Вопрос локализации личных дел сотрудников Министерства внутренних дел (МВД) Российской Федерации актуален как для действующих сотрудников‚ так и для уволенных‚ пенсионеров‚ а также для их родственников и наследников. Поскольку МВД, это ведомство со специальным режимом секретности и особым порядком кадрового делопроизводства‚ хранение документов имеет свою специфику‚ отличную от гражданских организаций. В этой статье мы подробно разберем‚ где находятся дела на разных этапах службы‚ какие сроки хранения установлены и как получить доступ к информации.

Личные дела действующих сотрудников

Согласно общим правилам архивного дела и ведомственным инструкциям МВД‚ личные дела действующих сотрудников (как сотрудников полиции с специальными званиями‚ так и федеральных государственных гражданских служащих) хранятся непосредственно в структурном подразделении.

• Место хранения: Кадровые отделы (службы кадров) территориальных органов МВД (УМВД‚ ГУМВД‚ МВД по региону)‚ в которых проходит служба сотрудник.
• Ответственное лицо: Инспектор (специалист) по работе с личным составом / кадровый офицер.
• Форма хранения: Традиционно — бумажные папки (обложки личных дел)‚ формируемые при приеме на службу и пополняемые на протяжении всей службы (приказы о присвоении званий‚ награждении‚ назначении на должность‚ прохождении обучения‚ аттестации‚ отпусках и т.д.). Параллельно ведется электронный учет в автоматизированных информационных системах МВД (АИС «Кадры»‚ АИС «Личный состав» и др.).

Важно: Доступ к личному делу действующего сотрудника строго регламентирован. Сотрудник имеет право ознакомиться со своим делом по заявлению к руководителю кадрового органа‚ но вынести его за пределы кабинета кадровой службы или сфотографировать документы без разрешения‚ как правило‚ запрещено инструкциями по защите гостайны и персональных данных.

Личные дела уволенных (ушедших в отставку) сотрудников

Это самый сложный этап для поиска документов. После увольнения сотрудника (перевода в запас‚ увольнения по возрасту‚ по состоянию здоровья‚ в связи с истечением срока контракта и т.д.) личное дело не остается в кадровом отделе навсегда.

Этап 1: Временное хранение в кадровом отделе (1 год)

Согласно архивному законодательству (Приказ Росархива‚ типовые инструкции) и ведомственным нормам МВД‚ после увольнения личное дело закрывается (прошивается‚ нумеруется‚ составляется инвентарь) и хранится в кадровом отделе органа МВД в течение 1 года с 1 января года‚ следующего за годом увольнения.

За этот период сотрудник (или его уполномоченный представитель) может обратиться непосредственно в тот кадровый орган‚ где проходил службу‚ для получения справок‚ копий документов или уточнения сведений.

Этап 2: Передача в ведомственный архив МВД

По истечении года хранения дела подлежат обязательной передаче в ведомственный архив МВД.

• Для офицерского состава (сотрудников полиции со спецзваниями): Дела передаются в Центральный архив МВД России (расположен в г. Москва‚ район Подольск/Коммунарка — точный адрес часто маскируется в открытых источниках как *‚ но это основной федеральный центр хранения) или в региональные ведомственные архивы МВД (архивы ГУМВД/УМВД по субъектам РФ).
• Для гражданского персонала (федеральных госслужащих): Дела также передаются в ведомственные архивы МВД (центральный или региональные)‚ либо в государственные архивы субъектов РФ‚ если ведомственный архив в регионе не сформирован.

Ключевой момент: В отличие от Министерства обороны (где основное место — ЦАМО в Подольске)‚ в МВД система архивов более децентрализована. Дела офицеров‚ служивших в конкретном регионе‚ чаще всего находятся в ведомственном архиве ГУМВД/УМВД именно этого региона. Дела сотрудников центрального аппарата МВД и высшего командного состава концентрируются в Центральном архиве МВД России.

Особенности хранения дел репрессированных и исторических архивов

Если речь идет о сотрудниках НКВД/МВД/Милиции прошлых лет (репрессированных‚ fusilированных‚ реабилитированных)‚ их дела могут находиться в других местах:

• Государственные архивы субъектов РФ: Многие фонки бывших областных/краевых управлений НКВД/МВД передавались в государственные архивы областей/краев/республик.
• Архив ФСБ России: Дела сотрудников органов госбезопасности (НКВД‚ МГБ‚ КГБ) и связанные с ними материалы часто хранятся в Центральном архиве ФСБ России или в региональных управлениях ФСБ.
• Центральный государственный архив Дальнего Востока / РГВА / РГАСПИ и др.: Для исторических периодов (до 1940-х годов).

Информация из интернета подтверждает: «Дела обычно находятся в региональных ведомственных (ФСБ‚ МВД) и государственных архивах по месту проведения следствия или по месту рождения осужденного». Для поиска таких дел необходимо обращаться в архивы по последнему месту службы или месту жительства.

Сроки хранения личных дел

Сроки хранения установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов‚ образующихся в деятельности федеральных министерств и ведомств (утв. Росархивом)‚ и ведомственными перечнями МВД.

Примечание: Срок хранения исчисляется с 1 января года‚ следующего за годом увольнения (закрытия дела). После истечения срока хранения дело подлежит экспертизе по ценности с возможностью продления срока или уничтожения (для документов не имеющих исторической ценности). На практике личные дела сотрудников силовой структуры почти всегда признаются ценными и хранятся бессрочно или продлеваются на максимальные сроки.

