Использование факсимильного воспроизведения подписи (факсимиле) в деловом обороте — распространенная практика, позволяющая ускорить документооборот. Однако законодатель устанавливает строгие требования к порядку ее применения. Главное правило закреплено в п. 2 ст. 160 ГК РФ: использование факсимиле допускается только при взаимном соглашении сторон. Ниже подробно разберем, как правильно составить соглашение, на какие документы его распространить и какие риски учесть в 2026 году.
Правовая природа документа: соглашение или условие в договоре?
Согласно судебной практике и разъяснениям экспертов (в т.ч. материалов системы «КонсультантПлюс» за 2023–2025 гг.), оформить согласие на использование факсимиле можно двумя способами:
- Отдельное соглашение (дополнительное соглашение) — подписывается параллельно с основным договором или в процессе работы.
- Условие в теле основного договора, включается как отдельный пункт или приложение.
Важно: Юридической силы отдельный документ и пункт в договоре обладают одинаковую. Выбор формы зависит от удобства сторон. Часто предпочтительнее выносить правила в отдельное «Положение об использовании факсимиле» или «Соглашение об использовании факсимильного воспроизведения подписей», чтобы не перегружать основной контракт и иметь возможность обновлять перечни документов/лиц без переподписания всего договора.
Обязательные реквизиты соглашения (Чек-лист)
Чтобы соглашение призналось судом действительным, в нем обязательно должны быть прописаны:
- Полные реквизиты сторон (наименование, ИНН/КПП, ОГРН, адрес, ФИО представителей, действующих на основании Устава или Доверенности № *).
- Перечень документов, на которые разрешено ставить факсимиле (договоры, счета, акты, накладные, письма и т.д.). Общие формулировки («все документы») суды часто признают недостаточными.
- Перечень лиц, чьи подписи воспроизводятся (ФИО, должность, основание полномочий).
- Образец факсимиле (отпечаток печати/подписи) — вкладывается как приложение.
- Порядок хранения и ответственного лица за клише (кто имеет доступ, где хранится под замком).
- Срок действия и порядок отзыва согласия.
- Подписи сторон и печати (если имеются).
Образец структуры Соглашения об использовании факсимиле (2026)
Ниже приведен типовой образец структуры документа. Конфиденциальные данные (ФИО, номера доверенностей, адреса) частично замаскированы.
г. * «___» __________ 202_ г.
ООО «Наименование Поставщика» (ИНН /КПП ), в лице Генерального директора Иванова И.И.*, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем «Поставщик», с одной стороны, и
ООО «Наименование Покупателя» (ИНН /КПП ), в лице Генерального директора Петрова П.П.*, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем «Покупатель», совместно именуемые «Стороны», заключили настоящее Соглашение о нижеследующем:
ПРЕДМЕТ СОГЛАШЕНИЯ
Стороны подтверждают свое согласие на использование факсимильного воспроизведения собственноручных подписей уполномоченных лиц при подписании документов, указанных в п. 2.1 настоящего Соглашения, в рамках исполнения обязательств по Договору № * от «___» ________ 202_ г. (далее — Договор).
ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ И ЛИЦ
Факсимильная подпись может ставиться на следующих документах:
- Счета на оплату;
- Универсальные передаточные документы (УПД);
- Акты приема-передачи выполненных работ/услуг;
- Товарные накладные (ТОРГ-12);
- Доп. соглашения/спецификации к Договору № * (за исключением соглашений об изменении реквизитов сторон, срока действия договора, цены и порядка расчетов — требуют «живой» подписи);
- Письма информационного характера (претензии, уведомления — только при дублировании почтой/ЭДО).
Перечень лиц, чьи подписи воспроизводятся факсимиле:
| Сторона | Должность | ФИО | Основание (Доверенность/Устав) |
|---|---|---|---|
| Поставщик | Генеральный директор | Иванов И.И. | Устав / Доверенность № от |
| Поставщик | Финансовый директор | Сидоров С.С. | Доверенность № от |
| Покупатель | Генеральный директор | Петров П;П. | Устав |
| Покупатель | Начальник отдела закупок | Смирнов А.А. | Доверенность № от |
ОБРАЗЦЫ ФАКСИМИЛЕ
Образцы отпечатков факсимиле сторон прилагаются к настоящему Соглашению в Приложении № 1 (Поставщик) и Приложении № 2 (Покупатель) и являются его неотъемлемой частью.
