Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Архивный отдел муниципального образования Всеволожский район является ключевым структурным подразделением, обеспечивающим сохранность, учет и использование документовых фондов, образующихся в ходе деятельности органов местного самоуправления, учреждений и организаций района. Данная статья подробно описывает правовую базу деятельности, структуру фондов, порядок предоставления архивной справки и контактную информацию для граждан и организаций.

Правовая основа деятельности

Деятельность архивного отдела регулируется комплексом нормативных правовых актов федерального и регионального уровней:

Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
Закон Ленинградской области от № 117-оз «Об архивном деле в Ленинградской области»;
Постановления Администрации муниципального образования «Всеволожский район» об утверждении Положения об Архивном отделе;
Типовые инструкции по управлению документацией и архивами в государственных и муниципальных органах.

Главной целью работы отдела является обеспечение сохранности документов, составляющих архивный фонд муниципального образования, и предоставление доступа к ним в соответствии с установленным законодательством порядком.

Основные функции и полномочия

В компетенцию Архивного отдела входит широкий спектр задач:

Прием на хранение архивных документов от структурных подразделений администрации, муниципальных учреждений (школ, детских садов, центров социального обслуживания, ЗАГСов и др.) и ликвидированных организаций.
Научно-обработка фондов: систематизация, описание, составление справочных аппаратов (путеводителей, описей, карточек учета).
Обеспечение сохранности: контроль за соблюдением режима температуры, влажности, освещенности в хранилищах; проведение профилактических мероприятий (дезинсекция, дератизация, пожарная безопасность).
Информационно-справочное обслуживание: выдача архивных справок, выписок, копий документов гражданам и юридическим лицам.
Методическое руководство по вопросам архивного дела и делопроизводства в подведомственных учреждениях района.
Экспертиза документов на предмет исторической, научной, культурной ценности с целью определения сроков хранения.

Состав и структура архивных фондов

Фонды Архивного отдела Всеволожского района формируются с 1944 года (года образования района) и по настоящее время. Общий объем фондов составляет более * тысяч дел хранения.

Основные группы фондов:

Фонды органов власти и управления: документы Исполнительного комитета Совета депутатов трудящихся (исп. 1944–1993 гг.), Администрации района (с 1993 г.), Совета депутатов.
Фонды муниципальных учреждений: архивы отделений образования, здравоохранения, культуры, социальной защиты, архитектуры и градостроительства, ЗАГСов (акты гражданского состояния до 1920 г. и после).
Фонды ликвидированных и реорганизованных предприятий: колхозы, совхозы, промышленные предприятия, строительные управления, вышедшие из состава района.
Персональные фонды и коллекции: документы выдающихся жителей района, ветеранов войны и труда, фотодокументы, фоно- и видеодокументы.

Хронологические рамки: самые ранние документы датируются началом XX века (земские и волостные управы, приходские документы), основная масса — советский и современный периоды.

Порядок обращения за архивной справкой

Гражданам и организациям предоставляются следующие виды справок:

Справки о стаже работы (для назначения пенсий, льгот);
Справки о заработной плате (для пересчета пенсии по 173-ФЗ);
Справки об образовании (дубликаты аттестатов, справки об обучении в ликвидированных школах);
Справки из актов гражданского состояния (рождение, брак, смерть — если срок хранения в ЗАГСе истек, обычно 100 лет);
Справки о проживании, составе семьи, начислении жилых площадей (для судов, нотариусов, МФЦ).

Способы подачи заявления:

Лично в приемной Архивного отдела по адресу: г. Всеволожск, ул. , д. , пом. * (график приема см. ниже).
Через МФЦ «Мои Документы» (подача заявления в любом отделение МФЦ Ленобласти, результат — по почте или в МФЦ).
Почтовым отправлением (ценным письмом с вложением копии паспорта и доверенности, если представитель).
Электронно через портал Госуслуг (раздел «Получение архивной справки») или на официальный e-mail отдела: *@vsevolozhsk.ru.

Необходимые документы для обращения:

Паспорт гражданина РФ (оригинал и копия);
Документы, подтверждающие смену фамилии (свидетельство о браке/разводе), при необходимости;
Доверенность (нотариальная или простая письменная, заверенная в установленном порядке) — если обращается представитель;
Заявление установленного образца (заполняется на месте или скачивается с сайта администрации).

Важно: Срок подготовки архивной справки составляет до 30 календарных дней со дня регистрации обращения (ст. 22 ФЗ-125). В сложных случаях (поиск в неописавшихся фондах, межархивные запросы) срок может быть продлен до 3 месяцев с уведомлением заявителя.

