С 1 сентября 2024 года вступил в силу новый порядок работы с электронными подписями в документообороте. Теперь сотрудники организаций и ИП, подписывающие документы от имени юридического лица, обязаны использовать сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи (КЭП) физического лица в связке с машиночитаемой доверенностью (МЧД). В данной статье подробно разберем, как оформить доверенность для работы в системе «Диадок», какой образец использовать и какие нюансы учитывать в 2026 году.

Что такое МЧД и почему она обязательна?

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это электронный документ в формате XML, который выполняет в ЭДО те же функции, что и традиционная бумажная доверенность. Она содержит структурированные данные о доверителе (организации/ИП), доверенном лице (сотруднике) и перечне полномочий.

• Формат: XML-файл, сформированный по установленному ФНС стандарту (порядок № ЕД-7-26/717@).
• Хранение: Размещается в распределенном реестре ФНС (на платформе ofd.nalog.ru).
• Проверка: Контрагенты и операторы ЭДО (в т.ч. «Диадок») автоматически проверяют актуальность МЧД в реестре перед принятием подписанного документа.

Без действующей МЧД в реестре ФНС документы, подписанные сотрудником на своей личной КЭП, будут считаться недействительными с правовой точки зрения.

Ключевые отличия от бумажной доверенности

Пошаговая инструкция: как оформить МЧД для «Диадока»

Шаг 1. Подготовка сертификатов

1. У руководителя (доверителя): Действующий сертификат КЭП организации (или КЭП ИП / уполномоченного лица с правом подписи доверенностей).
2. У сотрудника (доверенного лица): Персональный сертификат КЭП физического лица (выданный на имя конкретного гражданина, без указания ОГРН/ИНН организации в поле Subject). Важно: сертификат организации на флешке сотруднику больше не подходит для подписания входящих/исходящих документов ЭДО.

Шаг 2. Заполнение данных на портале ФНС

Зайдите на сайт распределенного реестра ФНС (ofd.nalog.ru), авторизуйтесь по КЭП руководителя и заполните форму создания МЧД. Необходимо указать:

• Данные доверителя (ИНН, ОГРН, наименование, ФИО руководителя).
• Данные доверенного лица (ФИО полностью, ИНН физлица, СНИЛС, серия/номер паспорта *).
• Полномочия: Используйте справочники ФНС (коды полномочий). Для работы в «Диадоке» обычно выбирают: «Подписание электронных документов», «Отправка электронных документов», «Получение электронных документов», «Работа с УПД/УКД», «Работа с счетами-фактурами» и др.
• Срок действия (рекомендуется ставить максимальный — 3 года, но не позднее срока действия КЭП руководителя).

Шаг 3. Подписание и отправка в реестр

После заполнения формы система предложит подписать XML-файл КЭП руководителя. Подписанный файл автоматически отправляется в реестр. Присваивается уникальный идентификатор доверенности (RegNumber).

Шаг 4. Настройка в личном кабинете «Диадок»

1. Войдите в «Диадок» под учетной записью организации (администратором).
2. Перейдите в раздел «Настройки» → «Сотрудники» / «Доверенности».
3. Добавьте сотрудника, привязав его к только что созданной МЧД (по идентификатору RegNumber или загрузив XML-файл).
4. Сотрудник авторизуется в «Диадоке» под своим логином/паролем (или через ЕСИА/КЭП) и подписывает документы своей личной КЭП. Система автоматически подтянет данные МЧД в штампе подписи.

Образец заполнения полей МЧД (XML-структура)

Ниже приведен упрощенный образец логической структуры XML-файла МЧД. Генерировать XML вручную не нужно — это делает сервис ФНС или интегрированный софт (1С, Контур, СБИС, API Диадока). Пример нужен для понимания, какие данные куда попадают.

<Доверенность Дата="2026-01-15" Номер="*">
 <Доверитель>
 <Организация НаимОрг="ООО "РОМАШКА"" ИНН="77" ОГРН="10277" />
 <ФИО Фамилия="ИВАНОВ" Имя="ПЕТР" Отчество="СЕРГЕЕВИЧ" />
 <Основание РукПолуч="УСТАВ" />
 </Доверитель>
 <ДоверенноеЛицо>
 <ФизЛицо Фамилия="СИДОРОВ" Имя="АЛЕКСЕЙ" Отчество="ВИКТОРОВИЧ" 
 ИННФЛ="77" СНИЛС="--* " 
 ДокументУдосл="Паспорт РФ" Серия="" Номер="" 
 ДатаВыд="2010-05-20" КемВыдан="ОТДЕЛОМ МВД..." />
 </ДоверенноеЛицо>
 <Полномочия>
 <Полномочие Код="1001" Наим="Подписание электронных документов" />
 <Полномочие Код="1002" Наим="Отправка электронных документов" />
 <Полномочие Код="1003" Наим="Получение электронных документов" />
 <!-- Дополнительные коды для УПД, счетов-фактур, УКД -->
 </Полномочия>
 <СрокДействия Начало="2026-01-15" Окончание="2029-01-14" />
 <ПодписьДоверителя>...ЭЦП РУКОВОДИТЕЛЯ...</ПодписьДоверителя>
</Доверенность>

Примечание: Поля с персональными данными (ИНН физлица, СНИЛС, паспорт, номер доверенности) в реальных документах маскируются (*). В XML они передаются в открытом виде, но реестр ФНС защищен.

