Оформление увольнения сотрудника в системе СБИС (Saby) — важный этап кадрового учета. От правильного указания причины увольнения зависят корректность записи в трудовой книжке, отчетность в СФР (форма ЕФС-1) и внутренняя аналитика компании. В этой статье разберем, какие причины указывать, как настроить справочник причин и как заполнить код причины в отчетности.

Официальная и фактическая причины увольнения

В СБИС предусмотрено указание двух видов причин увольнения:

• Официальная причина — формулировка в соответствии со статьей Трудового кодекса РФ. Именно она попадает в заявление, приказ об увольнении и трудовую книжку сотрудника.
• Фактическая причина, реальная причина ухода сотрудника. Она нигде официально не фиксируется, а отображается только во внутренних отчетах организации.

Зачем это нужно? Причины, которые кадровик указывает в трудовой книжке, не всегда соответствуют действительности. Например, официально сотрудник уволен «по собственному желанию», хотя фактически ушел из-за конфликта с руководителем или из-за низкой зарплаты. Чтобы руководство знало настоящие причины текучести кадров и могло вовремя реагировать, в СБИС ведется справочник фактических причин.

Какие официальные причины указывать (по ТК РФ)

При оформлении увольнения выбирается основание согласно Трудовому кодексу. Наиболее распространенные варианты:

1. По собственному желанию, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. Самая частая причина: сотрудник сам подал заявление.
2. По соглашению сторон — п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. Работник и работодатель договорились о расторжении договора.
3. В связи с истечением срока трудового договора — п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
4. По инициативе работодателя — ст. 81 ТК РФ (сокращение штата, несоответствие должности, неоднократное неисполнение обязанностей, прогул и т.д.).
5. Перевод к другому работодателю, п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
6. По обстоятельствам, не зависящим от воли сторон — ст. 83 ТК РФ (призыв в армию, медицинские противопоказания и др.).

Как настроить справочник причин увольнения в СБИС

Чтобы кадровик мог указывать официальную и фактическую причины, справочник нужно предварительно настроить:

1. Перейдите в раздел кадровых документов:
   • в разделе «Сотрудники» — «Кадровые док-ты»;
   • либо «Документы»;
   • либо «Сотрудники/Кадровый учет» на вкладку «Документы».
2. В блоке «Увольнение» перейдите в «Причины».
3. Нажмите кнопку добавления и выберите, например, «По собственному желанию».
4. Выберите основание увольнения согласно Трудовому кодексу.
5. Укажите фактическую причину увольнения сотрудника (например: «конфликт с руководителем», «не устроила зарплата», «переезд», «нашел другую работу») и сохраните.

После настройки при оформлении увольнения кадровик сможет указать обе причины: официальная попадет в заявление и трудовую книжку, а фактическая — только во внутренние отчеты.

Где руководитель видит фактические причины

Фактические причины увольнений отображаются в аналитических отчетах СБИС:

• «Текучесть кадров», позволяет оценить динамику увольнений и их реальные причины;
• «Уволено», список уволенных сотрудников с указанием причин.

Это помогает руководству выявлять проблемные зоны: например, если большинство сотрудников уходит из-за конфликтов с конкретным руководителем или из-за уровня оплаты труда.

Как указать код причины увольнения в ЕФС-1

При увольнении сотрудника работодатель обязан подать в Социальный фонд России отчет ЕФС-1 «Сведения о трудовой деятельности» (подраздел 1.1) не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. В отчете указывается код причины увольнения:

1. В форме ЕФС-1 «Сведения о трудовой деятельности» выберите сотрудника и откройте мероприятие «Увольнение».
2. В строке «Код причины» нажмите кнопку выбора.
3. В открывшемся справочнике выберите нужный код. После выбора система автоматически заполнит реквизиты нормативного документа (наименование статьи и пункта ТК РФ).

Коды причин увольнения соответствуют классификатору СФР и привязаны к конкретным статьям ТК РФ, поэтому важно выбирать код, соответствующий официальному основанию увольнения.

Практические рекомендации

• Всегда проверяйте, что официальная формулировка в приказе, трудовой книжке и ЕФС-1 полностью совпадает — расхождения могут вызвать вопросы при проверках.
• Фактическую причину формулируйте нейтрально и корректно — эти данные видны руководству в отчетах.
• Настройте справочник причин заранее, чтобы кадровик не вводил формулировки вручную при каждом увольнении.
• Не забывайте про сроки сдачи ЕФС-1 при увольнении — не позднее следующего рабочего дня после приказа.

В СБИС причина увольнения указывается в двух плоскостях: официальная (по ТК РФ — для трудовой книжки, приказа и отчета ЕФС-1) и фактическая (для внутренней аналитики). Правильная настройка справочника причин и внимательное заполнение кода причины в ЕФС-1 помогут избежать ошибок в кадровом учете и штрафов со стороны СФР, а руководству, получать достоверную картину текучести кадров в компании.