Должностная инструкция секретаря судебного заседания — это ключевой нормативный документ, регламентирующий права, обязанности, ответственность и квалификационные требования к специалисту, обеспечивающему документальное оформление судебного процесса в областном суде; Данная статья представляет подробный анализ структуры и содержания типовой должностной инструкции, разработанной в соответствии с действующим законодательством РФ (ТК РФ, ФЗ «О судебной системе РФ», ФЗ «О статусе судей», Процессуальные кодексы).

Общие положения

Раздел «Общие положения» формирует правовую базу должности и определяет её место в организационной структуре суда.

• Категория работника: Секретарь судебного заседания относится к категории судебных служащих (ст. 18 ФЗ от № 116-ФЗ «О статусе судей в Российской Федерации»).
• Подчиненность: Непосредственно подчиняется председателю областного суда (или заместителю председателя, курирующему работу аппарата суда) и судье (председателю судебной коллегии) при непосредственном ведении дела.
• Назначение и освобождение: Назначается на должность и освобождается от неё председателем областного суда в порядке, установленном законодательством о судебных служащих.
• Нормативная база деятельности:
  • Конституция РФ;
  • Федеральные конституционные законы (ФКЗ «О судебной системе РФ», ФКЗ «Об арбитражных судах», ФКЗ «О судах общей юрисдикции»);
  • Процессуальные кодексы (ГПК РФ, АПК РФ, КАС РФ, УПК РФ, КоАП РФ);
  • Трудовой кодекс РФ;
  • ФЗ «О статусе судей в РФ», ФЗ «О судебных служащих»;
  • Постановления Пленума ВС РФ, акты Президиума ВС РФ, приказы Департамента судебного департамента (ДСД) при ВС РФ;
  • Локальные нормативные акты областного суда (Устав, Положение об аппарате, График работы).
• Квалификационные требования: Высшее юридическое образование. Наличие стажа работы по специальности (обычно не менее 1-3 лет) приветствуется. Знание офисного делопроизводства, судебного делопроизводства, основ информационной безопасности, навыки работы в АС «Правосудие» (ГАС «Правосудие», АС ГАС «Выбор присяжных»), скорость печати не менее 60-80 знаков в минуту.

Функциональные обязанности

Ядро инструкции составляют функциональные обязанности, разделенные на этапы судебного процесса.

Подготовительная стадия (до судебного заседания)

1. Формирование протокола судебного заседания (черновика): Заполнение реквизитов «шапки» протокола (название суда, состав суда, секретарь, дата, место, номер дела) на основании данных АС «Правосудие» и материалов дела.
2. Проверка явки участников: Осуществление вызова сторон, третьих лиц, прокуроров, защитников, экспертов, специалистов, переводчиков, свидетелей по списку, предоставленному судьей. Отметка в протоколе о явке/неявке, ознакомление с правами и обязанностями (ст. 166 ГПК РФ, ст. 157 АПК РФ и др.).
3. Оформление ходатайств и заявлений до заседания: Прием и регистрация письменных ходатайств, заявлений об отводе, письменных объяснений сторон, поступивших до начала заседания.
4. Техническая подготовка зала: Проверка работоспособности звукозаписывающего оборудования (ЗЗУ), видеоконференцсвязи (ВКС), проекторов, микрофонов. Обеспечение наличия бланков протоколов, печатных форм, канцелярии, текстов законов, Кодексов.
5. Работа с электронными делами: Проверка доступности материалов электронного дела в АС «Правосудие» для судьи и участников, подготовка к демонстрации доказательств на экранах.

Непосредственное ведение протокола на судебном заседании

Это основная и наиболее ответственная функция.

