Ведение воинского учета — это прямая законная обязанность каждой организации и индивидуального предпринимателя (ИП), нанимающих граждан, подлежащих воинскому учету․ В 2026 году, на фоне вступления в силу поправок о Едином реестре воинского учета, электронных повестках и ужесточении ответственности, хаотичный подход к кадровику становится недопустимым․ Штрафы за нарушения выросли, а проверки со стороны военкоматов и прокуратуры стали системными․

Ниже представлен подробный структурированный чек-лист, охватывающий все этапы: от организации процесса внутри компании до сдачи отчетности и подготовки к проверкам․

I․ Организационное оформление воинского учета (Фундамент)

Без выполнения этих пунктов любая дальнейшая работа будет считаться неорганизованной, что являеться грубым нарушением ст․ 10 ФЗ № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»․

Приказы о назначении ответственных лиц

• Главный приказ: Издан приказ (распоряжение) о назначении работника по воинскому учету (или нескольких, в зависимости от численности штата)․
• Замещение: Обязательно назначены лица, замещающие ответственного работника на период отпуска, болезни, командировки (п․ 12 Постановления № 719)․
• Комиссия (при необходимости): В крупных организациях создаеться комиссия по воинскому учету, утверждается ее состав и положение․

Должностные инструкции

• Утверждены должностные инструкции работников по воинскому учету․
• В инструкциях закреплены: должностные обязанности, права, ответственность и порядок взаимодействия с военкоматом․
• Инструкции подписаны ответственными лицами под роспись․

План работы на год

• Утвержден План работы по ведению воинского учета и бронированию ГПЗ на текущий год․
• План согласован с военным комиссариатом (по требованию)․
• В плане отражены сроки: сдачи отчетности, проведения верстки карточек, информирования сотрудников, подготовки к призывным кампаниям (весенней/осенней)․

Взаимодействие с военкоматом

• Определен прикрепленный военный комиссариат (по месту нахождения организации/филиала)․
• Есть актуальные контакты: ФИО военкома/начальника отдела, адрес (), телефон (), email (*)․
• Организован канал защищенной связи/ЭДО для обмена данными с Реестром ВУ (с 2026 г․ — приоритетный способ)․

II․ Учетная документация: формы и заполнение

С 2026 года акцент смещается на электронный вид, однако бумажный архив (при его ведении) должен быть в идеальном порядке для ретроспективных проверок․

Карточка учета организации (Форма № 18)

• Заведена Карточка учета организации (форма № 18) при постановке организации на учет в военкомате․
• Данные актуализированы: наименование, адрес (), ОГРН/ИНН, ФИО руководителя, ФИО ответственного по ВУ, телефон (), email, вид деятельности, численность сотрудников (общая / мужчины / военнообязанные / призывники / женщины с ВУС)․
• При изменении реквизитов — направлено уведомление в военкомат в 5-дневный срок (форма № 18 с пометкой об изменении)․

Карточки граждан (Форма № 10)

• Заведены личные карточки граждан (форма № 10) на каждого военнообязанного и призывника из числа сотрудников (в т․ч․ совместителей, удаленников, сезонников)․
• Женщины с ВУС: Отдельно заведены карточки на женщин, имеющих военную учетную специальность (врачи, медсестры, операторы связи и др․)․
• Заполнение: Все графы заполнены полностью, четко, без исправлений (или исправления заверены)․ Фото приклеено (если ведется бумажно)․
• Актуализация: Данные обновляются при каждом изменении (смена адреса регистрации, получение нового звания/ВУС, изменение состояния здоровья, получение/продление ВИД/РВП для инострацев — если подлежат учету)․

Справочная информация и нормативная база

• Есть папка «Справочная информация по военкомату» с актуальными документами:
  • Постановление Правительства РФ от № 719 (Методические рекомендации)․
  • Приказ Генштаба ВС РФ от № 490 (Инструкция по ведению ВУ)․
  • Актуальные Приказы Минобороны о формах бланков (№ 18, № 10, № 6, № 7, № 9 и др․)․
  • ФЗ-53, ФЗ-31, ФЗ-113 (в редакции на 2026 г․)․

III․ Операционная работа с персоналом (Ежедневные процессы)

