Государственное казённое учреждение «Краевой архив по личному составу» (ГКУ) — это специализированное архивное учреждение, созданное на региональном уровне для приёма, хранения, учёта и использования документов по личному составу организаций и предприятий, прекративших своё существование либо передавших такие документы на государственное хранение․
Что такое архив по личному составу
Документы по личному составу — это приказы о приёме, переводе и увольнении работников, личные карточки, трудовые договоры, документы о заработной плате, стаже, награждениях․ После ликвидации или реорганизации предприятия эти документы не уничтожаются, а передаются на хранение в государственный архив, поскольку они являются основным источником подтверждения трудового стажа и заработка граждан․
Основные функции учреждения
- приём документов по личному составу от ликвидированных и реорганизованных организаций края;
- обеспечение сохранности архивных фондов в специально оборудованных хранилищах;
- выполнение социально-правовых запросов граждан — выдача архивных справок о трудовом стаже, заработной плате, награждениях;
- исполнение запросов органов Пенсионного фонда, судов, соцзащиты и иных учреждений;
- научно-техническая обработка и описание документов, их оцифровка;
- консультирование граждан и организаций по вопросам архивного дела․
Кому и зачем нужны услуги архива
Чаще всего в архив по личному составу обращаются:
- Граждане, выходящие на пенсию, — для подтверждения стажа и заработка, если предприятие, где они работали, ликвидировано․
- Родственники умерших работников — для оформления наследства, пенсии по потере кормильца․
- Юристы и нотариусы — в рамках судебных и наследственных дел․
- Исследователи и краеведы — для научной и генеалогической работы․
Как подать запрос
Запрос в архив можно направить несколькими способами:
- лично, посетив читальный зал или приёмную учреждения (адрес: г․ Краснодар, ул․ *, д․ , точный адрес уточняйте на официальном сайте);
- по почте, направив письменное заявление с указанием ФИО, периода работы и наименования организации;
- в электронном виде — через официальный портал учреждения или портал госуслуг региона;
- по телефону справочной службы: +7 () — (для предварительной консультации)․
В заявлении рекомендуется указать: фамилию, имя, отчество (в т․ч․ прежние фамилии), год и место рождения, наименование организации, период работы, цель запроса․ Срок исполнения запроса, как правило, составляет до 30 дней․
Связь с другими архивными учреждениями
Архивы по личному составу тесно взаимодействуют с краевыми государственными архивами․ Например, ГКУ «Крайгосархив» (Государственный архив Краснодарского края) ведёт активную просветительскую деятельность: проводит выставки документальных памятников, экскурсии для студентов Кубанского государственного университета, участвует в культурных форумах и фестивалях, посвящённых казачьей культуре․ Аналогичные учреждения действуют и в других регионах — например, Государственный архив документов по личному составу Калужской области․
Практические советы обратившимся
- Перед подачей запроса уточните, в каком именно архиве хранятся документы нужной организации — это можно сделать по телефону справочной или через сайт архивного ведомства края․
- Приложите к заявлению копии документов, подтверждающих родство, если запрашиваете сведения о родственнике․
- Сохраняйте полученные архивные справки — они имеют юридическую силу и принимаются Пенсионным фондом и судами․
ГКУ «Краевой архив по личному составу» выполняет важнейшую социальную миссию: благодаря его работе миллионы граждан могут подтвердить свои трудовые права даже спустя десятилетия после закрытия предприятий․ Хранение документов, оперативное исполнение запросов и цифровизация фондов делают это учреждение незаменимым звеном между прошлым и настоящим трудовой истории региона․