Изменение паспортных данных работника — частое событие в кадровой практике (смена фамилии при браке, замена паспорта по возрасту 20/45 лет, получение паспорта РФ иностранным гражданином и т.д.). С 2026 года подход к оформлению таких изменений имеет свои особенности, о которых необходимо знать каждому HR-специалисту и бухгалтеру. В данной статье подробно разберем, как правильно составить дополнительное соглашение к трудовому договору, предоставим актуальный образец заполнения и ответим на частые вопросы.
Правовая необходимость: нужно ли заключать доп. соглашение?
Долгое время существовало противоречие: нужно ли оформлять дополнительное соглашение (доп. соглашение) при простой смене паспорта, если сама работа и должность не меняются.
- Позиция Роструда (актуальная на 2026 год): Специалисты Роструда в официальном Telegram-канале подтвердили: при изменении данных работника (ФИО, паспортные реквизиты, адрес регистрации) стороны должны составить дополнительное соглашение к трудовому договору.
- Важное уточнение: Если по каким-то причинам изменения не будут внесены в договор (не составлено доп. соглашение), это не влечет недействительности трудового договора. Трудовой договор продолжает действовать, однако работодатель нарушает процедуру ведения кадровой документации, что может повлечь штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ при проверке.
Основные основания для заключения доп. соглашения
- Смена фамилии/имени/отчества (вступление в брак, развод, личное желание).
- Замена паспорта по достижении возраста 20 или 45 лет (реквизиты документа меняются: серия, номер, дата выдачи, код подразделения).
- Получение паспорта гражданина РФ иностранным работником или лицом без гражданства (меняется вид документа, удостоверяющего личность).
- Изменение адреса регистрации (по желанию сторон, так как в ТД адрес прописи не является обязательным условием, но часто указывается).
Порядок оформления: пошаговая инструкция
Шаг 1. Получение уведомления от работника
Работник обязан уведомить работодателя об изменении персональных данных в течение 3 рабочих дней со дня получения нового паспорта (ч. 2 ст. 21 ТК РФ). Уведомление пишется свободной формой (заявление).
Пример основания (из практики): «В связи с поступившим от * Р.К. заявлением, в котором она уведомляет администрацию ООО «*» об изменении персональных данных…»
Шаг 2. Подготовка проекта дополнительного соглашения
Документ готовится в 2 экземплярах (работодатель, работник). Обязательные реквизиты:
- Наименование документа: «Дополнительное соглашение к трудовому договору № * от *».
- Место и дата составления.
- Стороны: Работодатель (ФИО директора/уполномоченного лица, основание действия, Устав/Доверенность) и Работник (новые ФИО, новые паспортные данные);
- Ссылку на основной трудовой договор (номер, дата).
- Суть изменения: «Стороны договорились внести изменения в трудовой договор в связи с изменением паспортных данных работника».
- Новые реквизиты паспорта: серия, номер, кем выдан, дата выдачи, код подразделения.
- Подписи сторон с расшифровкой.
Шаг 3. Издание приказа (распоряжения) об изменении данных
На основании доп. соглашения и заявления работника издается приказ по форме Т-1 (или свободной формы) об изменении персональных данных в личном деле и трудовой книжке (если меняется ФИО).
Пример структуры приказа:
- В срок до *..*.г.: Подготовить доп. соглашение к ТД с * Р.К., учитывающее изменение ее паспортных данных.
- Внести изменения в личную карточку работника (ф. Т-2), в трудовую книжку (при смене ФИО);
- Контроль за исполнением — за кадровиком *.
Шаг 4. Внесение изменений в кадровые документы
- Личная карточка (Т-2): В разделе «Паспортные данные» зачеркиваются старые данные одной линией (чтобы читались), пишутся новые, ставится подпись ответственного лица и дата.
- Трудовая книга / СТД-Р: При смене фамилии — запись на обложке и на развороте «Работа». При просто смене паспорта, запись в паспортных данных на обложке (если ведется бумажная ТК). В СТД-Р данные обновляются автоматически при отправке отчета СЗВ-ТД/СЗВ-СТАЖ.
- Книга учета трудовой книги (если ведется): Аналогично.
Образец дополнительного соглашения (бланк 2026 года)
Ниже приведен универсальный образец, подходящий для большинства ситуаций (смена фамилии, замена паспорта по возрасту). Текст можно скопировать в Word и заполнить.
ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ
к трудовому договору № от г.
г. «___» ___________ 20__ г.
Мы, нижеподписавшиеся:
Работодатель — ООО «» (наименование организации), в лице Иванова Ивана Ивановича (ФИО директора), действующего на основании Устава (Устав/Доверенность № от ), с одной стороны,
и Работник — Петрова (новые ФИО) Анны Сергеевны (ФИО полностью), паспорт 45 09 123456 (серия, номер), выдан Отделом МВД России по г. Москве (кем выдан) (дата выдачи), код подразделения 770-001, прописка: г. Москва, ул. Примерная, д. 1, кв. 1 (адрес регистрации), с другой стороны,
вместе именуемые «Стороны», заключили настоящее Дополнительное соглашение о нижеследующем:
Предмет соглашения
Стороны договорились внести изменения в Трудовой договор № от г. в связи с изменением паспортных данных Работника (смена фамилии / замена паспорта по возрасту / получение паспорта РФ — подчеркнуть необходимое).
Изменяемые условия
В преамбуле Трудового договора и в соответствующих разделах паспортные данные Работника изложить в следующей редакции:
Паспорт: серия 45 09 № 123456, выдан Отделом МВД России по г. Москве г., код подразделения 770-001.
ФИО Работника: Петрова Анна Сергеевна (в случае смены фамилии).
Адрес регистрации: г. Москва, ул. Примерная, д. 1, кв. 1.
Порядок вступления в силу
Настоящее Соглашение вступает в силу с момента его подписания обеими Сторонами.
Изменения в паспортных данных производятся с г. (даты выдачи нового паспорта).
Прочие условия
Во всем остальном Трудовой договор № от г. остается без изменений и продолжает действовать.
Настоящее Соглашение составлено в 2 (двух) экземплярах, имеющих равную юридическую силу: один — для Работодателя, второй — для Работника.
| РАБОТОДАТЕЛЬ ООО «*» Директор _____________ / Иванов И.И. / М.П. «___» ___________ 20__ г. | РАБОТНИК _____________ / Петрова А.С. / «___» ___________ 20__ г. |
Особенности заполнения в специальных случаях
Случай А: Иностранный гражданин получил паспорт РФ
Это наиболее сложный случай, так как меняется не только номер документа, но и вид документа (вместо вида на жительство/паспорт иностранца — паспорт РФ) и часто ИНН (если менялся) и СНИЛС (остается прежним, но данные в ПФР обновляются).
- В доп. соглашении обязательно указывать: «Вид документа, удостоверяющего личность: Паспорт гражданина РФ».
- Необходимо обновить данные в ЕРСВ (СЗВ-ТД) и направить сведения в СФР (форма ЕДВ-1 / СЗВ-ПЕРСОНАЛ).
- Примерная форма такого соглашения публикуется в системах «КонсультантПлюс», «ГАРАНТ» (актуальные редакции за октябрь 2025 — 2026 гг.).
Случай Б: Смена фамилии
Помимо доп. соглашения к ТД, обязательно:
- Внести запись в трудовую книгу (на обложке и на стр. «Работа») с ссылкой на документ — основание (свидетельство о браке/разводе, решение ЗАГСа).
- Переоформить СНИЛС (работник делает сам, работодатель направляет СЗВ-ПЕРСОНАЛ).
- Обновить данные в банке для зарплатного проекта.
Типичные ошибки и риски
| Ошибка | Последствия | Как избежать |
|---|---|---|
| Не составлено доп. соглашение | Штраф по ст. 5.27 КоАП РФ (на должностных лиц — 1000–5000 руб., на юрлиц — 30–50 тыс. руб.). Риск проблем при проверке ГИМС/МВД/СФР. | Внедрить регламент: заявление работника → доп. соглашение → приказ → Т-2 в течение 3 дней. |
| Ошибки в реквизитах паспорта (серия, номер, код подразделения) | Ошибки в отчетности (СЗВ-ТД, 6-НДФЛ), проблемы у работника при оформлении кредитов, пенсии, недвижимости. | Обязательно сверить данные с оригиналом паспорта. Занести в базу 1С/Кадры проверку контрольных разрядов (для новых паспортов). |
| Отсутствие подписи работника на одном из экземпляров | Соглашение считается не заключенным. Споры о зарплате/отпусках. | Выдавать 2-й экземпляр работнику под роспись в журнале учета или на самом экземпляре работодателя. |
| Не внесены изменения в Т-2 / СТД-Р | Расхождения в отчетности СФР, начисления страховых взносов с ошибками. | Автоматизация: настройка 1С на обязательное заполнение паспортных данных при найме и изменении. |
Сроки и хранение
- Срок составления: Закон не устанавливает жесткий срок для подписания доп. соглашения, но работник уведомляет за 3 дня. Разумный срок, в день обращения или в ближайший рабочий день.
