Архивный отдел администрации города Тулы — это ключевое структурное подразделение, обеспечивающее формирование, учет, хранение и использование документов, составляющих архивный фонд города. Учреждение играет жизненно важную роль в сохранении исторической памяти региона и предоставлении правовой и социальной защищенности гражданам.
Основные функции и полномочия
Деятельность отдела регулируется Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», законодательством Тульской области и локальными нормативными актами администрации города. К основным задачам относятся:
- Формирование архивных фондов: прием документов от органов местного самоуправления, муниципальных учреждений и организаций.
- Обеспечение сохранности: создание необходимых условий хранения (температура, влажность, пожаробезопасность), реставрация и оцифровка документов.
- Информационно-справочное обслуживание: выдача справок, выписок, копий документов гражданам и организациям.
- Научно-справочная работа: составление путеводителей, описей, реестров; консультирование исследователей и историков.
- Экспертиза документов: определение сроков хранения и ценности документов (экспертиза ценности и сроков хранения).
Категории хранящихся документов
В фондах Архивного отдела города Тулы концентрируются документы самых разных категорий, которые делятся на несколько ключевых групп:
- Документы органов местного самоуправления: решения Думы, распоряжения главы администрации, приказы департаментов и комитетов.
- Документы муниципальных учреждений: архивы школ, детских садов, поликлиник, библиотек, ЖЭКов/УК (по мере ликвидации или реорганизации).
- Персональные дела и документы по труду: это одна из самых востребованных категорий. Здесь хранятся трудовые книжки, личные карточки, ведомости начисления заработной платы ликвидированных предприятий и организаций.
- Документы дореволюционного и советского периода: фонды городской думы, управы, исполкомов, партийных и комсомольских организаций (часть фондов может храниться в ГАТО, Государственном архиве Тульской области, поэтому важно уточнять место хранения конкретного фонда).
Порядок обращения за справкой или выпиской
Для получения архивной справки (например, о стаже, зарплате, присвоении квалификации, об образовании) необходимо обратиться в отдел лично или через уполномоченного представителя.
Необходимые документы для обращения:
- Паспорт гражданина РФ (оригинал).
- Документ, подтверждающий смену фамилии (свидетельство о браке/разводе, решение ЗАГС) — если фамилия изменилась.
- Доверенность (нотариальная или простая письменная, заверенная в установленном порядке), если обращается представитель.
- Заявление установленного образца (заполняется на месте или заранее с сайта администрации).
Сроки и стоимость:
- Срок исполнения: согласно законодательству, справки выдаются в течение 30 календарных дней с момента регистрации обращения (в сложных случаях срок может быть продлен).
- Плата: выдача архивных справок гражданам для личного пользования, а также для назначения пенсий и пособий осуществляется бесплатно. Плата взимается за изготовление копий документов (ксерокопия, сканирование) и за срочное исполнение (если предусмотрено тарифами).
Контактная информация и режим работы
Внимание: В соответствии с политикой конфиденциальности и требованиями безопасности, персональные данные сотрудников (фамилии руководителей, внутренние телефоны конкретных кабинетов) и точные адреса размещения архивных хранилищ частично скрыты.
Телефон справочно-информационной службы: +7 (4872) * ⏤
E-mail: arhiv-**@tula-admin.ru (приблизительный формат)
Официальный сайт: www.tula.ru (раздел «Архивный отдел» / «Обращения граждан»)
Режим приема посетителей (примерный, уточняйте по телефону):
- Понедельник — Четверг: 09:00 — 17:00 (перерыв 13:00, 14:00)
- Пятница: 09:00, 16:00 (перерыв 13:00, 14:00)
- Суббота, Воскресенье: Выходной
- Санитарный день: Последняя пятница каждого квартала (архив закрыт для посетителей)
Важно: Перед визитом обязательно звоните по справочному телефону для подтверждения режима работы, наличия нужного фонда и уточнения списка документов. Часто для получения справки о трудовом стаже из ликвидированных предприятий требуется предварительный запрос в архив с ожиданием 1-2 недели.