Типовые ошибки и нюансы 2026 года

Ошибка 1: «В доверенности нет полномочия на подписание в ЭДО»

Решение: Обязательно включайте коды группы «Работа с электронными документами» (коды 1001, 1002, 1003 и др. по справочнику ФНС). Без них оператор ЭДО (Диадок) не пропустит подпись сотрудника.

Ошибка 2: Использование КЭП организации у сотрудника

Если сотрудник пытается подписать документ в «Диадоке» сертификатом организации (где в Subject есть ОГРН), система выдаст ошибку валидации МЧД. МЧД привязана строго к отпечатку сертификата физического лица.

Ошибка 3: Просроченная или отозванная МЧД

«Диадок» проверяет статус в реестре ФНС в реальном времени. Если МЧД отозвана руководителем, истек срок или истек срок КЭП руководителя (по которому подписана МЧД) — подписание блокируется.

Нюанс: Работа через разные операторы ЭДО (Роуминг)

Если ваш контрагент работает в СБИС, 1С, Контур или другом операторе, МЧД не нужно оформлять заново. Единый реестр ФНС общий для всех. Достаточно, чтобы у сотрудника был доступ к личной КЭП и он был добавлен в адресную книгу вашего оператора с привязкой к RegNumber МЧД.

Где скачать шаблоны и получить помощь?

• Официальный портал ФНС: ofd.nalog.ru — конструктор МЧД, справочники кодов, инструкции.
• Сайт «Диадок» (СБИС): Раздел «Помощь» / «Доверенности» — пошаговые гайды с скриншотами интерфейса.
• Удостоверяющие центры (УЦ): Например, ca.kontur.ru, ca.sbis.ru, УЦ «Такском» и др. На сайтах УЦ часто выкладывают шаблоны бумажных доверенностей (для нотариального оформления, если нужно) и инструкции по выдаче КЭП физлицам сотрудников.
• 1С:Предприятие 8.3: Встроенный функционал «Работа с МЧД» (подсистема «Электронные доверенности») позволяет создавать, подписывать, отправлять в реестр и отзывать доверенности не выходя из программы.

Чек-лист перед стартом работы сотрудника в Диадоке

1. [ ] У сотрудника получен личный токен/облачный сертификат КЭП физлица (действителен).
2. [ ] Руководитель оформил МЧД через ofd.nalog.ru (подписал своей КЭП).
3. [ ] МЧД имеет статус «Действует» в реестре ФНС (проверить по RegNumber);
4. [ ] В МЧД заданы полномочия: Подписание, Отправка, Получение эл. документов + спец. коды (УПД, СЧФ, УКД).
5. [ ] В «Диадоке» сотрудник добавлен в «Сотрудники», привязан к МЧД (RegNumber).
6. [ ] Сотрудник может войти в «Диадок» под своим логином и подписать тестовый документ своей КЭП.

Ответы на частые вопросы (FAQ)

Нужно ли нотариально заверять МЧД?

Нет. МЧД подписывается КЭП доверителя и попадает в госреестр. Это придает ей полную юридическую силу. Нотариальная форма нужна только для отдельных сделок, требующих нотариальной формы по закону (ст. 185.1 ГК РФ), но не для общего ЭДО.

Можно ли сделать одну МЧД на нескольких сотрудников?

Нет. МЧД выдается строго на одно доверенное лицо (физлицо). На каждого сотрудника — своя МЧД.

Что делать, если сотрудник уволился?

Руководитель заходит на ofd.nalog.ru, находит МЧД по RegNumber и нажимает «Отозвать». Статус меняется мгновенно, доступ в ЭДО блокируется автоматически у всех операторов.

Подходит ли старый образец доверенности (М-2а или произвольной формы) для загрузки в Диадок?

Нет; С для подписания документов в ЭДО сотрудниками действует только МЧД в формате XML в реестре ФНС. Бумажные доверенности (даже со свежей датой) для этих целей недействительны.

Где найти «Образец доверенности на подписание документов в ЭДО Диадок» в формате Word/PDF для заполнения вручную?

Такого образца для ручного заполнения не существует, так как МЧД создается только в электронном виде через сервис ФНС или интегрированные системы (1С, Диадок, Контур). Вы можете скачать только методические рекомендации или пример заполненной формы на экране на сайтах операторов ЭДО или УЦ (ca.kontur.ru, help.diadoc.ru).

Резюме

В 2026 году работа в «Диадоке» через доверенных лиц строится исключительно на связке: КЭП физлица сотрудника + МЧД в реестре ФНС. «Образца» на бумаге для этого процесса нет — есть только XML-схема и веб-интерфейс портала ofd.nalog.ru. Главные действия: выпустить сотруднику личную КЭП, оформить МЧД от лица руководителя с правильными кодами полномочий (обязательно включая технические коды ЭДО), привязать в интерфейсе «Диадока». Соблюдение этой процедуры гарантирует юридическую значимость подписанных сотрудником УПД, счетов-фактур, договоров и актов.

Статья подготовлена на основе актуальных на требований ФНС РФ, ст. 185.1 ГК РФ, приказа ЕД-7-26/717@ и документации оператора ЭДО «Диадок». Персональные данные в примерах замаскированы (*).