Нужно ли оформлять дополнительное соглашение при смене паспорта?
Смена паспорта — ситуация, с которой сталкивается практически каждый работник: документ меняется по возрасту (в 20 и 45 лет), при утере, порче или смене фамилии. У кадровых специалистов и самих сотрудников часто возникает вопрос: нужно ли в этом случае заключать дополнительное соглашение к трудовому договору?
Краткий ответ: если меняются только паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан), а фамилия, имя и отчество остаются прежними, то дополнительное соглашение, как правило, не требуется. Достаточно внести новые сведения в личную карточку работника (форма Т-2) и учётные системы работодателя. Однако если вместе с паспортом изменилась фамилия (например, при вступлении в брак), то оформление дополнительного соглашения к трудовому договору становится обязательным, поскольку ФИО — существенный идентификатор стороны договора.
Когда дополнительное соглашение необходимо
- Изменилась фамилия, имя или отчество работника (брак, развод, смена фамилии по личным мотивам);
- Изменилось гражданство работника;
- Работодатель внутренними локальными актами закрепил обязательность оформления допсоглашения при любой смене паспортных данных;
- Требуется актуализация данных в договорах о материальной ответственности, доверенностях, банковских документах.
Когда достаточно простого уведомления
Если паспорт заменён по возрасту или в связи с утерей, а ФИО не менялись, работнику достаточно:
- Предоставить в отдел кадров копию нового паспорта;
- Написать заявление (уведомление) о смене паспортных данных в свободной форме;
- Кадровая служба вносит новые данные в личную карточку Т-2, программу 1С и иные учётные документы.
Структура дополнительного соглашения
Дополнительное соглашение составляется в произвольной письменной форме, но должно содержать:
- Наименование документа и его номер;
- Дату и место составления;
- Реквизиты сторон (наименование работодателя, ФИО работника);
- Ссылку на трудовой договор (номер и дата);
- Суть изменений — старые и новые данные;
- Основание изменений (реквизиты нового паспорта, свидетельства о браке);
- Дату вступления изменений в силу;
- Подписи сторон.
Образец дополнительного соглашения
ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ №
к трудовому договору от «» ** 20 г. № *
г. Москва