Государственный архив города Сарань является важнейшим хранилищем документального наследия одного из ключевых промышленных центров Карагандинской области Республики Казахстан. Архив выполняет функции по сбору‚ учету‚ хранению и использованию документов‚ отражающих историю города с момента его основания до наших дней.

Историческая справка

История архива неразрывно связана с историей самого города. Сарань возник как поселок при шахте в 1954 году‚ а статус города получил в 1958 году. С развитием угольной промышленности и ростом населенного пункта возникла острая необходимость в систематизации управленческой и производственной документации.

• 1960-е годы: Формирование архивного дела в городе‚ создание первых архивных пунктов при крупных предприятиях и городском исполкоме.
• 1990-е годы: После обретения Казахстаном независимости архив перешел в подведомственность Управления архивов и документации (ныне Комитета по архивам и документации МКР РК).
• Настоящее время: Архив является структурным подразделением архивной службы региона‚ обеспечивающим государственную политику в области делопроизводства и архивного дела на территории города.

Основные задачи и функции

Деятельность Государственного архива города Сарань регулируется Законом РК «Об архивном деле и документации» и типовым положением о государственном архиве. К ключевым задачам относяться:

1. Прием на хранение архивных документов от государственных органов‚ организаций‚ предприятий и физических лиц.
2. Обеспечение безопасности и сохранности фондов (создание необходимого микроклимата‚ противопожарная безопасность‚ антибиотическая защита).
3. Научно-описание фондов: составление описей‚ путеводителей‚ справочников и информационно-поисковых систем.
4. Обеспечение доступа граждан и организаций к архивным документам в порядке‚ установленном законодательством.
5. Цифровизация документов для удаленного доступа и сохранения оригиналов.

Состав архивных фондов

Фонды архива составляют уникальный массив документов‚ охватывающий период с 1950-х годов по настоящее время. Общий объем фондов исчисляется тысячами дел.

Основные группы фондов:

• Фонды органов местного управления: Документы Городского Совета народных депутатов‚ Городского исполнительного комитета‚ Акимата города Сарань. Включают постановления‚ распоряжения‚ протоколы заседаний‚ отчеты о социально-экономическом развитии.
• Фонды промышленных предприятий: Это самая обширная группа‚ отражающая историю угольной отрасли. Здесь хранятся документы АО «Саранская шахта»‚ АО «КазАзат»‚ шахт «Саранская-1»‚ «Саранская-2»‚ «Саранская-3»‚ «Саранская-4»‚ «Саранская-5»‚ «Саранская-6»‚ «Саранская-7»‚ «Саранская-8»‚ а также угляйзинговых заводов и механизированных шахт.
• Фонды социально-культурных учреждений: Документы городских больниц‚ поликлиник‚ школ‚ лицеев‚ колледжей‚ библиотек‚ Дворцов культуры‚ музеев и спортивных организаций.
• Фонды общественных организаций: Партийные организации (коммунистическая партия)‚ профсоюзы‚ комсомольские организации‚ советы ветеранов.
• Персонифицированные фонды: Документы выдающихся горняков‚ тружеников тыла‚ ветеранов ВОВ‚ почетных граждан города (фотографии‚ награды‚ автобиографии‚ переписка).
• Фото-‚ кино-‚ фоно- и видеодокументы: Уникальные хроники города: снимки строительства шахт‚ городских праздников‚ портреты первопроходцев.

Информационно-справочный аппарат

Для обеспечения поиска документов архив ведет разработку традиционных и электронных поисковых приборов:

• Путеводитель по фондам (обновляемый периодически).
• Описи дел по фондам (в т.ч. электронные копии).
• Картотеки: тематическая‚ именная‚ географическая.
• Электронная база данных (АИС «Архив» / интеграция с Единой государственной архивной информационной системой РК).

Работа с обращениями граждан

Одной из приоритетных направлений является предоставление архивных справок и выписок для подтверждения:

• Стажа работы (для назначения пенсий‚ льгот).
• Зарплаты за советский период.
• Награждений медалями и орденами (трудовыми‚ военными).
• Проживания и рождения (ЗАГСовские акты‚ переданные в архив по истечении сроков хранения).
• Образования (свидетельства об окончании школ‚ техникумов‚ ликвидированных учебных заведений).

