С 1 января 2020 года в России вступил в силу федеральный закон № 439-ФЗ, запустивший массовый переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). К подавляющее большинство работников уже оформили ЭТК. Бумажные трудовые книжки ведутся только для тех сотрудников, которые до 31 декабря 2020 года официально уведомили работодателя о желании сохранить бумажный формат.

Увольнение сотрудника, имеющего ЭТК, имеет существенные отличия от привычной процедуры со штампами и ручками. Главное отличие: работодатель не делает запись в бумажном документе. Его задача — корректно сформировать и в установленные сроки передать сведения в Социальный фонд России (СФР) через оператора ЭДО. Ниже — подробная инструкция, правовая база и разбор документов, которые получает сотрудник на руки («образцы» для выдачи).

Нормативная правовая база (актуальна на 2026 год)

• ТК РФ (ст. 66, 84.1, 127, 140), основные правила увольнения и сроки расчетов.
• ФЗ от № 439-ФЗ «О трудовой книжке» — регулирует порядок ведения ЭТК;
• Постановление Правительства РФ от № 1240 — правила ведения ЭТК, формы сведений, сроки передачи.
• Приказ Минтруда России от № 591н (в ред. от 2023-2024 гг.) — утверждение форм СТД-Р, ЕТД-1, ЕТД-2, ЕТД-3.
• ФЗ от № 102-ФЗ — об электронном документообороте в сфере обязательного страхования.

Ключевые отличия увольнения при ЭТК от бумажной ТК

Пошаговый алгоритм действий кадровика при увольнении (ЭТК)

1. Оформление приказа об увольнении. На основании заявления сотрудника, соглашения сторон или иного основания (ст. 77, 81 ТК РФ) готовится приказ по форме № Т-8 (уволен по собственному) или № Т-8а (по иным основаниям) (или собственной форме, утвержденной ЛНА).
   • В приказе обязательно указывать: «Трудовая книжка ведется в электронном виде».
   • Приказ подписывает руководитель, ознакомляется под роспись сотрудник.
2. Расчет с сотрудником (ст. 140 ТК РФ). В день увольнения выдаются: заработная плата, компенсация за неиспользованный отпуск, иные выплаты. При невозможности выдачи — зачисляются на карту.
3. Формирование Сведений о трудовой деятельности (Форма СТД-Р). Это единственный «бумажный» документ трудовой истории, который получает сотрудник на руки. Заполняется в 1 экземпляре.
4. Передача сведений в СФР (Форма ЕТД-3). Через оператора ЭДО (или личный кабинет СФР, если организация малого бизнеса без ЭДО) отправляется пакет ЕТД-3 «Сведения о прекращении трудового договора».
   • Срок: не позднее следующего рабочего дня после даты увольнения (даты прекращения ТД).
   • Если день увольнения — пятница, скидываем в понедельник (или следующий рабочий день).
5. Получение квитанции от СФР. После обработки СФР присылает квитанцию о приеме (или об ошибке). Только после получения положительной квитанции запись считается официально внесенной в ЭТК.
6. Выдача документов сотруднику. В день увольнения (или при появлении) выдаются: приказ (копия), СТД-Р, справка 2-НДФЛ (по запросу), СЗВ-ТД (если не сдавали ранее за год).

Образцы документов, выдаваемых сотруднику на руки

Поскольку сама ЭТК — это запись в базе СФР, «образцом записи» служит распечатка из личного кабинета Госуслуг/СФР. Но юридически значимыми на руках у уволенного являются два документа: Приказ и СТД-Р.

Приказ об увольнении (Образец заполнения формы Т-8)

Организации имеют право использовать единые формы (Т-8, Т-8а) или свои, утвержденные локальным нормативным актом (ЛНА). Ниже — структура заполнения единой формы для ЭТК.

Важно: В пункте 3 обязательно прописывается фраза «Трудовая книжка ведется в электронном виде». Это снимает с работодателя обязанность выдавать бумажную книжку и делать в ней запись.

Сведения о трудовой деятельности (Форма СТД-Р) — Основной «образец» для выдачи

Утверждена Приказом Минтруда № 591н. Заполняется на бланке организации (с логотипом/реквизитами) или на чистом листе А4 с реквизитами организации. Выдается в день увольнения (п. 14 Пост. № 1240).

Нюанс: В графе «Основание и номер приказа» для последней строки указывается именно приказ об увольнении с датой и статьей ТК РФ. Если сотрудник просит СТД-Р позже (например, потерял), выдается дубликат с пометкой «Дубликат» и датой выдачи дубликата.

Электронный обмен с СФР: Форма ЕТД-3 (Техническая сторона)

Кадровик не заполняет ЕТД-3 вручную в блокноте — это делает программа кадрового учета (1С:ЗУП, Контур.Экстерн, СБИС, Диадок и др.). Но кадровик должен знать, какие данные уходят в XML, чтобы избежать ошибок и отказов СФР.

Ключевые поля ЕТД-3 (Сведения о прекращении трудового договора):

• ИдДок (Идентификатор документа): Генерируется программой.
• СведРаб (Сведения о работнике): ФИО, Дата рождения, СНИЛС, Паспорт (серия, номер, дата выдачи, код подразделения). Ошибка в СНИЛС или паспорте = отказ СФР.
• СведРаботодат (Сведения о работодателе): Наименование, ИНН/КПП, ОГРН.
• СведДогр (Сведения о трудовом договоре): Номер и дата ТД, вид договора (срочный/бессрочный).
• ДатаПрекращ (Дата прекращения ТД): Дата увольнения (последний рабочий день). Должна совпадать с датой в приказе.
• Основание (Код основания): Код по справочнику СФР (например, 31 — п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (собственное желание), 39 — п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (пропуск), 41 — п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (ликвидация) и т.д.).
• НомПриказа / ДатПриказа: Номер и дата приказа об увольнении.
• ПризнСведТД (Признак сведений о ТД): Обычно «1» — сведения о трудовой деятельности предоставлены работнику (СТД-Р выдан).