Как найти личное дело: пошаговый алгоритм

1. Определите статус и дату увольнения. Если сотрудник служит сейчас, обращайтесь в кадровую службу текущего органа МВД.
2. Если уволен менее года назад: Обращайтесь в кадровый отдел (службу кадров) того органа МВД (УМВД/ГУМВД/ОМВД)‚ где сотрудник проходил службу на момент увольнения. Адрес и телефон можно найти на официальном сайте МВД региона (раздел «Контакты» -> «Кадровая служба» / «Служба кадров»). Контакты: тел. ‚ адрес: .
3. Если уволен более года назад (офицеры/сержанты/рядовой состав по контракту):
   • Определите регион службы.
   • Обратитесь в Ведомственный архив ГУМВД/УМВД по этому субъекту РФ. Часто они располагают в здании Главного управления или в отдельном здании архива. Пример запроса: «Прошу предоставить копии документов из личного дела…».
   • Если служба проходила в Центральном аппарате МВД в Москве — обращайтесь в Центральный архив МВД России (адрес: ‚ тел. для справок).
4. Если уволен гражданский служащий: Путь аналогичен, ведомственный архив МВД региона или Центральный архив МВД.
5. Для исторических поисков (до 1991 г.‚ репрессированные): Пишите запросы в Государственный архив субъекта РФ (по месту службы) и в Управление ФСБ по субъекту РФ (архивное отделение).

Порядок получения информации (доступ к делам)

Доступ к личным делам регулируется:

• ФЗ № 152-ФЗ «О персональных данных» (ст. 21 — доступ субъекта ПД к своим данным).
• ФЗ № 225-ФЗ «Об архивном деле в РФ» (ст. 22 — доступ к архивным документам).
• Закона МВД «О полиции» и ведомственных инструкций по защите гостайны и служебной тайны.

Кто имеет право получить информацию:

• Сам сотрудник (действующий или уволенный) — по паспорту/удостоверению.
• Нотариус — по нотариальному запросу (для наследственных дел‚ подтверждения стажа).
• Суд — по судебному запросу.
• Родственники / наследники — только после смерти сотрудника и при наличии документа‚ подтверждающего родственные отношения (свидетельство о рождении‚ браке‚ смерти) И заявления о согласии на обработку ПД (или если прошло более 75 лет с момента рождения / 100 лет с момента создания документа — доступ становится открытым по ФЗ-225).
• Пенсионный фонд (СФР) — по межведомственным запросам для назначения пенсии.

Форма обращения:

Рекомендуется направлять письменный запрос (заявление) с указанием:

• ФИО полностью (как было на момент службы).
• Дата и место рождения.
• Примерные годы службы / увольнения.
• Последнее известное место службы (орган МВД‚ воинская часть‚ номер части).
• Цель запроса (подтверждение стажа‚ награждения‚ получение копий приказов и т.д.).
• Контакты для ответа (адрес‚ телефон *‚ e-mail).

Запрос можно отправить Почтой России (ценным письмом с вложением) или через официальный сайт МВД (раздел «Обращения граждан» / «Электронная приемная») или через Госуслуги (если архив подключен).

Типичные проблемы и советы

• Переименование органов: ОМВД -> УМВД -> ГУМВД -> МВД по региону. Воинские части меняли номера. В запросе укажите все известные варианты.
• Потеря дел при переездах архивов: Архивы МВД часто переезжают. Если в одном архиве дела нет‚ спрашивайте: «Куда переданы дела за такие-то годы?».
• Цифровизация: МВД активно переводит дела в электронный вид (проект «Цифровой архив МВД»). При обращении уточните‚ можно ли получить сканы на электронной почте или через личный кабинет Госуслуг (для подтверждения стажа часто достаточно справки из АИС).
• Справки вместо копий: Архивы часто выдают не копии всех листов (объем дела может быть 200+ листов)‚ а справку по форме с выписками из приказов (о приеме‚ званиях‚ награждениях‚ увольнении). Уточните при подаче запроса‚ что именно нужно.
• Скрытые контакты: Прямые телефоны архивов МВД часто не публикуются в открытом доступе по соображениям безопасности. Ищите контакты через официальные сайты ГУМВД/УМВД раздела «Архив» или «Кадровая служба»‚ либо звоните по общему справочнику органа МВД (—) с просьбой соединить с архивом/кадровой службой.

Резюме: Краткая шпаргалка по локализации

Личные дела сотрудников МВД — это документы строгой отчетности с длительными сроками хранения (75 лет и более). Главное правило поиска: идти по цепочке «Место службы -> Кадры органа -> Ведомственный архив региона -> Центральный архив МВД».

Для успешного получения документов:

1. Соберите максимум входных данных (ФИО‚ ДР‚ номер личного дела‚ если известен‚ годы службы‚ название органа/части).
2. Определите актуальный архив-хранитель (региональный ведомственный или центральный).
3. Напишите грамотный официальный запрос с приложением копий документов‚ подтверждающих личность и родство (если нужно).
4. Будьте готовы к срокам рассмотрения (до 30 дней по закону об обращениях‚ до нескольких месяцев в архивах при сложном поиске).

Современная практика показывает‚ что подача запроса через ЕПГУ (Госуслуги) в раздел «Обращения к архивам» или на портал МВД («Электронная приемная») значительно ускоряет процесс регистрации и контроля исполнения‚ по сравнению с бумажной почтой.

---

Статья подготовлена на основе актуального на г. архивного законодательства (ФЗ-225‚ Приказы Росархива/Минкультуры)‚ ведомственных инструкций МВД и открытых источников интернета. Конкретные адреса и телефоны архивов рекомендуется уточнять на официальных сайтах ГУМВД/УМВД/МВД по субъектам РФ или Центрального аппарата МВД в разделе «Архивные услуги» / «Контакты».