Электронные сервисы и Госуслуги
Современная практика позволяет не посещать архив лично во многих случаях. Основные цифровые каналы:
- Портал Госуслуг (Госуслуги.РФ): Услуга «Предоставление архивной справки» (федеральный или региональный реестр). Позволяет подать заявку онлайн, прикрепить сканы документов и получить готовый результат по почте или в личном кабинете.
- Сайт администрации города Тулы: Раздел «Обращения граждан» -> «Электронный приемная» или раздел «Архивный отдел»; Часто доступен бланк заявки для скачивания.
- Единый архивный информационно-справочный ресурс Тульской области: Позволяет поискать описание фондов и дел удаленно (доступен на сайте ГАТО).
Различие между Архивным отделом города и ГАТО
Гражданам часто трудно определиться, куда обращаться: в Архивный отдел администрации города Тулы или в Государственный архив Тульской области (ГАТО).
| Критерий | Архивный отдел адм. г. Тулы | ГАТО (Государственный архив Тульской обл.) |
|---|---|---|
| Ведомственная подчиненность | Администрация города Тулы (местное самоуправление) | Министерство культуры Тульской области (региональный гос. архив) |
| Основные фонды | Органы местного самоуправления города, муниципальные учреждения (школы, больницы, ЖЭКы), ликвидированные городские предприятия. | Областные органы власти, суды, прокуратура, крупные заводы областного подчинения, дореволюционные фонды уездов/губернии, фонды партийных органов обл. уровня. |
| Трудовые книжки/Личные дела | Предприятия, бывшие на балансе города (городские ЖЭКы, бытобыт, городские заводы, школы, поликлиники). | Предприятия областного/федерального подчинения (крупные заводы: Туламаш, Комбинат, Оружейный завод и т.д.), колхозы/совхозы области. |
| Адрес (общий) | г. Тула, центр (адм. здание) | г. Тула, ул. **, д. * (отдельное здание) |
Совет: Если вы не знаете, на балансе какого ведомства было предприятие, начните с запроса в Архивный отдел администрации города Тулы, они направят вас в нужный архив или сделают межархивный запрос сами.
Частые вопросы (FAQ)
- Можно ли получить справку за другого человека (родственника)?
- Да, но только при наличии нотариальной доверенности или если вы являетесь законным представителем (родитель несовершеннолетнего). Для умерших родственников — свидетельство о смерти и документ, подтверждающий родственные отношения.
- Что делать, если предприятие не ликвидировано, а переименовано?
- Обращайтесь в текущий архив этого предприятия (в кадровую службу или архив организации). Архивный отдел принимает документы только после ликвидации или реорганизации юрлица с прекращением деятельности.
- Сколько времени хранят трудовые книжки?
- Документы по труду (трудовые книжки, личные карточки, ведомости) хранят 75 лет (до 2003 г. — 75 лет, после — в соответствии с перечнями, но как минимум 50-75 лет в зависимости от типа документа).
- Можно ли сфотографировать документы в читальне?
- Обычно разрешена некоммерческая съемка без штатива и вспышки, но обязательно согласуйте это с архивистом при заказе дела. Коммерческая съемка и сканирование — за отдельную плату и по согласованию.
Полезные советы перед обращением
- Соберите максимум исходных данных: точное название предприятия/учреждения на момент вашей работы/обучения, годы работы/обучения, структурное подразделение (цех, отделение, класс), ФИО полностью (включая фамилию на момент работы).
- Проверьте Госуслуги: Многие стандартные справки (о стаже до 2002 года, об образовании) уже оцифрованы и доступны через ЕСИА без визита в архив.
- Уточните форму справки: Для Пенсионного фонда (СФР) часто требуется строгая форма (например, ф. 1-л/с или справка по форме ведомства). Уточните у оператора СФР, какая именно справка нужна, и укажите это в заявлении в архиве.
- Сохраняйте квитанцию/номер заявки: При личном обращении или через Госуслуги вам выдадут регистрационный номер. По нему можно отследить статус готовности.
Данная статья носит информационный характер. Режим работы, контактные телефоны, адреса и тарифы на платные услуги могут меняться. Актуальную информацию всегда подтверждайте на официальном сайте www.tula.ru или по телефону справочной службы Архивного отдела администрации города Тулы.