Каждая организация, работающая в Москве, обязана обеспечивать сохранность бухгалтерских документов в течение установленных законом сроков. В этой статье мы подробно разберём, как устроены бухгалтерские архивы столицы, какие нормы регулируют хранение документов и какие услуги предлагают специализированные компании.
Нормативная база хранения бухгалтерских документов
Хранение бухгалтерских документов регулируется несколькими ключевыми законодательными актами:
- Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от — устанавливает общие требования к хранению документов, сформированных в процессе деятельности юридических лиц;
- Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» — согласно ст. 29, бухгалтерские и финансовые документы необходимо хранить не менее 5 лет;
- Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый Приказом Росархива (Минкультуры России), определяет конкретные сроки хранения для каждого вида документов.
Сроки хранения основных документов
Сроки хранения зависят от вида документа. Основные ориентиры:
- Бухгалтерская и налоговая отчётность — не менее 5 лет;
- Первичные учётные документы (счета-фактуры, акты, накладные) — 5 лет;
- Документы по учёту персонала и заработной плате — до 50–75 лет;
- Годовая бухгалтерская отчётность — хранится бессрочно (постоянно);
- Документы, подтверждающие доходы физических лиц — 50–75 лет.
Важно помнить: срок хранения начинает исчисляться с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по документу.
Услуги архивных компаний Москвы
Многие организации не имеют свободных площадей для складирования бумаг, поэтому обращаются к специализированным архивным компаниям. Среди известных операторов на московском рынке, «Архивариусъ», «Делис Архив» и другие.
Основные услуги:
- Внеофисное хранение документов — передача архивов на специализированные склады, работающие круглосуточно без выходных. Доступны индивидуальные боксы для хранения сроком от полугода;
- Систематизация и упорядочение документов — формирование дел, составление описей в соответствии с архивными правилами;
- Сканирование и оцифровка — перевод бумажных документов в электронный вид;
- Уничтожение документов — с истёкшими сроками хранения, с составлением соответствующих актов;
- Консультации — по срокам хранения и требованиям законодательства.
Контакты архивных служб (частично скрыты)
Для уточнения цен и условий можно обратиться напрямую в компании:
- Компания «Архивариусъ», г. Москва, ул. ская, д. , тел.: +7 (495) —;
- Компания «Делис Архив», г. Москва, ский пр-д, д. , тел.: +7 (495) —**;
- Главархив Москвы, ул. ская, д. , тел.: +7 (495) —**.
Ответственность за нарушение сроков хранения
Уничтожение документов раньше установленного срока или их утрата может повлечь:
- административные штрафы для должностных лиц и организаций;
- проблемы при налоговых проверках (невозможность подтвердить расходы);
- доначисление налогов и пени.
Грамотная организация бухгалтерского архива — обязательное условие законопослушной работы любой московской компании. Если собственных площадей недостаточно, рациональным решением станет передача документов на внеофисное хранение в профессиональный архив. Это обеспечит сохранность бумаг, соблюдение требований законодательства и быстрый доступ к документам при необходимости.