Деятельность экспертной комиссии (ЭК) или центральной экспертной комиссии (ЦЭК) является ключевым элементом системы документирования и архивного дела любой организации. График работы — это не просто календарь встреч, а юридически значимый документ, определяющий сроки проведения экспертизы ценности документов, утверждения номенклатур и описей. В статье подробно разбираем нормативную базу, порядок составления плана-графика, особенности срочных заседаний и оформление результатов работы.

Нормативная основа формирования графика

Порядок создания и работы экспертных комиссий регламентируется комплексом нормативных актов. Основными документами, определяющими правила составления графика, являются:

• Правила № 526 (п.п. 4.3, 4.7) — устанавливают обязательность создания ЦЭК в организациях со сложной структурой и подведомственными учреждениями.
• Примерное положение о ЦЭК министерства (ведомства) РФ (1998 г.) и Примерное положение об ЭК (1995 г.) — базовые типовые документы для разработки локальных положений.
• Основные правила работы архивов организаций — определяют общий порядок проведения экспертизы.
• Локальные акты организации (Приказ о создании ЭК, Утвержденное Положение об ЭК, План-график заседаний).

Согласно сведениям из справочно-правовых систем (ГАРАНТ, КонсультантПлюс), актуальные редакции Примерных положений (в т.ч. образец от октября 2025 г.) делают акцент на том, что комиссия проводит заседания на основании плана-графика, но не реже установленной периодичности.

Состав комиссии и кворум для проведения заседаний

Прежде чем составлять график, необходимо убедиться в легитимности состава комиссии. Согласно нормативу:

• Численность комиссии не может быть менее 3 человек.
• Состав утверждается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных сотрудников.
• Допускается привлечение внешних экспертов (представителей архивных учреждений, профильных организаций) по согласованию.
• Председатель и секретарь комиссии назначаются приказом; на заседании их присутствие обязательно для кворума.

Важно: ФИО членов комиссии, указанные в приказах и протоколах, в открытых источниках рекомендуется маскировать (например, Иванов И.И. → Ив* И.И., Петрова А.В. → Пет* А.В.). Контактные телефоны служебные указываются в формате +7 () —.

Периодичность и виды заседаний

Плановые заседания

График плановых заседаний составляется обычно на календарный год. Типовая периодичность:

• Ежеквартально, для операционного отбора дел, контроля за сроками хранения.
• Ежегодно (в IV квартале / начале года), для проведения ежегодной экспертизы дел на хранение/уничтожение, утверждения номенклатур дел и описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Внеплановые (срочные) заседания

Инициируются по решению председателя или по требованию не менее 1/3 состава комиссии в случаях:

1. Рассмотрения конфликтных ситуаций (спорные сроки хранения, категоричность ценности).
2. Срочной экспертизы документов, возникших внепланово (проверки, судебные поручения, реорганизация).
3. Согласования проектов должностных инструкций, табелей форм, нормативно-методических документов по делопроизводству.

Пример из практики (Минкомсвязи России): Для рассмотрения конфликтной ситуации устанавливается пятидневный срок работы Экспертной комиссии с момента выявления спора.

Порядок составления и утверждения План-графика

Этап 1: Подготовка проекта (Секретарь ЭК / Архивист)

• Анализ объема документов, подлежащих экспертизе (по данным учета дел на конец года).
• Согласование дат с председателем и ключевыми экспертами (учет отпусков, командировок).
• Формирование повестки дня на каждое плановое заседание.

Этап 2: Утверждение (Председатель ЭК / Руководитель организации)

План-график подписывается председателем комиссии и, в зависимости от Положения, согласовывается с руководителем организации или вышестоящим архивным управлением (например, Архивным управлением Администрации города Челябинск или иным субъектом).

Этап 3: Доведение до сведений участников

Уведомление членов комиссии и приглашенных экспертов направляется не позднее чем за 3–5 рабочих дней до заседания (по электронной почте, через СЭД или под роспись). В уведомлении указываются: дата, время, место (адрес: г. , ул. , д. , каб. / ссылка на видеоконференцию), повестка дня, материалы для предварительного изучения.

Типовая структура План-графика заседаний (Пример заполнения)

Этапы работы комиссии в рамках заседания (по Графику)

Каждое заседание, внесенное в график, проходит строго регламентированные этапы:

Подготовительный этап (ДО заседания)

• Формирование пакетов дел для экспертизы (по структурным подразделениям).
• Подготовка экспертных листов / актов экспертизы (проекты).
• Рассылка материалов членам комиссии для предварительного изучения.

