Общие положения
Инструкция по делопроизводству администрации муниципального образования «Город Саратов» (далее — Инструкция) является основным нормативным документом, регламентирующим порядок организации документационного обеспечения управления в администрации города. Инструкция разработана в соответствии с:
- Федеральным законом от № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
- Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»;
- Инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти Саратовской области, утверждённой постановлением Правительства Саратовской области;
- Уставом муниципального образования «Город Саратов».
Организация работы с документами
Приём и первичная обработка документов
Все поступающие в администрацию документы проходят первичную обработку в управлении делами (общем отделе). Адрес администрации: г. Саратов, ул. * (площадь *), д. . Контактный телефон канцелярии: +7 (845-2) —.
Первичная обработка включает:
- проверку правильности упаковки и целостности конвертов;
- проверку наличия приложений;
- проставление регистрационного штампа с указанием даты поступления и входящего номера;
- вскрытие конвертов и сортировку корреспонденции.
Регистрация документов
Регистрации подлежат все документы, требующие рассмотрения и исполнения. Регистрация осуществляется в системе электронного документооборота (СЭД) в день поступления документа, а при поступлении после 16:00, не позднее следующего рабочего дня.
Регистрационные формы включают следующие реквизиты:
- дата поступления;
- регистрационный номер;
- корреспондент (автор документа);
- краткое содержание;
- исполнитель;
- срок исполнения;
- отметка о контроле.
Рассмотрение и резолюции
Зарегистрированные документы передаются руководству администрации для рассмотрения и наложения резолюции. Резолюция должна содержать:
- фамилию и инициалы исполнителя (например: Иванову И.И. *);
- содержание поручения;
- срок исполнения;
- подпись и дату.
Резолюция проставляется на первом листе документа либо на отдельном листе-резолюции в СЭД.
Контроль исполнения документов
Контроль исполнения осуществляется службой делопроизводства. На контроль ставятся:
- поручения главы администрации и его заместителей;
- обращения граждан (в соответствии с Федеральным законом № 59-ФЗ — срок рассмотрения 30 дней);
- документы вышестоящих органов власти;
- запросы депутатов Саратовской городской думы.
Напоминание исполнителю направляется за 3 рабочих дня до истечения срока исполнения.
Формирование дел и архивное хранение
Исполненные документы подшиваются в дела в соответствии с номенклатурой дел администрации, утверждаемой ежегодно. Номенклатура согласовывается с архивным учреждением Саратовской области.
Сроки хранения документов определяются Перечнем типовых управленческих архивных документов (утв. Росархивом). По истечении сроков хранения дела передаются в муниципальный архив либо уничтожаются по акту.
Работа с обращениями граждан
Обращения граждан регистрируются в течение одного рабочего дня. Ответ направляется по адресу, указанному в обращении, либо в электронной форме. Персональные данные заявителей (Ф.И.О., адреса, телефоны вида +7 (9) *—) защищаются в соответствии с Федеральным законом № 152-ФЗ «О персональных данных».
Заключительные положения
Ответственность за организацию делопроизводства возлагается на начальника управления делами администрации (Ф.И.О.: *). Контроль за соблюдением Инструкции осуществляет заместитель главы администрации, курирующий организационные вопросы.
Инструкция вступает в силу со дня её утверждения распоряжением главы администрации муниципального образования «Город Саратов» и подлежит пересмотру не реже одного раза в пять лет.
Примечание: актуальную редакцию Инструкции можно получить в управлении делами администрации по адресу: г. Саратов, ул. , каб. , либо на официальном сайте администрации города Саратова.