Прием на работу

1. Запросить у кандидата военный билет / удостоверение призывника / временное свидетельство / справку о снятии с воинского учета (оригинал для сверки)․
2. Проверить: состоит ли гражданин на воинском учете по месту жительства/пребывания (отметка в документе)․
3. Если НЕ на учете: Направить в военкомат по месту регистрации для первоначальной постановки на учет (в 2-х дневный срок с момента приема)․ Составить отчет/акт о направлении․
4. Если НА учете: Заполнить/обновить Карточку № 10․ Внести сведения в Реестр ВУ (через ЭДО/личный кабинет работодателя)․
5. Информировать сотрудника об обязанностях по воинскому учету (под роспись в инструкции или отдельном акте)․

В течение трудового договора (Актуализация данных)

• Смена паспортных данных / ФИО: Внести изменения в Карточку № 10, направить сведения в военкомат (Листок об изменениях — форма № 6 / через Реестр ВУ) в течение 5 дней․
• Смена адреса регистрации (места жительства/пребывания): Сотрудник обязан уведомить работодателя․ Работодатель вносит изменения в Карточку № 10 и направляет сведения в военкомат (форма № 6 / Реестр ВУ) в течение 5 дней․
• Получение/изменение ВУС, звания, категории годности: Сотрудник предъявляет военный билет с новой отметкой․ Работодатель обновляет Карточку № 10 и направляет сведения (форма № 6 / Реестр ВУ)․
• Прохождение ВЛЭ / лечение: Обеспечить явку сотрудника по повестке․ Сохранить место работы, выплатить разницу в зарплате (если применимо к ГПЗ/мобилизации)․

Увольнение / Отчисление / Исключение из штата

1. Заполнить в Карточке № 10 графу «Основание для исключения из учета» (увольнение, смерть, переезд и т․д․)․
2. Направить в военкомат Листок об исключении с воинского учета (форма № 7) или сведения через Реестр ВУ в течение 5 дней․
3. Вернуть военный билет / удостоверение призывника сотруднику (с отметкой о снятии с учета в данной организации, если требуется)․
4. Сохранить Карточку № 10 в архиве организации (срок хранения — 50 лет или до передачи в архив)․

Информирование сотрудников о повестках и мероприятиях

• Организован процесс вручения повесток/уведомлений под роспись (лично под роспись или через ЭДО/Госуслуги с подтверждением получения)․
• Ведется Журнал учета вручения повесток/уведомлений (форма не устанавлена строго, но обязательна для фиксации факта и срока вручения)․
• Срок вручения — не позднее суток с момента получения от военкомата (для электронных — немедленно)․
• Контроль явки: при неявке сотрудника без уважительной причины — уведомление военкомата (форма № 9 / через Реестр ВУ)․

IV․ Отчетность в военкомат: состав и сроки 2026 года

Главное изменение 2026 года — обязательная электронная отчетность через Единый реестр воинского учета (личный кабинет работодателя на Госуслугах / Контур․Экстерн / СБИС и др․)․ Бумажная сдача сохраняется только как резерв или по требованию конкретного военкомата․

Важно: С 2026 года штрафы за несдачу или несвоевременную сдачу отчетности в электронном виде применяются автоматически на основании данных Реестра ВУ․ Проверьте настройки интеграции вашей HR-системы/ЭДО с Реестром․

V․ Бронирование граждан, пребывающих в запасе (ГПЗ)

Если организация входит в перечень критических объектов или имеет статус, дающий право на бронирование:

• Утвержден перечень должностей/специальностей для бронирования (согласован с профильным министерством/военкоматом)․
• Поданы заявления на бронирование конкретных сотрудников в установленные сроки (через Реестр ВУ)․
• Проводится учет бронированных: отдельный журнал/реестр, контроль сохранения условий бронирования (должность, зарплата, отсутствие оснований для снятия)․
• Своевременно подаются заявления о снятии с бронирования при увольнении, переводе на небронируемую должность, лишении прав и т․д․

VI․ Подготовка к проверке военкоматом / Прокуратурой

Проверки в 2026 году проходят планово и внепланово (по сигналам из Реестра ВУ)․ Используйте этот чек-лист для внутренней аудита («блиц-проверки») за неделю до визита инспектора․

Чек-лист самопроверки (Express-audit)

