Должностная инструкция секретаря отдела полиции — это локальный нормативный акт‚ который определяет функциональные обязанности‚ права‚ ответственность и требования к квалификации сотрудника‚ занимающего данную должность. Документ разрабатывается с учётом специфики деятельности органов внутренних дел и утверждается начальником отдела полиции.

Общие положения

Секретарь отдела полиции относится к категории технических исполнителей (федеральных государственных гражданских служащих либо работников‚ замещающих должности федеральной государственной гражданской службы в системе МВД России).

• На должность секретаря назначаеться лицо‚ имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы либо среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
• Назначение на должность и освобождение от неё производится приказом начальника отдела полиции (например‚ приказом начальника ОМВД России по г. * Иванова И.И.*).
• Секретарь подчиняется непосредственно начальнику отдела полиции и его заместителям.
• На время отсутствия секретаря (отпуск‚ болезнь‚ командировка) его обязанности исполняет лицо‚ назначенное приказом руководителя.

Что должен знать секретарь

В своей деятельности секретарь отдела полиции руководствуется и обязан знать:

1. Конституцию Российской Федерации‚ Федеральный закон «О полиции»‚ законодательство о государственной гражданской службе и о труде.
2. Постановления‚ распоряжения‚ приказы МВД России и вышестоящих органов‚ касающиеся деятельности отдела.
3. Положения и инструкции по ведению делопроизводства в органах внутренних дел.
4. Структуру отдела полиции и его подразделений (дежурная часть‚ следственный отдел‚ отдел дознания‚ участковые уполномоченные и др.);
5. Методы оформления и обработки документов‚ основы архивного дела.
6. Правила работы со служебной информацией ограниченного распространения и требования режима секретности.
7. Правила эксплуатации вычислительной техники‚ оргтехники и приёмно-переговорных устройств.
8. Основы этики‚ делового общения‚ правила внутреннего распорядка‚ охраны труда и противопожарной защиты.

Должностные обязанности

Секретарь отдела полиции выполняет следующие функции:

• Осуществляет организационно-техническое обеспечение деятельности начальника отдела полиции.
• Принимает поступающую корреспонденцию‚ регистрирует её и передаёт в соответствующие подразделения или конкретным исполнителям.
• Ведёт делопроизводство‚ выполняет операции с применением компьютерной техники для сбора‚ обработки и представления информации.
• Принимает документы и личные заявления граждан на подпись руководителя‚ организует приём граждан.
• Готовит документы и материалы‚ необходимые для работы руководства.
• Контролирует своевременное рассмотрение документов структурными подразделениями‚ обеспечивает качественное редактирование проектов приказов и распоряжений.
• Организует телефонные переговоры руководителя‚ фиксирует полученную информацию и доводит её до сведения начальника.
• Обеспечивает подготовку совещаний‚ ведёт протоколы‚ оформляет и рассылает решения.
• Формирует дела в соответствии с номенклатурой‚ обеспечивает их сохранность и передачу в архив.

Права секретаря

• Запрашивать и получать от подразделений информацию и документы‚ необходимые для выполнения своих обязанностей.
• Вносить предложения по совершенствованию работы‚ связанной с предусмотренными инструкцией обязанностями.
• Требовать от руководства обеспечения организационно-технических условий для исполнения обязанностей.
• Знакомиться с проектами решений руководства‚ касающимися его деятельности.

Ответственность

Секретарь отдела полиции несёт ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей — в пределах‚ установленных трудовым законодательством РФ.
2. За разглашение сведений‚ составляющих служебную тайну‚ — в соответствии с законодательством РФ.
3. За правонарушения‚ совершённые в процессе осуществления своей деятельности‚ — в пределах‚ установленных административным‚ уголовным и гражданским законодательством.
4. За причинение материального ущерба — в пределах‚ установленных трудовым законодательством.

Особенности работы секретаря именно в отделе полиции

В отличие от секретаря коммерческой организации‚ секретарь отдела полиции работает в условиях повышенных требований к конфиденциальности. Он может иметь доступ к материалам проверок‚ оперативной информации и персональным данным граждан‚ поэтому обязан строго соблюдать установленный режим защиты информации. Кроме того‚ секретарь часто является первым лицом‚ с которым контактируют граждане‚ обратившиеся в отдел полиции‚ поэтому от него требуются вежливость‚ стрессоустойчивость и знание процедур приёма заявлений и сообщений о происшествиях.

Грамотно составленная должностная инструкция секретаря отдела полиции позволяет чётко распределить функционал‚ обеспечить бесперебойное делопроизводство и эффективное взаимодействие руководства с подразделениями и гражданами. Документ утверждается начальником отдела (например‚ начальником ОМВД России по г. * Петровым П.П.)‚ подписывается работником под роспись и хранится в отделе кадров по адресу: г. ‚ ул. ‚ д. ‚ тел. +7 () —*.