Составление графика отпусков — это обязательная процедура для любого работодателя, закрепленная в ч. 1, 2 ст. 123 ТК РФ. Согласно ст. 114 ТК РФ, каждый работник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск с сохранением места работы и среднего заработка. График позволяет спланировать работу компании и штатного персонала на весь следующий год, избежать простоя производственных процессов и конфликтов в коллективе.

В программе 1С:ЗУП (Зарплата и управление персоналом) этот процесс автоматизирован и доступен в нескольких разделах в зависимости от версии конфигурации (3.1, 3.0 или более ранние). Ниже подробно описано, где именно находится нужный документ и как с ним работать.

Основные пути к документу «График отпусков»

Версия 1С:ЗУП 3.1 (и актуальные релизы 3.x)

В современных версиях интерфейс ориентирован на роли пользователей. Наиболее частые маршруты:

1. Раздел «Кадры» → подраздел «Отпуска» → ссылка «Графики отпусков». Это основной и самый прямой путь.
2. Раздел «Зарплата» → группа «Отпуска» → «Графики отпусков». Удобно, если вы находитесь в контексте расчетов.
3. Рабочий стол менеджера по персоналу (или Кадровика): на панели навигации часто выводится плитка «График отпусков» для быстрого доступа.

Версия 1С:ЗУП 3.0 (устаревающая, но все еще используемая)

• Раздел «Кадры» → «Отпуска» → «Графики отпусков».
• Меню «Документы» → «Кадровые документы» → «Графики отпусков».

Пошаговый алгоритм составления графика

Создание нового документа

Откройте список «Графики отпусков» и нажмите кнопку «Создать» (или сочетание клавиш Ctrl+N).

• Период: Укажите год, на который составляется график (например, 2027 год). Обычно график готовится не позднее чем за две недели до начала календарного года.
• Организация: Выберите организацию (если ведете учет по нескольким).
• Ответственное лицо: Укажите кадровика или руководителя, отвечающего за составление.

Заполнение табличной части (Строки графика)

Есть три способа заполнить строки:

Способ А: Кнопка «Заполнить» (Автоматический) — Рекомендуемый

1. Нажмите кнопку «Заполнить» над табличной частью.
2. В открывшемся окне настройте отборы:
   • Организация / Подразделение.
   • Категория персонала (основные, совместители, внешние).
   • Состояние: «Работают» (исключает уволенных).
   • Учитывать предпочтения: поставьте галочку, если ведете учет заявлений от сотрудников.
3. Нажмите «Выполнить». Программа подтянет всех действующих сотрудников, рассчитает нормативный срок отпуска (28 календарных дней или больше для льготных категорий) и распределит их по кварталам/месяцам исходя из стажа и предпочтений.

Способ Б: На основании «Желаний работников»

Если в программе ведутся документы «Желание работника об отпуске» (раздел «Кадры» → «Отпуска»), при автозаполнении система попытается вписать сотрудника в запрошенные даты.

Способ В: Ручной ввод / Корректировка

Вы можете добавить строки вручную (кнопка «Добавить») или отредактировать автозаполненные данные:

• Сотрудник.
• Вид отпуска: Основной ежегодный, Дополнительный (за вредность, нерегулярный график, север и т.д.).
• Начало / Окончание: Даты проведения отпуска.
• Количество дней: Рассчитывается автоматически по календарным дням.
• Примечание: Например, «по желанию», «в связи с рождением ребенка» (доп. отпуск).

Проверка и анализ

Перед проведением обязательно используйте кнопку «Проверить» (или «Анализ графика»). Программа выявит:

• Пересечение отпусков у ключевых сотрудников одного подразделения.
• Нарушение порядка предоставления (например, не предоставлен отпуск за прошедший рабочий год).
• Сотрудников, у которых отпуск не запланирован вовсе.
• Превышение продолжительности отпуска над нормой.

Утверждение и проведение

1. После корректировки нажмите «Провести и закрыть».
2. Документ получает статус «Проведен». На его основании в будущем будут создаваться приказы (формы Т-6, Т-6а) и документы «Начисление отпускных».

Печатные формы и уведомление сотрудников

В документе «График отпусков» доступны печатные формы (кнопка «Печать»):

• График отпусков (форма Т-7), основной утвержденный документ, подписываемый руководителем. Хранится в организации.
• Справка-извещение о предстоящем отпуске — выдается сотруднику под роспись за не менее двух недель до начала отпуска (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).
• Ведомость для ознакомления, для размещения на информационном стенде или отправки по электронной почте (если допущено локальным нормативным актом).

Важно: Подписи сотрудников в графике (колонка «Подпись работника») подтверждают их ознакомление. Если сотрудник отказывается подписывать, составляется акт.

Типичные ошибки и нюансы

Игнорирование «неполных» лет

Если сотрудник проработал меньше 6 месяцев, он имеет право на отпуск только с согласия работодателя (ст. 122 ТК РФ). В графике такие сотрудники могут быть включены условно, но приказ выдается только по согласованию.

Неучет дополнительных отпусков

Не забывайте добавлять строки для:

• Работников с вредными/опасными условиями труда.
• Работников Дальнего Севера / приравненных местностей.
• Специалистов с нерегулируемым рабочим днем (доп. отпуск до 14 дней).
• Ученых, педагогов, врачей (увеличенный основной отпуск).

Перенос отпуска в следующий год

Если отпуск за текущий год не использован, он переносится в следующий. В графике на новый год нужно отразить «хвост» прошлого года (документ «Перенос отпуска» создается отдельно, но в графике это должно быть видно).

Совместители

Для внутренних совместителей график отпусков составляется в той же организации. Обычно отпуск основной работы и совместительства предоставляют одновременно (ст. 285 ТК РФ). В 1С это настраивается в карточке сотрудника на вкладке «Совместительство».

Где посмотреть готовый график в отчетах?

Помимо самого документа, график можно проанализировать в отчетах:

• Раздел «Отчеты» → «Кадровые отчеты» → «График отпусков». Позволяет вывести сводную таблицу по всем подразделениям за год.
• «Анализ отпусков» (в разделе Зарплата/Кадры) — показывает остатки дней, просроченные отпуска, план/факт.
• Отчет «Планирование отпускных начислений» — для финансового планирования ФОТ (фонда оплаты труда).

Резюме

Главный ответ: График отпусков в 1С:ЗУП находится в разделе «Кадры» → «Отпуска» → «Графики отпусков» (или «Зарплата» → «Отпуска» → «Графики отпусков»).

Процесс сводится к: Создать → Заполнить автоматически → Проверить на конфликты → Откорректировать вручную → Провести → Распечатать форму Т-7 → Ознакомить сотрудников под роспись.

Регулярное ведение графика в 1С экономит часы ручной работы, исключает ошибки в расчете сроков и дней, и обеспечивает готовность к проверкам ГИТ (Государственной инспекции труда).

Статья подготовлена на основе актуального функционала 1С:ЗУП 3.1 на дату . Интерфейс отдельных сборок может незначительно отличаться. Консультации по настройке: * (контакты скрыты).