Каждая Сторона самостоятельно изготавливает, хранит и несет ответственность за сохранность своего клише (матрицы) для факсимиле.
ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ
Клише факсимиле хранится у ответственного лица (менеджера/бухгалтера) в запертом сейфе/шкафу.
Доступ к клише имеют только лица, указанные в п. 2.2, и ответственное лицо по хранению, Козлова К.К. (Поставщик), Волков В.В. (Покупатель).
Запрещается передача клише третьим лицам, а также использование факсимиле на документах, не указанных в п. 2.1.
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН
Документы, подписанные факсимиле в соответствии с настоящим Соглашением, признаются равносильными документам, подписанным собственноручно.
Сторона, чье клише было использовано ненадлежаще (без воли уполномоченного лица), несет риск недобросовестного использования, если не докажет, что документ подделан или клише было украдено/скопировано без ее вины.
В случае утери, кражи или повреждения клише Сторона обязана уведомить другую Сторону в течение 1 (одного) рабочего дня письменно (курьером/ЭДО/почтой) и изготовить новое клише с уведомлением о новом образце.
СРОК ДЕЙСТВИЯ И ПОРЯДОК ИЗМЕНЕНИЙ
Соглашение вступает в силу с момента подписания и действует до полного исполнения обязательств по Договору № *.
Изменения (добавление лиц, документов, смена образца) оформляются Дополнительным соглашением в письменной форме.
Любая Сторона вправе в одностороннем порядке отказаться от использования факсимиле, уведомив другую Сторону за 10 (десять) календарных дней до вступления отказа в силу.
ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Настоящее Соглашение составлено в 2 (двух) экземплярах с одинаковой юридической силой, по одному для каждой Стороны.
Адреса и реквизиты сторон для направления уведомлений:
Поставщик: ООО «Наименование», г. , ул. , д. , тел. , e-mail:
Покупатель: ООО «Наименование», г. , пр. *, д. , тел. , e-mail:
ПОДПИСИ СТОРОН
ПОСТАВЩИК ПОКУПАТЕЛЬ
____________ /Иванов И.И./ ____________ /Петров П.П.*/
М.П. М.П.
На какие документы МОЖНО и НЕЛЬЗЯ ставить факсимиле в 2026 году
Это критический момент. Ошибка здесь ведет к признанию документа недействительным и налоговым рискам (отказ в вычете НДС, признании расходов недокументированными).
✅ Допустимо (при наличии соглашения):
- Взаиморасчетные документы: счета, УПД, акты, накладные (ТОРГ-12, ТОРГ-13).
- Внутренние документы организации: приказы (кроме кадровых), распоряжения, служебные записки, ведомости.
- Договоры гражданско-правового характера (ГПХ), дополнительные соглашения, спецификации — только если это прямо прописано в соглашении.
- Письма коммерческого характера (коммерческие предложения, уведомления о смене реквизитов).
❌ Запрещено / Высокий риск (даже при наличии соглашения):
- Кадровые документы: трудовые договоры, приказы о приеме/увольнении/отпусках, личные карточки (Т-2), заявления сотрудников. (См. ст. 65, 68 ТК РФ — требуется собственноручная подпись работодателя и работника).
- Документы для госорганов: налоговые декларации, отчетность в ФНС, ПФР/СФР, ФСС, реестры для банка (платежные поручения — требуют ЭЦП или живую подпись + печать), таможенные декларации.
- Строгая отчетность (БСО): квитанции, билеты, талоны.
- Векселя и чеки: ценные бумаги требуют собственноручной подписи (ФЗ «О векселе и простых векселях»).
- Документы, нотариально удостоверяемые или подлежащие государственной регистрации (договоры купли-продажи недвижимости, залог и т.д.).
- Первичные документы, подтверждающие расходы для налогового учета (если проверяющий инспектор сочтет, что факсимиле не гарантирует подлинность воли подписанта — риск ст. 252 НК РФ).
