Смена паспорта — это распространенное событие в жизни любого гражданина (по достижении 20 или 45 лет‚ при смене фамилии‚ повреждении документа и т.д.). Для работодателя это повод внести соответствующие изменения в кадровую документацию. Основным инструментом фиксации таких изменений является дополнительное соглашение к трудовому договору. В данной статье подробно разберем‚ как правильно составить такой документ в 2026 году‚ какие реквизиты указать и какие ошибки избегать.

Правовая необходимость оформления доп. соглашения

Согласно ст. 57 ТК РФ‚ в трудовой договор должны быть включены сведения о документе‚ удостоверяющем личность работника (серия‚ номер‚ дата выдачи‚ выдавший орган). При замене паспорта эти реквизиты меняются‚ что делает неактуальными данные‚ указанные в основном договоре.

Важно: Закон прямо не предписывает заключать доп. соглашение — можно ограничиться внесением изменений в личную карточку (ф. Т-2) и учетные записи. Однако судебная практика и рекомендации профильных изданий («Кадровое дело»‚ «КонсультантПлюс»‚ «Мое дело») советуют оформлять дополнительное соглашение. Это исключает риски при проверках ГИТ и споров с сотрудником‚ так как трудовой договор приводится в соответствие с реальными данными документа‚ удостоверяющего личность.

Структура и обязательные реквизиты документа

Типовая форма дополнительного соглашения (актуальна на октябрь 2025 / 2026 год‚ согласно данным систем ГАРАНТ‚ КонсультантПлюс‚ Мое дело) должна содержать следующие блоки:

1. Шапка документа: Наименование организации/ИП‚ название документа («Дополнительное соглашение к трудовому договору № ___»)‚ дата составления‚ место составления (город/населенный пункт).
2. Стороны:
   • Работодатель: Полное наименование‚ ФИО представителя (директора/ИП)‚ действующего на основании Устава/Доверенности.
   • Работник: ФИО полностью ( — при публикации образца фамилию маскируем)‚ адрес регистрации ()‚ данные старого паспорта (для идентификации).
3. Преамбула: Ссылка на основной трудовой договор: «Стороны‚ заключившие Трудовой договор № от г. (далее, Договор)‚ договорились о нижеследующем…».
4. Предмет соглашения (Суть изменений): Четкое указание‚ какие именно пункты договора меняются. Обычно это раздел «Адреса и реквизиты сторон» или пункт о паспортных данных.
5. Новые реквизиты паспорта РФ:
   • Серия и номер (например: 46 02 );
   • Дата выдачи;
   • Наименование органа‚ выдавшего паспорт (например: УВД Воскресенского р-на Московской обл. );
   • Код подразделения.
6. Основание изменений: «В связи с получением Работником паспорта РФ…» или «В связи со сменой фамилии и получением нового паспорта…».
7. Срок действия/вступления в силу: Обычно — с момента подписания или с даты выдачи нового паспорта.
8. Подписи сторон: Работодатель (с печатью‚ если есть) и Работник (с расшифровкой).

Образец заполнения дополнительного соглашения (2026 год)

Ниже приведен универсальный образец‚ основанный на формах из систем КонсультантПлюс (редакция 2026)‚ Мое дело (ред. 1 от ) и рекомендациях журнала «Кадровое дело».

Особенности оформления в разных ситуациях

Смена паспорта по возрасту (20 / 45 лет) или повреждению/утере

Меняются только реквизиты документа (серия‚ номер‚ дата‚ орган выдачи‚ код подразделения). ФИО остается прежним. В пункте 1.1 образца достаточно указать новые данные. В личной карточке (ф. Т-2) вносится запись с основанием «Замена паспорта».

Смена фамилии (вступление в брак‚ развод и т.д.)

Это более сложный процесс. Помимо доп. соглашения к трудовому договору (где меняются и фамилия‚ и паспортные данные)‚ необходимо:

• Внести изменения в Личную карточку работника (ф. Т-2) — зачеркнуть старую фамилию‚ вписать новую‚ поставить подпись ответственного лица‚ дату и печать.
• Обновить данные в Страховом свидетельстве СНИЛС (через СФР/работодателя).
• Изменить данные в Военском учете (при наличии).
• Переоформить Банковские реквизиты для зарплатного проекта.
• Выдать новый Пропуск/UDО (если применяется).

Нюанс: В доп. соглашении при смене фамилии обязательно формулировка: «Во всем тексте Трудового договора фамилию «Старая» заменить на «Новая»».