1. [ ] Приказы: Есть приказ о назначении ответственного? Есть приказ о замещении? Не просрочены ли сроки действия приказом лиц?
2. [ ] Инструкции: Подписаны ли инструкции ответственным лицом под роспись? Соответствуют ли они актуальному законодательству?
3. [ ] План: Утвержден план на текущий год? Выполнены ли пункты за прошедшие кварталы?
4. [ ] Форма № 18: Заведена? Данные актуальны (руководитель, ответственный, штатная численность)? Изменения направлялись в военкомат?
5. [ ] Карточки № 10: Есть ли на каждого военнообязанного/призывника/женщину с ВУС? Включая совместителей и удаленников?
6. [ ] Актуальность карточек: Проверьте выборку 10-20% карточек: совпадают ли данные с военным билетом/паспортом (адрес регистрации, ВУС, звание, категория годности, дата ВЛЭ)?
7. [ ] Журнал вручения повесток: Ведется? Все ли повестки вручены в срок? Есть ли росписи сотрудников (или ЭП/подтверждение Госуслуг)?
8. [ ] Отчетность (Реестр ВУ): Все ли события (прием, увольнение, изменения) за последние 3 месяца отражены в Реестре? Есть ли квитанции/статусы «Принято»?
9. [ ] Информирование: Есть ли росписи сотрудников об ознакомлении с обязанностями по ВУ?
10. [ ] Архив: Карточки уволенных сотрудников сохранены, оформлены (графа исключения заполнена), направлены листоки № 7?
11. [ ] Бронирование: Актуален ли перечень бронируемых? Нет ли «мертвых душ» в списках?

VII․ Типовые ошибки и штрафы (КоАП РФ ст․ 21․5, 21․6, 21․7)

Знание «граблей» экономит бюджет компании и нервы кадровика․

• Отсутствие приказа о назначении ответственного: Штраф на юрлицо 10 000 – 50 000 руб․ (ст․ 21․5 КоАП), на должностное лицо — 1 000 – 5 000 руб․
• Неведение учета (нет карточек № 10, нет формы № 18): Штраф на юрлицо 50 000 – 100 000 руб․ (ст․ 21․5 КоАП)․ За повторное — до 500 000 руб․ или приостановка деятельности на 90 дней․
• Несвоевременное уведомление военкомата об изменениях (5-дневный срок): Штраф на юрлицо 10 000 – 20 000 руб․ за каждое нарушение (ст․ 21․6 КоАП)․
• Невручение повестки / уведомления: Штраф на юрлицо 10 000 – 20 000 руб․ за каждого сотрудника (ст․ 21․7 КоАП)․
• Несдача отчетности в Реестр ВУ / сдача с ошибками: Штрафы аналогичны несвоевременному уведомлению, накапливаются за каждую единицу несоответствия․
• Препятствование призыву / бронированию не по основанию: Уголовная ответственность (ст․ 337 УК РФ) для должностных лиц․

VIII․ Цифровизация 2026: Работа с Единым реестром воинского учета

Переход на «цифру» — не опция, а жесткое требование․

1. Регистрация ЛК работодателя: Получите доступ к Личному кабинету работодателя на портале Госуслуг (или через оператора ЭДО) для взаимодействия с Реестром ВУ․ У руководителя/уполномоченного должна быть усиленная КЭП․
2. Интеграция HR-системы: Настройте выгрузку событий (прием, увольнение, изменения паспорта, ВУС) из 1С/СБИС/МойСклад/Контур напрямую в Реестр․ Ручной ввод в ЛК для штата > 50 человек — риск ошибок и просрочек․
3. Электронные повестки: Повестки приходят в ЛК организации․ Настройте уведомления (email/СМС/бот) ответственному лицу для мгновенной реакции․
4. Вручение ЭП: Вручение электронной повестки считается совершенным с момента направления в ЛК сотрудника (Госуслуг)․ Но работодатель обязан дублировать вручение лично под роспись (или через свой ЭДО) для подтверждения факта ознакомления․
5. Верификация данных: Регулярно (раз в квартал) сверяйте выгрузку из Реестра ВУ с внутренней базой карточек № 10․ Расхождения устраняйте немедленно․

IX․ Специфические ситуации (Чек-лист исключений)