Экспертное мнение (основано на практике 2024-2025 гг.): «В соглашении следует указать реквизиты сторон и документы, которые стороны вправе подписывать факсимильной подписью. В отличие от договорных отношений с контрагентом использовать факсимиле в документах, которые представляете госоргану, в большинстве случаев недопустимо». — Материалы системы «Юрист» / «КонсультантПлюс», 2025.
Внутренний документ: Положение об использовании факсимиле
Помимо внешнего соглашения с контрагентом, организация обязана иметь внутренний локальный нормативный акт — Положение об использовании факсимильного воспроизведения подписи в организации. Его отсутствие является грубым нарушением внутреннего контроля и основанием для отказа в доверии к документам со стороны налоговой или контрагентов.
Структура Положения:
- Общие положения (цели, нормативная база: ст. 160 ГК РФ).
- Порядок изготовления клише (кто заказывает, где, защита от подделки).
- Журнал учета клише (инвентарный номер, дата изготовления, лицо, принявшее на хранение).
- Порядок выдачи клише под роспись (журнал выдачи/возврата).
- Ответственные лица (ФИО, должности) и их полные материальные ответственность (договор о ФМО).
- Порядок действий при утере/краже/порче клише (акт, уведомление полиции, уведомление контрагентов, изготовление нового).
- Порядок уничтожения клише при увольнении лица или истечении сроков (акт уничтожения комиссией).
Риски и судебная практика: как защититься
Суды (Арбитражные суды различных округов, 2023–2025 гг.) по спорам о факсимиле выделяют ключевые позиции:
- Отсутствие соглашения = недействительность документа. Если в договоре нет пункта о факсимиле и не подписано отдельное соглашение — документ, подписанный факсимиле, не имеет юридических последствий (как не подписанный вовсе).
- Выход за пределы соглашения. Если факсимиле поставлено на документе, не указанном в перечне (п. 2.1 образца выше), такой документ может быть признан недействительным по требованию заинтересованной стороны.
- Подделка/Несанкционированное использование. Если одна сторона доказывает, что факсимиле поставлено лицом, не уполномоченным на это (или похищенным клише), документ оспаривается. Совет: Вводите двухфакторный контроль: факсимиле + ЭЦП ответственного лица в ЭДО / факсимиле + «живая» подпись второго уполномоченного лица на важных документах.
- Налоговые риски. ФНС может не принять УПД/Акт с факсимиле как подтверждение расхода, если нет соглашения или оно составлено с нарушениями (общий перечень документов, нет образца отпечатка).
Чек-лист перед подписанием (Резюме)
| Проверка | Да/Нет | Комментарий |
|---|---|---|
| Есть ли пункт в договоре ИЛИ отдельное Соглашение? | Обязательно по ст. 160 ГК РФ | |
| Перечислены ли КОНКРЕТНЫЕ виды документов? | Не «все документы», а список | |
| Указаны ли ФИО и должности лиц? | Ссылка на доверенность/Устав | |
| Приложены ли образцы отпечатков (Приложения)? | Подписаны сторонами на каждом листе приложения | |
| Есть ли внутреннее Положение в организации? | Утверждено приказом директора | |
| Заключены ли договоры о ФМО с ответственными? | Для лиц, хранящих клише | |
| Исключены ли кадровые/гос/вексельные документы? | В перечне разрешенных их быть не должно | |
| Прописаан ли порядок отзыва/смены клише? | Сроки уведомления (рекомендуется 5-10 дней) |
Грамотное оформление использования факсимиле в 2026 году — это не просто «подписать бумажку», а комплекс мер: внешнее соглашение с контрагентом + внутреннее Положение + строгий режим хранения клише + исключение запрещенных категорий документов. Используйте приведенный выше образец как базу, адаптируйте под специфику вашего бизнеса (ЭДО, 1С, специфику отрасли) и обязательно согласуйте с юристом и главбухом перед подписанием.
Дата актуализации статьи: . Информация основана на ГК РФ, ТК РФ, НК РФ, судебной практике и консультациях систем «КонсультантПлюс», «Гарант», «Юрист» за 2023–2025 гг.