Срок сдачи ЕТД-3: Не позднее следующего рабочего дня после даты прекращения ТД (п. 13 Пост. № 1240).

Пример: Увольнение (понедельник) -> Сдача ЕТД-3 не позднее (вторник). Увольнение (суббота, если 5-дневка) -> Дата увольнения 06.06, сдача ЕТД-3 не позднее (понедельник).

Ответственность и штрафы за нарушение сроков (2026 год)

Нарушение сроков передачи сведений в СФР (ЕТД-3) или несвоевременная выдача СТД-Р работнику влечет административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:

• Для должностных лиц (кадровики, руководители): штраф от 1 000 до 5 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
• Для юрлиц (организаций): штраф от 30 000 до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
• При рецидиве (ч. 4, 5 ст. 5.27 КоАП РФ): штрафы до 70 000 руб. для юрлиц и до 20 000 руб. для должностных лиц или дисквалификация на 1–3 года.

Кроме того, задержка выдачи СТД-Р может стать основанием для выплаты компенсации за задержку трудовой книжки (аналогично ст. 234 ТК РФ) по иску работника.

Типичные ошибки кадровиков при увольнении с ЭТК (Чек-лист «Чего не делать»)

1. Забыли отправить ЕТД-3 в срок. Самая частая ошибка. Поставьте напоминание в календаре/1С на следующий рабочий день после каждого увольнения.
2. Расхождение дат. Дата в приказе, дата в ЕТД-3 и дата в СТД-Р должны быть идентичны.
3. Неверный код основания увольнения в ЕТД-3. Используйте актуальный справочник кодов СФР (приложение к формату ЕТД). Код «31» (собственное желание) не подходит для увольнения по соглашению сторон (код «38»).
4. Не выдали СТД-Р в день увольнения. Сотрудник ушел без бумаг. Риск штрафа и иска о компенсации. Если сотрудник не явился — направьте заказным письмом с описью вложения на адрес регистрации (адрес маскируется: г. , ул. , д. *, кв. *) в течение 3 дней.
5. Ошибки в СНИЛС/Паспорте в ЕТД-3. СФР вернет квитанцию с ошибкой (код 100/200). Запись в ЭТК не появится. Нужно срочно слать корректировку (ЕТД-3 с признаком корректировки).
6. Игнорирование квитанции СФР; Отправили и забыли. Через неделю выясняется, что пакет не прошел валидацию. Ежедневно проверяйте входящие квитанции.

Особенности 2026 года: что изменилось?

• Обязательный ЭДО для всех. С 2023-2024 годов практически все работодатели (кроме МСП на спец. режимах) обязаны обмениваться с СФР только через операторов ЭДО. Личный кабинет СФР для сдачи ЕТД доступен не всем.
• СЗВ-ТД и ЕТД-3. Помните: СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности за год) сдается ежегодно до 15 февраля след. года. ЕТД-3 (увольнение) — в течение 1 рабочего дня. Это разные отчетности. Не путайте.
• Проверка сотрудником. Уволенный сотрудник может зайти на Госуслуги/ЛК СФР сразу после обработки ЕТД-3 (обычно 1-3 дня) и увидеть запись об увольнении. Если записи нет, он имеет право требовать объяснений.
• Корректировка уже уволенного. Если нашли ошибку в уже переданном ЕТД-3 (неверная дата, статья), формируется ЕТД-3 с признаком «Корректировка» (в 1С: «Корректировка сведений о прекращении»). СТД-Р перевыпускается с пометкой «Дубликат» / «Исправлено».

Резюме: Шпаргалка для кадровика (Checklist уволенного с ЭТК)

Распечатайте и повесьте на монитор:

• [ ] Приказ подписан руководителем и ознакомлен сотрудником (под роспись).
• [ ] Расчет произведен, деньги перечислены/выданы в день увольнения.
• [ ] СТД-Р заполнена полностью (все периоды работы в этой организации), подписана кадровиком/начальником, запечатана (есть печать), получена подпись сотрудника.
• [ ] ЕТД-3 сдан в СФР через ЭДО не позднее следующего рабочего дня.
• [ ] Получена положительная квитанция от СФР (статус «Принято»).
• [ ] Копия приказа, СТД-Р, 2-НДФЛ (по запросу) выданы на руки / отправлены почтой.
• [ ] Запись в журнале учета приказов / журнале выдачи СТД-Р сделана.

Увольнение сотрудника с электронной трудовой книжкой в 2026 году — это процесс, смещенный с «бумажной работы» на цифровой обмен данными с СФР. Главная задача кадровика — обеспечить «замкнутый контур»: Приказ (бумага/ЭДО внутри орг) -> СТД-Р (бумага сотруднику) -> ЕТД-3 (XML в СФР) -> Квитанция СФР (подтверждение).

Нарушение любого звена (особенно сроков ЕТД-3 или выдачи СТД-Р) ведет к штрафам и судебным искам. Используйте автоматизацию (1С, ЭДО-операторы), но всегда верифицируйте данные перед отправкой: ФИО, СНИЛС, дата увольнения, код основания.

Примечание: В статье используются маскированные данные (*) вместо реальных ФИО, адресов, телефонов, номеров паспортов и СНИЛС в соответствии с требованиями конфиденциальности (152-ФЗ). При оформлении реальных документов подставляются актуальные данные конкретного сотрудника и организации.