• Ведение протокола в режиме реального времени: Фиксация хода заседания в соответствии со ст. 167 ГПК РФ, ст. 159 АПК РФ, ст. 259 УПК РФ, ст. 28.4 КоАП РФ. Протокол ведется на русском языке (или языке республики) с использованием звукозаписи.
• Обязательные реквизиты протокола (ч. 2 ст. 167 ГПК РФ):
  • Место и дата составления (день, месяц, год, время начала и окончания);
  • Название суда;
  • Фамилия, имя, отчество секретаря, фамилия, имя, отчество судьи (судей);
  • Номер дела;
  • Суть иска (обвинения) или иное описание предмета разбирательства;
  • Фамилии, имена, отчества сторон, представителей, третьих лиц, прокуроров, экспертов, специалистов, переводчиков, свидетелей;
  • Сведения о явке/неявке лиц, участвующих в деле, об извещении их о времени и месте заседания;
  • Сведения о разъяснении участникам процесса их процессуальных прав и обязанностей;
  • Ходатайства и заявления участников, решения суда по ним;
  • Показания сторон, третьих лиц, свидетелей, заключения экспертов, заключения специалистов, объяснения обвиняемого (в УП);
  • Доказательства, исследованные судом;
  • Вопросы, поставленные судом перед экспертом/специалистом;
  • Решения суда, вынесенные в заседании (определения, приговоры в вводной и резолютивной частях);
  • Время окончания заседания;
  • Подписи судьи (судей) и секретаря.
• Обеспечение звукозаписи: Контроль за включением/выключением ЗЗУ, обозначение в протоколе моментов начала/прекращения записи, смена носителей (флеш-накопителей) по заполнении. Подписание протокола звукозаписи.
• Оформление процессуальных действий: Протоколирование допросов, очных ставок, осмотра вещдоков, ознакомления с доказательствами, объявления перерывов, удаления из зала, применения мер процессуального принуждения.
• Работа с ВКС: Осуществление соединения, идентификация удаленных участников, фиксация технических сбоев в протоколе.

Завершающая стадия (после судебного заседания)

1. Окончательное оформление протокола: Редактирование черновика, приведение в соответствие со звукозаписью (прослушивание спорных фрагментов), нумерация страниц, прошивка, скрепление печатью суда.
2. Сроки составления протокола: В гражданском и арбитражном процессе — в течение 3 дней после окончания заседания (ч. 4 ст. 167 ГПК РФ, ч. 4 ст. 159 АПК РФ). В уголовном — в течение 3 дней после окончания заседания (ч. 5 ст. 259 УПК РФ). В КоАП — в течение 2 дней (ч. 4 ст. 28.4 КоАП РФ). Примечание: для апелляционных/кассационных инстанций сроки могут отличаться (часто 3-5 дней).
3. Ознакомление с протоколом: Обеспечение права участников дела на ознакомление с протоколом и подачу замечаний (ст. 168 ГПК РФ, ст. 160 АПК РФ, ст. 259.1 УПК РФ). Регистрация замечаний, передача судье для рассмотрения.
4. Передача материалов в дело: Вкладывание протокола (и протокола звукозаписи) в судебное дело, отметка в журнале учета движений дела (АС «Правосудие»).
5. Исполнение поручений судьи: Направление судебных поручений, запросов, извещений, копий определений/постановлений в установленные сроки.

Деятельность по обеспечению судебного делопроизводства

• Ведение журналов учета судебных заседаний (электронных и бумажных).
• Контроль за сроками рассмотрения дел, информирование судьи о наступлении сроков.
• Подготовка справок, статистических отчетов (формы № 1-суд, № 2-суд и др.) для председателя суда/Департамента.
• Архивирование протоколов звукозаписи в соответствии с Положением об архиве суда.
• Соблюдение режима конфиденциальности (государственная тайна, тайна личной жизни, адвокатская тайна, налоговая тайна и др.).

Права секретаря судебного заседания

В соответствии со ст. 21 ФЗ «О судебных служащих» и ТК РФ, секретарь имеет право:

• Требовать от администрации суда создания условий для выполнения должностных обязанностей (техника, ПО, нормативная база, безопасность).
• Запрашивать у структурных подразделений суда (делопроизводство, канцелярия, баиллифы, ИТ-отдел) сведения и документы, необходимые для работы.
• Участвовать в разработке локальных нормативных актов суда, касающихся организации работы секретарей.
• На повышение квалификации (не реже 1 раза в 3 года) за счет бюджета судебной системы.
• На получение классного чина судебного служащего (младший, старший, высший) при наличии стажа и аттестации.
• На социальные гарантии и льготы, установленные ФЗ «О статусе судей» и ФЗ «О судебных служащих» (доп. отпуск за стаж, мед. страхование, жилье для нуждающихся и т.д.).
• Обращаться в Высшую квалификационную коллегию (ВКК) или Квалификационную коллегию субъекта РФ по вопросам присвоения классного чина.

