Бухгалтерская справка — это документ, подтверждающий финансово-хозяйственные операции, доходы, расходы или иные показатели деятельности организации или индивидуального предпринимателя; Несмотря на кажущуюся простоту, ошибки в ее заполнении могут привести к отказам в кредитовании, проблемам с налоговой инспекцией или судебными спорами. В данной статье подробно разберем, как правильно произвести расчет показателей, какой образец использовать и на что обратить внимание в 2026 году.

Виды бухгалтерских справок и их назначение

Единой утвержденной формы бухгалтерской справки для всех случаев жизни не существует (кроме специальных форм для госстатистики или банков — например, форма 0504804 для справки о доходах физлица). Организация разрабатывает форму самостоятельно в соответствии с ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» (ст. 9) и включает её в учетную политику.

Основные виды справок:

• Справка о доходах физлица (форма 0504804 / 2-НДФЛ аналоги): Требуется банкам для получения кредитов, ипотеки, визовым центрам.
• Справка о финансовом состоянии организации: Для участия в тендерах, получения банковских гарантий, лизинге.
• Справка о задолженности/расчетах с контрагентами: Для судебных исков, подтверждения дебиторской/кредиторской задолженности.
• Справка о остатках на счетах / движении средств: Для аудиторов, инвесторов, налоговых органов по требованию.
• Внутренние справки: Для принятия управленческих решений (например, справка о себестоимости продукции).

Методика расчета показателей для справки

Перед заполнением образца необходимо корректно рассчитать цифры. Источниками данных являются: бухгалтерский учет (синтетический и аналитический), налоговый учет, первичные документы.

Расчет доходов физического лица (для справки 0504804)

Алгоритм расчета за календарный год:

1. Сумма начисленного дохода: Заработная плата, премии, вознаграждения по ГПХ (если НДФЛ удерживал налоговый агент), материальная помощь (в налогооблагаемой части).
2. Сумма удержанного НДФЛ: Фактически перечисленная в бюджет сумма (КБК 1###-###-####11000110).
3. Сумма дохода, полученного на руки: Начислено минус удержанный НДФЛ.
4. Налоговые вычеты: Учитываются только те, что предоставлены именно этим налоговым агентом в отчетный период (стандартные, социальные, имущественные — по уведомлению ФНС).

Расчет финансовых коэффициентов (для справки о деятельности юрлица/ИП)

Часто банки или заказчики просят не просто «справку», а расчет коэффициентов:

• Коэффициент текущей ликвидности: Оборотные активы / Краткосрочные обязательства (норма ≥ 2).
• Коэффициент автономии: Собственный капитал / Балансовая сумма (норма ≥ 0.5).
• Рентабельность продаж: Прибыль от продаж / Выручка от продаж.
• Оборотная задолженность: Дебиторская задолженность / Выручка * 365 дней.

Источник данных: Бухгалтерский баланс (Форма №1), Отчет о финансовых результатах (Форма №2), Пояснения к балансу (Форма №5).

Образец заполнения бухгалтерской справки (Универсальная форма)

Ниже приведен рекомендуемый образец, который можно адаптировать под нужды организации. Обратите внимание: фамилии, адреса, ИНН, телефоны скрыты в соответствии с политикой конфиденциальности.

Пример оформления на бланке организации

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «РОМАШКА»
ИНН: *  / КПП: * **
ОГРН: * *
Адрес: г. **, ул. *, д. , пом. 
Тел.: +7 () --

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО «РОМАШКА»
____________ /Иванов И.И./
«___» _____________ 202_ г.

БУХГАЛТЕРСКАЯ СПРАВКА
№ * от «___» _____________ 202_ г.

Настоящей подтверждаю, что Иванов Иван Иванович (паспорт серии * № , выдан  «___» ____ 20__ г., код подразделения -*), проживающий по адресу: г. *, ул. , д. , кв. , работает в ООО «РОМАШКА» с «___» _____________ 202_ г. по настоящее время по трудовому договору №  от «___» _____________ 202_ г. на должности главного бухгалтера (штатная единица № **).