Проведение заседания (В ДЕНЬ по Графику)

1. Открытие: Проверка кворума (присутствие > 1/2 состава + председатель/секретарь).
2. Доклады: Выступление архивиста/ответственных исполнителей по пунктам повестки.
3. Обсуждение и экспертиза: Коллегиальное рассмотрение каждого дела/документа. Принятие решений: «Хранить постоянно», «Хранить временно (срок)», «Уничтожить».
4. Голосование: Решения принимаются простым большинством голосов; при равенстве — решающий голос у председателя.
5. Подписание документов: Протокол заседания, акты экспертизы, описи подписываются всеми присутствующими членами.

Послезаседание (ПОСЛЕ заседания)

• Оформление Протокола заседания ЭК (нумерация сквозная по году).
• Согласование протокола с Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения (для описей постоянного и временного свыше 10 лет хранения).
• Утверждение руководителем организации (приказ/распоряжение).
• Передача дел в архив организации или на уничтожение по актам.
• Контроль исполнения решений (секретарь ЭК).

Особенности графика в конце года (IV квартал)

Период с октября по декабрь — самый насыщенный. График на этот период должен предусматривать:

• Проведение ежегодной экспертизы всех подразделений (часто требуется несколько заседаний подряд).
• Согласование и утверждение Номенклатуры дел на следующий год.
• Утверждение Описей дел постоянного хранения и временного хранения свыше 10 лет (требуется согласование с ЭПК госархива).
• Подготовку Актов отбора к уничтожению и Актов отбора к хранению.

Методические рекомендации Архивного управления Администрации города Челябинска и иных регионов советуют начинать подготовку к годовой экспертизе не позднее сентября, чтобы график заседаний октября-ноября был реалистичным.

Оформление результатов: обязательные документы

Результатом работы по графику являются юридически значимые документы, которые подшиваются в отдельные тома/дела комиссии:

1. Приказ о создании ЭК / ЦЭК (действует бессрочно или до переизбрания).
2. Утвержденное Положение об ЭК.
3. План-график заседаний на год (с отметками о выполнении).
4. Протоколы заседаний (с приложениями: актами экспертизы, описями).
5. Приказы руководителя об утверждении протоколов, номенклатур, описей, актах уничтожения.
6. Журнал учета заседаний ЭК (дата, номер протокола, краткая суть решений, исполнители).

Типичные ошибки при составлении и исполнении графика

• Отсутствие утвержденного графика: заседания проводятся хаотично, что является грубым нарушением Правил № 526 и Положения об ЭК.
• Нарушение кворума: проведение заседания без председателя или с количеством участников менее половины состава.
• Игнорирование сроков согласования с ЭПК: описи постоянного хранения отправляются в госархив с опозданием.
• Отсутствие уведомлений: члены комиссии не получают материалы заранее, что ведет к формальному голосованию.
• Несвоевременное оформление приказов: решения комиссии не вступают в законную силу без приказа руководителя.

Электронный документооборот и график заседаний

В современных условиях (актуально на 2026 год) график работы и все сопутствующие документы ведутся в СЭД (Системе электронного документооборота):

• План-график регистрируется как задача/календарное событие с напоминаниями.
• Материалы к заседанию кладутся в общий доступ / папку проекта.
• Протоколы подписываются ЭП (электронной подписью) членов комиссии.
• Журнал учета ведется автоматически на основе регистрации протоколов.

Это позволяет исключить потерю сроков, обеспечить прозрачность процесса для вышестоящих контролеров (Росархива, ведомственных архивов) и минимизировать бумажный оборот.

График работы экспертной комиссии — это управленческий инструмент, обеспечивающий законность, своевременность и качество экспертизы ценности документов. Его составление требует учета нормативных требований (Правила № 526, Примерные положения), производственной необходимости организации и ресурсных возможностей архивной службы. Строгое соблюдение графика, должное оформление протоколов и исполнение принятых решений — залог успешного прохождения проверок и сохранности документального фонда организации.

Материал подготовлен на основе нормативных актов РФ, разъяснений Федерального архивного агентства, судебной практики и методических рекомендаций архивных управлений (в т.ч. г. Челябинск). Данные актуальны на . Персональные данные и контакты в примерах замаскированы в соответствии с политикой конфиденциальности.