Бронирование — это предварительный заказ мест и номеров в гостинице. Именно с этого процесса начинается обслуживание гостей, поэтому городской отдел бронирования по праву считается «визитной карточкой» любой гостиницы и первым звеном в цепочке взаимодействия с клиентом.
Чем занимается отдел бронирования
Бронированием номеров занимаются менеджеры отдела бронирования или службы приёма и размещения. Именно в эти подразделения поступают заявки от клиентов. Однако работа отдела не сводится к формальному сбору заявок — его сотрудники выполняют целый комплекс задач:
- изучение спроса на гостиничные места;
- анализ многолетнего опыта работы гостиницы;
- учёт плана мероприятий, которые будут проходить в регионе (спортивные соревнования, карнавалы, съезды, фестивали);
- прогнозирование спроса на места;
- анализ загрузки номеров в прошедший и настоящий периоды;
- совместное со службой маркетинга планирование деятельности гостиницы.
Факторы, влияющие на загрузку гостиницы
Загрузка гостиницы зависит от множества факторов:
- Сезонность — в пик сезона спрос резко возрастает.
- Деловая активность в данном районе города.
- Экономическая ситуация в стране и регионе.
- Политическая обстановка — во времена нестабильности интерес туристов к местности снижается из-за невозможности обеспечить безопасность пребывания.
Во время проведения массовых мероприятий спрос на гостиничные места увеличивается в несколько раз. Для гостиниц выгодно бронировать места для мероприятий с большим числом участников, так как предварительный заказ осуществляется задолго до события, а риск его аннуляции невелик.
Двойное бронирование: риск или выгода?
В пик сезона гостиница может идти на двойное бронирование — подтверждение о будущем предоставлении мест одновременно двум клиентам на одну и ту же дату. Выбирая такой путь, гостиница идёт на риск: как правило, кто-то из клиентов аннулирует заявку или просто не приезжает, и тогда риск оказывается оправданным.
Если же приехали оба клиента, место получает тот, кто приехал раньше. Для второго клиента у отдела бронирования есть несколько решений:
- связь с фирмами, сдающими жильё в аренду;
- договорённости с близко расположенными гостиницами, куда можно переадресовать клиента;
- пересылка заявки на бронь в другую гостиницу, но только с согласия клиента на изменение места проживания.
Правовые основы бронирования
Согласно «Правилам предоставления гостиничных услуг в РФ», исполнитель вправе заключить договор на бронирование мест в гостинице:
- путём составления документа, подписанного двумя сторонами;
- путём принятия заявки на бронирование посредством почтовой, телефонной и иной связи, позволяющей достоверно установить, что заявка исходит от потребителя.
Работа с корпоративными клиентами
Если организация регулярно пользуется услугами гостиницы, ей выгоднее заключить договор на определённый срок. В этом случае организации присваивается свой порядковый номер, и при выполнении условий договора гостиница предоставляет места для туристов, направленных этой организацией.
Для туристских фирм, которые регулярно поставляют клиентов, гостиница устанавливает скидки на оплату проживания, питания и некоторые дополнительные услуги. Многие современные отели, например гостиницы Санкт-Петербурга, предлагают расширенные возможности бронирования: снять номер под бизнес-задачи, для романтического отдыха вдвоём, для молодожёнов, для командировки или на длительный срок.
Как связаться с отделом бронирования
Оформить заявку можно несколькими способами:
- по телефону отдела бронирования: +7 (8) —;
- по электронной почте: booking@*.ru;
- через официальный сайт гостиницы;
- лично по адресу: г. Санкт-Петербург, ул. , д. *.
Ответственный менеджер отдела — Иванова А. (доб. *).
И для гостиницы, и для гостя желательно, чтобы номера были забронированы заранее, и чем раньше, тем лучше. Грамотная работа городского отдела бронирования обеспечивает стабильную загрузку номерного фонда, минимизирует риски и создаёт комфортные условия для каждого гостя ещё до его приезда.