Вид занятости: основное место работы, полный рабочий день.

Сведения о начисленном доходе и удержанном налоге на доходы физического лица за 2025 год (за период с по ):


 

 

 
Период (месяц)
 
Начислено дохода (руб., коп.)
 
Удержан НДФЛ (руб., коп.)
 
Выплачено на руки (руб., коп.)
 
 
 

 
Январь
* ,
 ,
 ,
 
Февраль
 ,
 ,
 ,*
 
...
;..
...
...
 
Декабрь
* ,
 ,
 ,*
 

 
ИТОГО за 2025 год:
 
* * ,
 
 * ,
 
 * ,
 
 


Сведения о предоставленных налоговых вычетах за 2025 год:

 
Стандартный вычет на себя (п. 1 ст. 218 НК РФ):  , руб.
 
Стандартный вычет на ребенка (п. 4 ст. 218 НК РФ):  , руб.
 
Социальный вычет (обучение/лечение):  , руб. (основание: уведомление ФНС № * от «___» ____ 20__ г.)


Задолженность по налогу на доходы физического лица на конец отчетного периода: отсутствует / составляет * ,* руб.
Справка выдана для предоставления в ПАО Сбербанк / Посольство ** / иное место требования.



Главный бухгалтер: ______________ /Петрова П.П./
Тел. для справок: +7 () --*
М.П. (При наличии печати организации)

Обязательные реквизиты справки (Чек-лист)

Согласно ст. 9 ФЗ-402, любой бухгалтерский документ (в т.ч. справка) должен содержать:

• Наименование документа (например, «Бухгалтерская справка о доходах»).
• Дата составления (день, месяц, год).
• Наименование организации (полное или сокращенное) или ФИО ИП.
• Содержание хозяйственной операции / факта (за какой период, по какому основанию, какие суммы).
• ФИО лиц, отвечающих за составление (руководитель, главный бухгалтер, автор справки).
• Подписи с расшифровкой (Фамилия И.О.);
• Печать организации (если она используется, ст. 6 ФЗ-402 позволяет отказаться от печати, зафиксировав это в учетной политике).

Типичные ошибки и риски при составлении

Электронные справки и ЭДО в 2026 году

С развитием электронного документооборота (ЭДО) и системы СБиС / Диадок / Контур.Экстерн, все чаще справки передаются в электронном виде.

• Подпись: Квалифицированная электронная подпись (КЭП) руководителя и/или главного бухгалтера.
• Формат: XML (для ФНС/статистики) или PDF с вложенной подписью (для банков/контрагентов).
• Правовая сила: Равна бумажному оригиналу (ст. 6 ФЗ-63 «Об электронной подписи», ст. 9 ФЗ-402).
• Универсальный передаточный документ (УПД): Может использоваться как основа для формирования справки о расчетах.

Сроки выдачи и хранения

• Срок выдачи: Закон не устанавливает жесткий срок для справок по запросу сотрудников/контрагентов, но общеделовая практика — в течение 3 рабочих дней с момента обращения (для справок о доходах физлиц — ст. 62 ТК РФ «в течение 3 дней»).
• Срок хранения: Копии выданных справок (или журналы учета) хранятся в соответствии с Приказом Росархива от № 236 (п. 310, 311) — 5 лет после окончания года составления (для справок о доходах, 50/75 лет, если относятся к пенсионным правам, но обычно копия справки 5 лет).

Грамотное составление бухгалтерской справки — залог успешного взаимодействия с банками, госорганами и контрагентами. Ключевые принципы: достоверность данных (связка с бухучетом и отчетностью), полнота реквизитов (ст. 9 ФЗ-402) и своевременность выдачи; Используйте приведенный выше образец как базу, адаптируйте его под учетную политику своей организации и всегда сверяйте цифры с сданной отчетностью перед подписанием.

Данная статья носит информационный характер и не является правовой консультацией. Для решения конкретных вопросов обратитесь к профессиональному бухгалтеру или юристу. Актуальность нормативной базы на .