Ответственность

Секретарь судебного заседания несет ответственность за ненадлежащее исполнение или неисполнение должностных обязанностей, определенных настоящей инструкцией, в пределах, установленных:

1. Дисциплинарная ответственность (ст; 192 ТК РФ, ст. 25 ФЗ «О судебных служащих»): замечание, выговор, предупреждение о неполном служебном соответствии, увольнение. Основания: опоздания, пропуски, ошибки в протоколе, нарушение сроков составления, разглашение тайны заседания, невыполнение поручений судьи.
2. Материальная ответственность (гл. 39 ТК РФ): за прямой действительный ущерб, причиненный суду (порча оборудования, утеря документов, несанкционированное копирование баз данных).
3. Административная ответственность (КоАП РФ): например, ст. 17.7 (неисполнение решения суда), ст. 13.14 (нарушение порядка рассмотрения дела) — в редких случаях по вине секретаря.
4. Уголовная ответственность (УК РФ): ст. 292 (подделка документов), ст. 293 (неукоснительность), ст. 285 (злоупотребление служебным положением), ст. 183 (разглашение тайны), ст. 303 (подделка доказательств — при соучастии).

Важно: Ошибки в протоколе, приведшие к отмене судебного акта вышестоящей инстанцией, являются грубым нарушением служебной дисциплины и основанием для применения строгих дисциплинарных взысканий вплоть до увольнения по п. «г» ч. 6 ст. 81 ТК РФ (грубое нарушение трудовых обязанностей).

Квалификационные требования и порядок аттестации

Особенности работы в областном суде (инстанционные нюансы)

Областной суд рассматривает дела в составе первой, апелляционной и кассационной инстанций. Инструкция должна отражать специфику каждой:

• Первая инстанция (коллегия по уголовным/гражданским делам): Полный процесс доказывания, допросы свидетелей, экспертов, очные ставки. Максимальная нагрузка на секретаря (протоколы объемом 50-200+ стр.). Необходимость работы с присяжными (если коллегия с присяжными), оформление протокола выбора присяжных, опроса присяжных, вопросов к ним.
• Апелляционная инстанция: Рассмотрение дела по существу (в ГПК/АПК) или в ограниченных пределах (в УПК/КоАП). Сроки составления протокола жесткие (3 дня). Высокая требовательность к точности фиксации доводов апелляции и ответов сторон.
• Кассационная инстанция: Рассмотрение по письменным материалам (преимущественно) или с вызовом лиц. Протоколы лаконичны, фиксируют только ход рассмотрения, доклады, мнения сторон, резолютивную часть. Важность точной фиксации правовых позиций.
• Работа с ВКС: В областных судах широко практикуется рассмотрение дел с участием осужденных/подсудимых из СИЗО/ИК через ВКС. Секретарь должен владеть протоколом ВКС (идентификация, фиксация сбоев).

Организация рабочего времени и режима труда

• Режим работы: Устанавливается Положением об аппарате суда. Обычно 5-дневная рабочая неделя (пн-пт), 8 часов (с 09:00 до 18:00 с перерывом 1 час).
• Ненормированный рабочий день: Часто применяется к секретарям (ч. 3 ст. 101 ТК РФ) из-за необходимости задержки после заседаний для оформления протоколов, участия в выездных заседаниях. Дает право на доп. отпуск (не менее 3 календарных дней).
• Выездные заседания: Командировочный характер. Оформление служебной записки, командировочного удостоверения, суточных, проезда. Работа в нестандартных условиях (администрации, школы, колонии).
• Отпуска: Основной — 30 календарных дней (судебные служащие). Дополнительный за стаж (3, 6, 9 дней), за ненормированный день, за вредность/опасность (если установлено СОУТ).