- Хранение: Один экземпляр — в личном деле работника (раздел «Трудовые договоры»), второй — у работника. Срок хранения личного дела — 75 лет (п. 275 Перечня типовых управленческой документации).
Электронный документооборот (ЭДО) и СЭД
В 2026 году большинство крупных и средних компаний перешли на СЭД (1С:Документооборот, Диадок, СБИС, Контур). Оформление доп. соглашения в электронном виде:
- Создается карточка документа «Дополнительное соглашение» на базе шаблона.
- Заполняются реквизиты (подтягиваются из карточки сотрудника и ТД).
- Документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) директора (или уполномоченного лица) и работника (если у него есть УКЭП/КЭП) или простой ЭП (в рамках внутреннего регламента ЭДО).
- Работнику направляется уведомление о необходимости ознакомления/подписи в личном кабинете сотрудника.
- После подписания оба экземпляра (электронные) сохраняются в системе с метками времени.
Важно: При использовании простой ЭП (не УКЭП) обязательно наличие внутреннего регламента ЭДО, приравнивающего такую подпись к собственноручной (ст. 6, 9 ФЗ-63 «Об электронной подписи»);
Актуальные формы и источники (2026 год)
Готовые бланки в формате Word/PDF с примерами заполнения можно скачать в правовых системах:
- КонсультантПлюс: Форма «Дополнительное соглашение к трудовому договору при изменении паспортных данных работника (смена фамилии) (образец заполнения)» (редакция 2026).
- ГАРАНТ: «Примерная форма дополнительного соглашения о внесении изменений в трудовой договор в связи с получением иностранным работником паспорта РФ» (октябрь 2025, актуально на 2026).
- Моё дело / Бухонлайн / Кадровое дело: Регулярно обновляют образцы под актуальные требования Роструда и СФР.
Чек-лист для кадровика: «Работник сменил паспорт, что делать?»
- [ ] Получить заявление от работника с копией нового паспорта (разворот с фото и пропиской).
- [ ] Проверить правильность реквизитов (серия, номер, код подразделения, ФИО).
- [ ] Подготовить доп. соглашение в 2 экз. (по шаблону 2026 г.).
- [ ] Подписать соглашение (директор + работник). Выдать 2-й экземпляр работнику.
- [ ] Издать приказ об изменении персональных данных (формы Т-1 или свой бланк);
- [ ] Внести исправления в личную карточку Т-2 (зачеркнуть старые, вписать новые, подпись, дата).
- [ ] При смене ФИО — внести запись в трудовую книгу (бумажную) и направить СЗВ-ПЕРСОНАЛ в СФР (в течение 3 дней).
- [ ] Обновить данные в 1С:ЗУП / Кадры для корректной отчетности (СЗВ-ТД, 6-НДФЛ, РСВ).
- [ ] Передать данные в бухгалтерию для обновления зарплатного проекта в банке.
- [ ] Сообщить в СФР (если менялся СНИЛС/ИНН — через СЗВ-ПЕРСОНАЛ).
Оформление дополнительного соглашения при изменении паспортных данных, это не просто бюрократическая формальность, а обязательное требование ст. 57, 72 ТК РФ по фиксации актуальных реквизитов сторон трудового договора. Использование актуальных образцов 2026 года, соблюдение процедуры уведомления и своевременное обновление данных во всех системах (Т-2, СТД-Р, 1С, СФР, Банк) позволит избежать штрафов при проверках и обеспечит гарантии прав работника.
Статья подготовлена на основе актуальной на г. судебной практики, разъяснений Роструда, Минтруда и форм правовых систем КонсультантПлюс, ГАРАНТ.