Национальный архив Республики Саха (Якутия) является ключевым хранилищем документального наследия региона. За последние годы учреждение прошло путь от традиционного бумажного хранилища к современному цифровому центру‚ предоставляющему удаленный доступ к уникальным историческим источникам. На электронные ресурсы архива стали основным инструментом работы для историков‚ гениалогов‚ юристов и широкой общественности.

История цифровизации и программное обеспечение

Переход к электронному документообороту и созданию электронных копий фондов начался системно с 2014 года. Стратегическим партнером стал корпорация «ЭЛАР»‚ внедрившая автоматизированную информационную систему «ЭЛАР-Архив» (АИС «ЭЛАР-Архив»). Данная платформа обеспечивает полный цикл работы: от сканирования и распознавания текста (OCR) до каталогизации‚ хранения и публикации в веб-доступе.

В декабре 2022 года было отмечено очередное этапное завершение масштабного проекта по оцифровке. Благодаря использованию отечественного сканирующего оборудования (в частности‚ сканеров серии ElarScan‚ например‚ модели А2-400Р)‚ архив смог создать электронные копии для десятков тысяч страниц документов‚ включая крупноформатные и поврежденные экземпляры.

Основные электронные ресурсы и порталы

На сегодняшний день доступ к фондам осуществляется через несколько ключевых точек входа:

• Официальный сайт Национального архива РС(Я): archivesakha.ru — главный информационный портал с новостями‚ реквизитами‚ руководством и ссылками на базы данных.
• Электронная библиотека АИС «ЭЛАР-Архив»: Прямой доступ к оцифрованным фондам (описания‚ дела‚ сканы документов). Это основной рабочий инструмент исследователя.
• ГИС УИАД (Государственная информационная система удаленного использования архивных документов): Федеральный портал «Архивы России»‚ интегрирующий ресурсы Национального архива в общероссийскую поисковую систему.
• Портал «Память Якутии»: Специализированный ресурс‚ созданный на базе Национальной библиотеки РС(Я) в сотрудничестве с архивом‚ ориентированный на сохранение документального наследия народов Якутии как части мирового культурного наследия. Обеспечивает свободный доступ к уникальным коллекциям.
• Видеоканал на платформе RuTube: Официальная страница архива с подборками видеодокументов (более 20 плейлистов)‚ охватывающими историю края‚ мероприятия и уникальные находки (например‚ видеодокумент «Амга встречает однополчан» к Всемирному дню аудиовизуального наследия).

Состав и объем электронных фондов

На государственном хранении Национального архива находится более 1‚4 – 1‚5 млн единиц хранения. В электронном виде представлены наиболее востребованные и ценные комплекты:

• Документы дореволюционного периода (якутские воеводские управления‚ областные учреждения).
• Фонды советского периода (органы власти‚ партии‚ народного хозяйства).
• Персональные фонды выдающихся деятелей республики (например‚ фонд Сафронова Ф.Г. и др.).
• Аудиовизуальные документы и фотосборники.
• Документы по социально-правовым вопросам (репрессии‚ реабилитация‚ земельные дела).

Представленные в электронной библиотеке документы впервые экспонируются в цифровом варианте‚ что делает их доступными для исследователей по всему миру без необходимости личного визита в читальный зал.

Услуги для пользователей в цифровой среде

Система АИС «ЭЛАР-Архив» и портал ГИС УИАД предоставляют следующие онлайн-сервисы:

1. Удаленный поиск и просмотр: Полнотекстовый поиск по описям и делам‚ просмотр скан-копий в высоком разрешении.
2. Онлайн-заказ копий: Возможность заказать заверенные копии документов или сканы высокого качества для публикаций без визита в архив.
3. Электронные запросы: Подача социально-правовых и научных запросов через веб-формы на сайте и портале ГИС УИАД.
4. Исследовательские услуги: Платные услуги по поиску информации по тематическим запросам‚ составлению генеалогических справок.

Контактная информация и реквизиты учреждения

Государственное казенное учреждение Республики Саха (Якутия) «Национальный архив Республики Саха (Якутия)» (ГКУ РС(Я) НА РС(Я)) имеет несколько корпусов в г. Якутске. Основной адрес для корреспонденции и визитов:

Телефоны справочно-информационного характера (частично маскированы):

• Приемная: 8 (4112) -3-*- (полный номер: 8 (4112) -3-96-32)
• Отдел социально-правовых запросов: 8 (4112) -3— (полный номер: 8 (4112) -3-96-42)
• Единый справочный (мобильный формат): 7 (411) -43—*

Официальный сайт: http://archivesakha.ru
Портал Архивы России (ГИС УИАД): archives;gov.ru

Режим работы и доступ для посетителей

Несмотря на развитую электронную инфраструктуру‚ физический доступ к оригиналам документов остается необходимым для работы с неоцифрованными фондами или для получения заверенных копий с печатью.

• Читальный зал: Работает в соответствии с утвержденным графиком (рекомендуется уточнять на сайте или по телефону перед визитом).
• Доступность: В корпусах предусмотрены условия для маломобильных групп граждан (пандусы‚ специализированные санитарные комнаты).
• Правила пользования: Регламентируются Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» и внутренним распорядком учреждения. Для работы в читальном зале требуется паспорт исследователя или оформление читательского билета.

Перспективы развития

Национальный архив РС(Я) продолжает реализацию программы массовой оцифровки фондов. Приоритетами на ближайшие годы являются:

• Завершение ввода в АИС «ЭЛАР-Архив» описей ко всем фондам (цель — 100% покрытие описей в электронном каталоге).
• Оцифровка документов‚ подлежащих обязательному предоставлению в ГИС УИАД (социально-правовые‚ генеалогические).
• Развитие краудсорсинговых проектов (распознавание рукописных текстов силами волонтеров на портале «Память Якутии»).
• Интеграция с единой системой электронного документооборота (ЕСЭД) органов власти республики для формирования современных электронных архивов ведомств-образователей.

Электронный архив Республики Саха (Якутия) на базе АИС «ЭЛАР-Архив» и портала «Память Якутии» представляет собой образец успешной цифровой трансформации архивного дела в условиях Крайнего Севера. Сочетание федеральных стандартов (ГИС УИАД)‚ собственных программных решений и активной просветительской деятельности (видеоконтент‚ онлайн-выставки) делает документальное наследие Якутии по-настоящему открытым и доступным для каждого гражданина‚ независимо от его географического расположения.

Статья подготовлена на основе открытых данных порталов «Архивы России»‚ официального сайта ГКУ РС(Я) НА РС(Я)‚ ресурса «Память Якутии» и информации из АИС «ЭЛАР-Архив» по состоянию на . Персональные данные сотрудников и полные контактные номера скрыты в соответствии с политикой конфиденциальности.