Безопасность информации и режим доступа

Секретарь работает с информацией, составляющей:

• Государственную тайну (дела со грифом «Совершенно секретно», «Секретно», допуск по форме).
• Судебную тайну (данные о личной жизни, медицинской тайне, несовершеннолетних, усыновлении — закрытые заседания).
• Персональные данные (ФИО, адреса , телефоны , паспортные данные , ИНН участников процесса).

Требования инструкции по ИБ:

1. Работа только на сертифицированных АРМ с установленными СЗИ (средствами защиты информации).
2. Запрет на использование личных носителей, фото/видеосъемку экранов, передачу данных по открытым каналам.
3. Хранение носителей звукозаписи в сейфе/металлическом шкафу с ограниченным доступом.
4. Уничтожение черновиков протоколов, рабочих записок в шредере (кутежка) по окончании дня/работы с делом.
5. Ежегодное обучение по ИБ и защите ГТ/персональных данных.

Взаимодействие со структурными подразделениями

• С судьей (председателем коллегии): Оперативное получение поручений, согласование текста протокола, уточнение решений.
• С помощником судьи: Получение списков участников, ходатайств, проектов решений, материалов дела для подготовки заседания.
• С делопроизводством (канцелярией): Получение/возврат дел, регистрация исходящей корреспонденции (определений, запросов), получение бланков строгой отчетности.
• С судебными приставами (баиллифами зала): Обеспечение порядка, вызов участников, привод подсудимых/ответчиков, оформление протоколов об административных правонарушениях (ст. 17.3, 17.4 КоАП РФ) прямо в зале.
• С ИТ-отделом (ОИВТ): Обеспечение работоспособности АС «Правосудие», ЗЗУ, ВКС, принтеров, сканеров. Срочный вызов при сбоях во время заседания.
• С архивом суда: Сдача протоколов звукозаписи, старых дел на хранение по инвентарям.

Типовые ошибки и рекомендации по их предотвращению

1. Расхождения протокола со звукозаписью. Рекомендация: Обязательное прослушивание звукозаписи перед подписанием итогового протокола, использование тайм-кодов в черновике.
2. Пропуск обязательных реквизитов (ст. 167 ГПК РФ и др.). Рекомендация: Использование чек-листа (контрольного списка) при финальной проверке.
3. Несвоевременное составление протокола (просрочка 3-х дневного срока). Рекомендация: Ведение протокола «в чистую» или минимально редактируемого черновика уже во время заседания, планирование времени после заседания.
4. Ошибки в фамилиях, названиях организаций, номерах дел. Рекомендация: Проверка по материалам дела и АС «Правосудие» до печати. Копирование из системы, а не ручной ввод.
5. Нарушение процедуры ознакомления с протоколом. Рекомендация: Строгое соблюдение ст. 168 ГПК РФ: направление уведомлений заказными почтовыми отправлениями/через ГАС «Правосудие» (личный кабинет), фиксация даты вручения/направления.

Должностная инструкция секретаря судебного заседания областного суда — это не просто формальный документ для кадра, а рабочий инструмент, определяющий качество судебной документации и, как следствие, законность и обоснованность судебных актов. Грамотно составленная инструкция, учитывающая специфику работы всех коллегий суда (уголовной, гражданской, административной, апелляционной, кассационной), требования к электронному документообороту (АС «Правосудие») и режиму конфиденциальности, является залогом эффективной работы секретаря и защиты суда от процессуальных ошибок.

При утверждении инструкции председателем суда (Приказ № * от .. г.) необходимо обеспечить ее ознакомление под роспись всеми секретарями судебных заседаний аппарата суда. Регулярный мониторинг изменений в процессуальном законодательстве и актах ВС РФ (Постановления Пленума, Обзоры судебной практики) и своевременное внесение соответствующих изменений в инструкцию, залог ее актуальности.

Данная статья носит обобщающий информационный характер. Текст конкретной должностной инструкции утверждается локальным нормативным актом конкретного областного суда и может содержать дополнительные положения, не противоречащие федеральному законодательству.