоколы заседаний Правительства).
• Раздел II: Нормативно-правовая деятельность (проекты законов, согласование актов ведомств).
• Раздел III: Деятельность по отраслям/блокам (экономика, соцсфера, АПК, стройкомплекс, экология и т.д. — по структуре Заместителей Председателя).
• Раздел IV: Взаимодействие с законодательной властью (Московская областная Дума), прокуратурой, судами, Счетной палатой.
• Раздел V: Кадровые вопросы, госслужба, награждение, дисциплина.
• Раздел VI: Материально-техническое обеспечение, охрана труда, секретность, архивное дело.
• Раздел VII: Работа с обращениями граждан и организаций.

Формирование дел

• Дела формируются в течение календарного года.
• Обложка дела (форма 01-арх) заполняется ответственным секретарем подразделения.
• Внутриделаяя нумерация листов сквозная.
• Сортировка документов внутри дела: хронологическая (по дате регистрации) или систематическая (по вопросам).

Архивное дело и сроки хранения

Передача в архив

Архив Аппарата Правительства расположен по адресу: г. , ул. , д. , пом. (телефон архива: +7 () —);

• Дела передаются в архив ежегодно в I квартале года, следующего за отчетным.
• Акт приема-передачи дел (форма 02-арх) составляется в 2-х экземплярах.
• Сроки хранения устанавливаются согласно Типовой номенклатуре управленческой документации, образующейся в деятельности органов исполнительной власти субъектов РФ (утв. Росархивом).

Основные сроки хранения (примеры)

Работа с обращениями граждан и юридических лиц

Регламентируется отдельным разделом Инструкции и Федеральным законом № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

Каналы приема

• Приемная ППравительства: г. , ул. , д. * (режим работы: пн-пт :–:, перерыв :–:; тел. +7 () —).
• Интернет-приемная на официальном портале www.mosreg.ru (раздел «Обращения»).
• Портал «Госуслуги. Решение проблем».
• Почтовые отправления на адрес: 141*, г. , ул. , д. * (индекс и адрес здания Правительства).

Сроки рассмотрения

• Регистрация в день поступления (в ИСЭД).
• Срок рассмотрения и ответа — 30 календарных дней со дня регистрации.
• При необходимости дополнительного изучения, продление до 30 дней с уведомлением заявителя (не позднее 7-го дня).
• Ответ подписывается руководителем ведомства/управления или Заместителем Председателя Правительства.

Обеспечение режима конфиденциальности и защиты информации

• Государственная тайна: Работа с документами, содержащими сведения, составляющие гостайну, ведется в соответствии с Инструкцией по защите гостайны (отдельный документ, хранение в сейфах класса * , доступ по допуску ). Ответственный за режим: * * (ФИО уполномоченного по гостайне);
• Служебная тайна / Персональные данные: Доступ к ИСЭД разграничен по ролям (Автор, Исполнитель, Руководитель, Администратор). Запрещается вынос служебной информации за пределы защищенного контура без разрешения руководителя подразделения.
• Уничтожение документов: Только по акту экспертизы ценности и сроков хранения (Комиссия по экспертизе документов Аппарата, председатель — * * *). Уничтожение производится шредерами класса безопасности P-4 и выше с составлением акта.

Взаимодействие с Московской областной Думой и контролирующими органами

1. Законопроекты: Направляются в Думу через Канцелярию с сопроводительным письмом Председателя Правительства. Контроль сроков — Управление законодательной работы (тел. *).
2. Депутатские запросы: Регистрируются в ИСЭД как входящие с пометкой «Депутатский запрос». Срок ответа, 15 календарных дней (ст. 46 Закона МО «О Московской областной Думе»). Контроль, лично Заместителем Председателя по работе с Думой.
3. Проверки Счетной палаты / Прокуратуры: Материалы запросов готовят ответственные исполнители в срок не позднее 3 рабочих дней (если иное не установлено в требовании). Координация — Юридический департамент (тел. ).

Переход на безбумажное делопроизводство (Цифровизация)

В соответствии с дорожной картой перевода делопроизводства на электронный вид (утв. Постановлением Правительства МО от ;.* № ):

• С ..* г. регистрация всех входящих/исходящих документов ведется исключительно в ИСЭД.
• Бумажные оригиналы нормативных актов, договоров, документов с «живой» подписью и печатями хранятся в канцелярии/архиве. Копии сканируются и прикрепляются к карточке в ИСЭД.
• Согласование проектов — только через маршруты ИСЭД (ЭЦП/УКЭП).
• Использование мобильного приложения «*» для контроля поручений руководителями (доступ по корпоративным сертификатам).

Контроль за соблюдением Инструкции

За соблюдением требований Инструкции отвечает:

• Руководитель Аппарата Правительства Московской области, * * (ФИО).
• Начальник Управления делопроизводства и архивного дела, * * (ФИО, тел. *).
• Руководители структурных подразделений — в пределах своей компетенции.

Нарушения (просрочка регистрации, утеря документов, несоответствие оформления ГОСТу, несвоевременная передача в архив) фиксируются актами проверок и влекут меры ответственности вплоть до дисциплинарных взысканий согласно Трудовому кодексу РФ и Закону МО «О государственной гражданской службе Московской области».

Приложения к Инструкции (перечень)

1. Приложение № 1: Образцы оформления основных видов документов (Постановление, Распоряжение, Письмо, Служебная записка, Протокол, Акт).
2. Приложение № 2: Типовая номенклатура дел Аппарата Правительства МО на 20 год.
3. Приложение № 3: Регламент маршрутов согласования проектов нормативных правовых актов;
4. Приложение № 4: Инструкция по работе в ИСЭД «*» (руководство пользователя).
5. Приложение № 5: Перечень уполномоченных лиц, имеющих право подписи документов от имени Правительства (образцы подписей, печатей).
6. Приложение № 6: Схема взаимодействия с МЭДО и порталом «Госуслуги».

Соблюдение Инструкции по делопроизводству — залог правовой силы принимаемых актов, сохранности документального фонда и эффективности управления Московской областью. Рекомендуется:

• Ежеквартально проходить внутренние аудиты состояния делопроизводства в подразделении.
• Использовать шаблоны и макросы в ИСЭД для ускорения типовых операций.
• Обращаться за консультациями к сотрудникам Управления делопроизводства (тел. *) до регистрации сложных или нестандартных документов.
• Своевременно информировать Канцелярию об изменении штатного расписания, ФИО руководителей и образцов подписей для обновления реестра уполномоченных лиц.

Примечание: Данная статья носит обобщающий характер. Для работы с конкретными документами необходимо руководствоваться действующей редакцией Инструкции, размещенной на интранет-портале Аппарата Правительства Московской области или в ИСЭД в разделе «Нормативная база». Актуальную версию документа можно запросить у ответственного секретаря вашего подразделения или в Управлении делопроизводства (к. , тел. ).