Иностранные граждане‚ получившие паспорт РФ

Согласно образцу ГАРАНТ (октябрь 2025)‚ это отдельный случай. Работник меняет статус с «иностранного работника» на «гражданина РФ». В доп. соглашении нужно указать:

• Ссылку на старый документ (РВП/ВНЖ/Паспорт иностранного гражданина)‚ по которому оформлялся ТД.
• Новые реквизиты паспорта РФ.
• Важно: Снимаются ограничения по сроку действия ТД (если был срочный из-за срока РВП/ВНЖ) и необходимости патента/разрешения на работу.

Процедура подписания и хранения

1. Инициатор: Обычно HR-специалист/кадровый сотрудник готовит проект в 2-х экземплярах.
2. Сроки: Желательно оформить в день предъявления сотрудником нового паспорта или в ближайший рабочий день. Просрочка не влечет штрафов напрямую‚ но создает риски при проверке миграционного учета (для инострацев) или выплате зарплаты (расхождения в данных).
3. Подписание: Сначала подписывает уполномоченное лицо работодателя (директор или лицо по доверенности)‚ потом работник.
4. Хранение: Один экземпляр — работнику (под роспись во втором экземпляре или в журнале учета доп. соглашений)‚ второй — в личном деле / папке с трудовым договором работодателя.
5. Уведомление СФР: Отдельного уведомления в СФР о смене паспорта не требуется (данные уйдут в Единый реестр застрахованных при подаче ЕФС-1 / СЗВ-ТД при следующем отчете). Но СНИЛС нужно менять отдельно.

Типичные ошибки и риски

• Отсутствие ссылки на номер и дату основного трудового договора. Доп. соглашение теряет юридическую силу.
• Неполные реквизиты нового паспорта. Не хватает кода подразделения или полного названия органа МВД.
• Подпись не уполномоченного лица. Если подписывает не директор и нет доверенности/приказа — документ может быть оспорен.
• Игнорирование смены фамилии в теле ТД. Меняют только паспорт‚ а фамилию в шапке и тексте договора оставляют старой.
• Оформление приказа о изменении условий труда (ст. 72 ТК РФ). Смена паспорта/фамилии — это не изменение существенных условий труда‚ приказ по ст. 72 ТК РФ не нужен. Нужен только приказ о внесении изменений в личную карточку (ф. Т-2) или свободной формы.

Электронный документооборот (ЭДО) и СЭД

В 2026 году большинство организаций переходят на электронный документооборот. Доп. соглашение можно подписать:

• Усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) — полная юридическая сила‚ эквивалент бумажному с печатью.
• Простой электронной подписью (ПЭП) — при наличии соглашения сторон об использовании ЭДО (локального акта)‚ регулирующего порядок применения ПЭП для кадровых документов.

Образец в электронном виде полностью повторяет бумажный‚ реквизиты паспорта вносятся в соответствующие атрибуты карточки сотрудника в СЭД/1С/HR-системе.

Чек-лист для HR-специалиста (Скачайте и используйте)

[ ] Получен оригинал нового паспорта от работника (проверены фото‚ подпись‚ печать МВД).
[ ] Составлено доп. соглашение в 2-х экземплярах (по образцу 2026 г.).
[ ] Указаны: серия‚ номер‚ дата выдачи‚ орган выдачи‚ код подразделения нового паспорта.
[ ] При смене фамилии: прописана замена фамилии во всем тексте ТД.
[ ] Подписано уполномоченным лицом работодателя и работником.
[ ] Один экземпляр выдан работнику под роспись.
[ ] Внесены изменения в Личную карточку (ф. Т-2 / электронный аналог).
[ ] Обновлены данные в HR-системе (1С‚ SAP‚ «Мое дело» и др.).
[ ] Подача данных на изменение СНИЛС в СФР (если менялась фамилия).
[ ] Переданы данные в бухгалтерию для обновления зарплатного проекта/налогового учета.
[ ] (Для инострацев) Проверен статус: если получен паспорт РФ — уведомлен СФР о прекращении действия патента/разрешения‚ ТД становится бессрочным (если был срочным).

Оформление дополнительного соглашения при смене паспорта — это стандартная кадровая процедура‚ которая защищает и работодателя‚ и работника. Использование актуальных образцов 2026 года (из систем КонсультантПлюс‚ ГАРАНТ‚ Мое дело) и соблюдение простой алгоритмики (проверить оригинал -> составить соглашение -> подписать -> обновить учет) позволяет избежать штрафов при проверках и ошибок в расчете налогов/взносов. Не пренебрегайте этим документом‚ даже если закон не накладывает прямого запрета на продолжение работы без него — порядок в делах — залог спокойствия кадровика.

Данная статья подготовлена на основе информации из открытых правовых систем (КонсультантПлюс‚ ГАРАНТ‚ Мое дело) и профильных изданий (Кадровое дело) на . Образцы приведены для ознакомительных целей. Перед применением рекомендуется согласовать форму с юристом организации с учетом локальных нормативных актов.