При обращении за архивными справками или повторными свидетельствами о регистрации актов гражданского состояния в Ростовской области важно понимать ключевое различие: существует два разных учреждения‚ которые хранят разные массивы документов и находятся по разным адресам. Часто их путают из-за схожести названий‚ но их компетенции и фонды принципиально отличаются.

Государственное казенное учреждение Ростовской области «Государственный архив Ростовской области» (ГКУ РО ГАРО)

Это крупнейшее государственное хранилище документов в регионе‚ входящее в систему Росархива. Здесь концентрируются документы органов власти‚ предприятий‚ общественных организаций и частных лиц‚ имеющие историческое значение.

Адрес и контакты (частично маскированы)

• Адрес: г. Ростов-на-Дону‚ Ворошиловский проспект‚
• Телефон справочной/приемной: +7 () —
• Официальный портал: Сайт «Донские архивы» (виртуальный архив Ростовской области)
• Режим работы читального зала: Уточняйте на официальном сайте или по телефону (обычно пн-пт‚ с перерывом на обед).

Что хранится в ГАРО (относительно ЗАГС)

• Актовые книги ЗАГС‚ переданные в государственный архив по истечении сроков хранения в органах ЗАГС (как правило‚ старше 100 лет для рождений‚ 75 лет для браков/смертей‚ но сроки могут меняться законодательством).
• Документы дореволюционного периода (метрические книги духовного ведомства‚ ревизские сказки‚ confesionalные росписи).
• Документы советского периода: фонды уездных/районных исполкомов‚ архивы предприятий‚ колхозов‚ личные фонды.

Виртуальный архив «Донские архивы»

Для предварительного поиска используйте портал «Донские архивы». Там ведется научно-справочный аппарат: карточные указатели фондов (в 3 экземплярах: в читальном зале‚ в отделе информации‚ в отделе обеспечения сохранности). Это позволяет удаленно определить‚ есть ли нужный фонд и дело‚ перед визитом.

Отдел архивной работы‚ автоматизации и информатики Управления ЗАГС Ростовской области

Это структурное подразделение непосредственно внутри системы ЗАГС. Оно хранит актуальные актовые книги‚ срок хранения которых в архиве еще не наступил‚ а также выдает повторные свидетельства и архивные справки на основании хранящихся у них книг.

• Адрес: г. Ростов-на-Дону‚ Красноармейская улица‚ *
• Телефон отдела архивной работы: +7 () —
• Сокращенное наименование: Управление ЗАГС Ростовской области.

Ключевые функции и фонды

• Хранение актовых книг с 1918 года по настоящее время (те‚ что еще не переданы в ГАРО).
• Выдача повторных свидетельств (на рождение‚ брак‚ смерть‚ развод‚ изменение имени).
• Выдача архивных справок (формы № 7‚ № 9‚ № 10 и др.) для судов‚ нотариусов‚ пенсионных фондов‚ восстановления гражданства и т.д.
• Внесение исправлений в акты гражданского состояния (по заявлениям заинтересованных лиц или решению суда).

Важно: Если актовая книга НЕ передавалась в государственные архивы (ГАРО)‚ то повторные свидетельства или соответствующие архивные справки выдают только органы ЗАГС (именно этот Отдел архивной работы или территориальные отделы ЗАГС районов/городов).

Порядок получения документов: пошаговая инструкция

Шаг 1. Определите место хранения документа

1. Событие до ~1920-х годов (дореволюционное): Скорее всего в ГАРО (метрические книги) или в фондах духовного ведомства.
2. Событие 1918 – конец 1990-х / начала 2000-х: Скорее всего в Отделе архивной работы Управления ЗАГС (Красноармейская ул.).
3. Событие после 2000-х: В территориальном отделе ЗАГС места регистрации или в МФЦ (Мой Документы).

Шаг 2. Подготовка запроса

Запрос можно подать:

• Лично: В читальном зале (ГАРО) или в окно приема (Отдел архивной работы ЗАГС).
• По почте: Заказное письмом с описью вложения на адрес учреждения.
• Через Госуслуги / портал «Донские архивы»: Для ГАРО доступен онлайн-заказ копий/справок. Для ЗАГС — через ЕПГУ (услуга «Получение повторного свидетельства» или «Выдача архивной справки»).

Необходимые документы для обращения

• Паспорт гражданина РФ (оригинал).
• Документы‚ подтверждающие родственные связи (если запрашиваете не свой документ): свидетельства о рождении/браке‚ решение суда о вступлении в законную силу‚ нотариальная доверенность (если представитель).
• Заявление по установленному образцу (заполняется на месте или скачивается с сайта).

Платные услуги и сроки

И ГАРО‚ и Отдел архивной работы ЗАГС оказывают платные услуги на основании прейскурантов‚ утвержденных директорами учреждений.

От чего зависит стоимость (ГАРО):

• Сложность и объем поиска (поиск по точной дате/месту дешевле‚ чем поиск по году/району без точных данных).
• Тип копии: простая (для личного пользования) или заверенная (для официальных целей).
• Формат: бумажная копия‚ скан (цифровая копия)‚ фотосъемка без вспышки (в читальном зале).

Стоимость в ЗАГС (Отдел архивной работы):

• Государственная пошлина за выдачу повторного свидетельства (размер устанавливается Налоговым кодексом РФ).
• Плата за оказание услуги по поиску записи акта (если точные данные неизвестны).
• Сроки: законом установлены стандартные сроки (обычно до 30 дней для архивных запросов)‚ но реально часто быстрее.

Типичные ошибки и советы

Контакты для уточнения актуальной информации (на )

Так как номера телефонов‚ часы приема и прейскуранты могут меняться‚ рекомендую проверить актуальные данные непосредственно перед визитом:

• ГАРО (Ворошиловский проспект‚ ): Официальный сайт «Донские архивы» -> раздел «Контакты» / «Читальный зал». Телефон: +7 () —.
• Управление ЗАГС Ростовской области‚ Отдел архивной работы (Красноармейская улица‚ ): Официальный сайт Управления ЗАГС Ростовской области -> раздел «Архивная работа» / «Контакты». Телефон: +7 (*) —.
• Единый портал госуслуг (Госуслуги): Раздел «Документы» -> «Получение повторного свидетельства ЗАГС» или «Архивная справка» — позволяет подать заявку онлайн и узнать точный список филиалов МФЦ для приема.

Резюме

Для событий после 1918 года (советский и современный период) до настоящего времени: Ваш адрес — Отдел архивной работы Управления ЗАГС (Красноармейская улица‚ *). Они выдают повторные свидетельства и справки.

Для событий до 1918 года (дореволюционный период) и очень старых советских книг (переданных по срокам): Ваш адрес — Государственный архив Ростовской области (ГАРО) (Ворошиловский проспект‚ ). Работа ведется в читальном зале‚ есть удаленный доступ через «Донские архивы».

Грамотное определение места хранения сэкономит вам дни ожидания и лишние поездки по городу.