Делопроизводство в органах государственной власти, это строго регламентированная деятельность по созданию, оформлению, учёту, хранению и использованию документов. В администрации Костромской области эти процессы регулируются специальной Инструкцией, утверждённой распоряжением администрации Костромской области от 31 декабря 2014 года № 294-ра (с изменениями, в т.ч. от 10 августа 2020 года). Ранее действовало распоряжение от 16 июня 2009 года № 180-ра.
Общие положения
Инструкция по делопроизводству устанавливает единый порядок работы с документами во всех структурных подразделениях администрации Костромской области. Документ разработан в соответствии с:
- Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 на оформление организационно-распорядительных документов;
- Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;
- Уставом Костромской области и Регламентом администрации области.
Основные разделы инструкции
Приём и первичная обработка документов
Все поступающие в администрацию документы (бумажные и электронные) проходят первичную обработку: проверку правильности адресования, целостности упаковки, наличия приложений. Далее документы регистрируются в системе электронного документооборота с присвоением регистрационного номера и проставлением отметки о поступлении.
Регистрация документов
Регистрации подлежат:
- входящая корреспонденция;
- исходящие документы;
- внутренние документы (приказы, распоряжения, акты, протоколы);
- обращения граждан и организаций.
Регистрация осуществляется, как правило, в день поступления документа, а при поступлении после окончания рабочего дня — на следующий рабочий день.
Рассмотрение и резолюции
Зарегистрированные документы передаются руководству администрации, которое накладывает резолюцию с указанием исполнителя, содержания поручения и срока исполнения. Типовые сроки исполнения документов — до 30 дней, обращений граждан — в соответствии с Федеральным законом № 59-ФЗ.
Контроль исполнения
Контроль за исполнением документов и поручений ведётся службой делопроизводства с использованием автоматизированной системы. Исполнители обязаны своевременно информировать о ходе исполнения, а при необходимости — ходатайствовать о продлении срока.
Формирование дел и архивное хранение
Исполненные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел администрации. По истечении сроков хранения дела передаются в архив. Инструкция регламентирует также порядок оформления, учёта и хранения архивного фонда администрации Костромской области.
Актуальные изменения
Законодательство региона регулярно обновляется. Так, в обзорах законодательства Костромской области (в т.ч. за декабрь 2024 года) отмечались изменения, вносимые в распоряжение от 31 декабря 2014 года № 294-ра. Кроме того, отдельные аспекты документооборота затрагиваются постановлением губернатора Костромской области от № 23.
Контактная информация
Администрация Костромской области расположена по адресу: г. Кострома, ул. Дзержинского, д. 1* (точный номер дома уточняйте на официальном портале). ИНН организации: 4401013. Телефон для справок: 8 (4942) -1—*.
Официальные тексты нормативных правовых актов публикуются на портале официального опубликования правовых актов Костромской области, а также доступны в справочных правовых системах «КонсультантПлюс» и «Гарант».
Инструкция по делопроизводству в администрации Костромской области, ключевой документ, обеспечивающий порядок, прозрачность и эффективность документооборота регионального органа власти. Её соблюдение обязательно для всех структурных подразделений и должностных лиц администрации, а знакомство с актуальной редакцией рекомендуется всем, кто взаимодействует с органами власти региона.