ИП без наемных работников

• ИП, не имеющий наемных работников, не ведет воинский учет по форме № 18 и № 10․
• Но ИП, являющийся военнообязанным, обязан лично состоять на учете в военкомате по месту жительства/пребывания․

Филиалы и представительства

• Каждый обособленное подразделение (филиал) с отдельным балансом/штатом ведет свой воинский учет (своя форма № 18, свои карточки № 10, свой военкомат по месту нахождения филиала)․
• Головная организация консолидирует отчетность только если это предусмотрено внутренними регламентами, но юридически учет ведется на месте․

Удаленные сотрудники (в т․ч․ в других регионах/странах)

• Сотрудник на удаленке в другом регионе РФ: учет ведет головная организация (или филиал), но военкомат взаимодействия — по месту нахождения организации․ Сведения в Реестр ВУ вносятся работодателем․
• Сотрудник-гражданин РФ, работающий удаленно из-за рубежа: подлежит воинскому учету․ Работодатель ведет карточку № 10, направляет сведения в военкомат (Реестр ВУ)․ Повестки вручаются через ЛК/Госуслуги․
• Иностранные граждане / Безгражданные: Не подлежат воинскому учету в РФ (исключение, двойное гражданство с РФ, тогда по общему основанию)․

Студенты-стажеры / Практиканты

• Если с ними заключен трудовой договор (в т․ч․ фиксированный) — они подлежат учету в организации на общих основаниях․
• Если только договор стажировки (ГПХ/стажировка без трудового) — учет ведет учебное заведение․

Распечатайте этот список и вешайте на стену кадровика / храните в закладках браузера․

ЕЖЕДНЕВНО / ПРИ СОБЫТИИ

• [ ] Прием сотрудника: запрос воинского билета -> проверка учета -> направление в ВК (если нужно) -> заполнение К-10 -> отправка в Реестр ВУ -> информирование сотрудника․
• [ ] Увольнение: заполнение К-10 (графа исключения) -> отправка Листка № 7 в Реестр ВУ -> возврат документа -> архивирование К-10․
• [ ] Изменение данных сотрудника (адрес, ФИО, ВУС, здоровье): обновление К-10 -> отправка Листка № 6 в Реестр ВУ (5 дней)․
• [ ] Получение повестки из Реестра/почты -> вручение под роспись (1 сутки) -> запись в Журнал -> контроль явки -> при неявке: Листок № 9 в Реестр ВУ․

ЕЖЕКВАРТАЛЬНО

• [ ] Сверка данных Реестра ВУ с внутренней базой (К-10)․
• [ ] Проверка актуальности приказов и инструкций․
• [ ] Контроль выполнения Плана работы по ВУ․
• [ ] Проверка сроков действия бронирований ГПЗ․

ЕЖЕГОДНО (К 1 ЯНВАРЯ / К ПРИЗЫВНЫМ КАМПАНИЯМ)

• [ ] Сдача годовой ведомости (выгрузка из Реестра ВУ / Форма № 10) в военкомат․
• [ ] Подготовка списков призывников (17 лет) -> сдача до 1 марта (Форма № 6)․
• [ ] Актуализация Формы № 18 (численность штата на 1 янв)․
• [ ] Утверждение Плана работы на новый год․
• [ ] Подача Плана бронирования ГПЗ (если применимо)․
• [ ] Внутренний аудит (полный проход по чек-листу раздела VI)․

Воинский учет в 2026 году перестал быть «бумажной бюрократией на заднем плане»․ Это цифровой процесс, жестко интегрированный в государственные реестры, где ошибка стоит штрафа, а систематическое нарушение — угрозы приостановки деятельности․ Главный совет: автоматизируйте рутину (выгрузки в Реестр ВУ из HR-системы), проводите квартальные аудиты и держите в порядке первичные документы (К-10, Журнал вручения, Приказы)․ Грамотно организованный воинский учет — это защита бизнеса, сотрудников и выполнение конституционного долга․

Статья подготовлена на основе актуального законодательства (ФЗ-53, Постановление № 719, Приказ Генштаба № 490, КоАП РФ) и практики применения норм о Едином реестре воинского учета на ․ Данная информация носит справочный характер․ Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к специалисту по трудовому и военному праву․