Важно: Для получения справки необходимо предоставить документ‚ удостоверяющий личность (паспорт)‚ а также документы‚ подтверждающие родственные связи (при обращении за родственниками). Срок подготовки справки обычно составляет от 5 до 15 рабочих дней в зависимости от сложности поиска.

Цифровые проекты и удаленный доступ

Архив активно внедряет современные технологии:

• Сканирование наиболее востребованных фондов (метрические книги‚ описи фондов предприятий).
• Размещение цифровых копий описей на официальном веб-портале Комитета по архивам и документации МКР РК (archives.gov.kz) и портале «Электронный архив».
• Прием обращений через портал «Электронное правительство» (egov.kz) и официальный сайт акимата города.

Контактная информация и режим работы

Ниже приведены актуальные реквизиты для обращения в Государственный архив города Сарань. Персональные данные сотрудников (фамилии‚ внутренние телефоны) скрыты в соответствии с политикой конфиденциальности.

Порядок обращения за архивной справкой (пошагово)

1. Подготовка документов: Паспорт заявителя‚ документы на родство (свидетельства о браке/рождении)‚ документы‚ подтверждающие смену фамилии (если есть).
2. Написание заявления: По установленному образцу (бланк выдается в архиве или скачивается с сайта egov.kz). В заявлении указываются ФИО полностью‚ дата рождения‚ период работы/проживания‚ цель получения справки.
3. Подача обращения:
   • Лично в приемной архива.
   • Через портал egov.kz (услуга «Предоставление архивной справки»).
   • Почтовым отправлением (ценным письмом с вложенным описанием и копией паспорта‚ заверенной нотариусом).
4. Оплата госпошлины: За выдачу архивных справок взимается госпошлина (размер устанавливается Налоговым кодексом РК‚ оплата производится через банк или Kaspi/электронные кошельки по БИН архива). Льготные категории (ветераны ВОВ‚ инвалиды ВОВ‚ герои Советского Союза/Казахстана и др.) освобождены от пошлины.
5. Получение результата: По истечении срока — лично или почтой (если указан обратный адрес и оплачена пересылка).

Советы исследователям и генеалогам

Если вы проводите историческое исследование или восстанавливаете родословную‚ связанную с городом Сарань:

• Заранее изучите Путеводитель по фондам (доступен на сайте archives.gov.kz в разделе «Национальный архивный фонд» -> «Областные архивы» -> «Карагандинская область» -> «Архив г. Сарань»). Это сэкономит время на уточнение фондовых индексов.
• Уточняйте наименования предприятий: Многие шахты меняли названия и номера (например‚ «Шахта им. Ленина» -> «Саранская-1»‚ «Центральная» -> «Саранская-2» и т.д.). Указание точного названия и лет работы ускорит поиск.
• Метрические книги: Метрические книги ЗАГСов (рождение‚ брак‚ смерть) до 1920-х годов хранятся в Областном архиве Карагандинской области (г. Караганда). Книги с 1920-х по 2000-е годы (по истечении 100-летнего срока закрытости) постепенно передаются в городской архив. Уточняйте наличие конкретных лет у архивариуса.
• Фотодокументы: Для публикации фотографий из фондов архива необходимо оформить договор на предоставление копий с указанием цели использования (научная‚ учебная‚ коммерческая).

Значение архива для города

Государственный архив города Сарань, это не просто склад бумаг‚ это память города. Документы‚ хранящиеся здесь‚ являются юридически значимыми доказательствами прав граждан на пенсии‚ жилье‚ льготы. Они служат основой для написания книг‚ статей‚ диссертаций об истории казахстанской угольной промышленности и трудовых подвигов саранцев.

Архив продолжает работу по пополнению фондов документами современных организаций‚ а также личными архивами жителей города‚ которые желают передать на хранение семейные реликвии (фото‚ письма‚ дневники‚ награды) для сохранения истории своих родов в истории города.

Статья подготовлена на основе открытых данных Комитета по архивам и документации МКР РК‚ официального сайта Акимата г. Сарань и типовых положений об архивах. Контактные данные приведены в обобщенном виде; для уточнения актуальных телефонов и адреса рекомендуется обращаться к справочной службе 109 или порталу egov.kz.