Судебное делопроизводство, это организованная система работы с документами суда: от приёма искового заявления до передачи дела в архив. Для городских судов (районных судов, действующих на территории городов) порядок ведения делопроизводства устанавливается специальными инструкциями, утверждаемыми Судебным департаментом при Верховном Суде РФ и ранее — Министерством юстиции РФ.
Нормативная база
Основные документы, регулирующие делопроизводство в судах:
- Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от № 161, Инструкция по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов (действует в редакции последних изменений, включая приказ от № 248);
- Приказ Минюста РФ от № 19-01-88-94, историческая Инструкция по делопроизводству в районном (городском) суде (введена с 1 сентября 1994 года, впоследствии признана утратившей силу приказом Минюста РФ от № 181);
- Инструкции по делопроизводству у мировых судей (например, приказ УОДМС города Москвы от № 24);
- Инструкция по делопроизводству в арбитражных судах РФ — для арбитражной системы.
Инструкция определяет термины и определения и устанавливает единые правила организации делопроизводства, распространяющиеся как на аппарат суда, так и на порядок работы с судебными делами всех категорий.
Основные разделы инструкции
Приём и регистрация документов
Все поступающие в суд документы подлежат обязательной регистрации в день поступления или на следующий рабочий день. На документе проставляется регистрационный штамп с указанием даты и входящего номера. Регистрация ведётся в журналах или в автоматизированной системе (ГАС «Правосудие»).
Формирование судебных дел
Материалы дела подшиваются в хронологическом порядке, листы дела нумеруются. Каждому делу присваивается уникальный номер, включающий:
- код суда;
- категорию дела (гражданское, уголовное, административное);
- порядковый номер и год.
Движение дел
Инструкция регламентирует передачу дел между структурными подразделениями: канцелярия → судья → судебное заседание → исполнение → архив. Каждый этап фиксируется в карточке учёта движения дела.
Ознакомление с материалами дела
Лица, участвующие в деле, вправе знакомиться с материалами дела в порядке, установленном внутренними актами суда. Ознакомление производится по предварительной записи, в специально отведённом помещении, под контролем работника аппарата. Выдача дела на руки не допускается.
Хранение и передача в архив
Завершённые производством дела сдаются в архив суда в установленные сроки. Сроки хранения зависят от категории дела: от 5 лет (отдельные категории) до постоянного хранения. Личные дела содержат персональные данные участников процесса — Ф.И.О. (например, Иванов И.И. — в открытых публикациях указывается как Иванов И.), адреса (г. Москва, ул. , д. , кв. ) и телефоны (+7 (9) *—), которые подлежат защите в соответствии с законодательством о персональных данных.
Организация работы аппарата суда
Инструкция определяет обязанности:
- Руководителя аппарата (управляющего делами), общая организация делопроизводства, контроль сроков;
- Секретарей судебных заседаний, подготовка дел к заседаниям, ведение протоколов;
- Помощников судей — подготовка проектов документов, аналитическая работа;
- Работников канцелярии и экспедиции — приём, регистрация и отправка корреспонденции.
Автоматизация делопроизводства
Современное судебное делопроизводство ведётся с применением государственной автоматизированной системы «Правосудие», которая обеспечивает:
- электронную регистрацию дел и документов;
- автоматизированное распределение дел между судьями;
- ведение статистической отчётности (формы № 1-уг, № 1-гр и др.);
- подачу документов в электронном виде через сервис «Подача процессуальных документов в электронном виде».
Практические рекомендации для участников процесса
- При подаче документов сохраняйте копию с отметкой о принятии (входящий номер и дата);
- Для ознакомления с делом подавайте заявление заблаговременно — через канцелярию суда или электронные сервисы;
- Информацию о движении дела можно отслеживать на официальном сайте суда (например, портал судов общей юрисдикции г. Москвы);
- Справки о состоянии делопроизводства предоставляются по телефонам справочной службы суда: +7 (4) *— (уточняйте на официальном сайте конкретного суда).
Инструкция по судебному делопроизводству — это фундаментальный документ, обеспечивающий единообразие, прозрачность и эффективность работы городских судов. Знание её основных положений полезно как работникам аппаратов судов, так и гражданам, обращающимся за судебной защитой. Актуальные редакции инструкций доступны в справочных правовых системах («КонсультантПлюс», «Гарант») и на официальных порталах судов.
Обратите внимание: статья носит информационный характер. Для решения конкретных вопросов обращайтесь к актуальной редакции нормативных актов и в аппарат соответствующего суда.