Режим работы и контактная информация

Ниже приведены актуальные реквизиты для связи. Персональные данные сотрудников и точные номера кабинетов частично скрыты в соответствии с политикой конфиденциальности.

Параметр	Значение
Наименование	Архивный отдел Администрации муниципального образования Всеволожский район
Почтовый адрес	188640, Ленинградская обл., г. Всеволожск, ул. , д.
Телефон приемной / справочный	+7 (81370) *
Телефон руководителя отдела	+7 (81370) * (доб. ) — ФИО руководителя: * *
Электронная почта	*@vsevolozhsk.ru
Официальный сайт	www.vsevolozhsk.ru (раздел «Структура администрации» → «Архивный отдел»)
График приема граждан	Понедельник: 09:00 – 13:00 (прием руководителя) Вторник: 09:00 – 13:00 (выдача готовых справок) Среда: 09:00 – 13:00 (прием заявлений) Четверг: 13:00 – 17:00 (консультации, сложные запросы) Пятница: 09:00 – 12:00 (выдача справок, краткие консультации) Суббота, Воскресенье: Выходной Последний четверг месяца, санитарный день (прием не проводится). График может меняться, уточняйте по телефону.

Особенности поиска документов: частые проблемы и решения

Документы ЗАГС (АГС)

Акты гражданского состояния хранятся в ЗАГСе 100 лет. После истечения срока они передаются в Архивный отдел. Если событие (рождение, брак, смерть) произошло после 1924 года и прошло менее 100 лет — обращайтесь в Отделение ЗАГС г. Всеволожск (ул. , д. ). Если более 100 лет или запись утеряна в ЗАГСе — в Архивный отдел.

Трудовые книжки и личные карточки

Часто трудовые книжки не сданы в архив вовремя или утеряны предприятием до ликвидации. Архивный отдел ведет Единый реестр фондов предприятий. Если предприятие ликвидировано и архив не сдан — справку выдать невозможно, выдается Справка об отсутствии сведений (для суда/Пенсионного фонда).

Документы образования (школы, ПТУ, техникумы)

При ликвидации учебного заведения архив обязательно сдается в Архивный отдел района. Необходимо знать точное наименование учреждения на момент окончания (номер школы мог меняться) и год окончания.

Электронные сервисы и цифровизация

В рамках проекта «Цифровой архив» ведется работа по сканированию самых востребованных фондов (описания фондов, указатели по фамилиям, фотосборники). На сайте администрации доступен:

Электронный каталог фондов (поиск по названию организации, номеру фонда, годам);
Форма онлайн-заявки на архивную справку с отслеживанием статуса;
База данных «Память народа» (локальная) — сведения о призывах, награждениях, эвакуации жителей района.

Платность услуг

Согласно Постановлению Администрации МО Всеволожский район № * от ..202* г., выдача архивных справок гражданам для личных нужд (пенсия, льготы, суды) осуществляется бесплатно.

Платные услуги (согласно Прайс-листу, утвержденному руководителем):

Изготовление копий документов (ксерокопия/скан) — * руб./стр.
Выдача справок юрлицам (нотариусы, адвокаты, банки, строительные компании) — * руб./справка.
Тематический поиск по сложным запросам (генеалогия, история предприятия) — * руб./час работы архивариуса.

Оплата производится через терминал в приемной или по реквизитам (КБК *), квитанция предоставляется архивариусу.

Методическая помощь подведомственным организациям

Архивный отдел проводит ежегодные семинары для секретарей и архивариусов школ, больниц, администраций поселений. Ключевые методические документы, доступные на сайте:

Типовый перечень документов, подлежащих хранению в архиве организации;
Инструкция по подготовке дел к сдаче в архив (нумерация, переплет, опись);
Сроки хранения основных видов документов управления (график экспертизы);
Порядок актирования и уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Могу ли я получить справку о стаже работы родителя/супруга?

Да, но только при наличии нотариальной доверенности на представление интересов в архивных учреждениях или нотариального свидетельства о праве наследования (если лицо умерло). Копия паспорта заявителя обязательна.

Вопрос: Архив не нашел мою трудовую книжку. Что делать?

Получите в архиве официальный отказ (Справку об отсутствии сведений) с синей печатью и подписью руководителя. С этим документом обращайтесь в суд по месту жительства для установления факта трудового стажа (ст. 264 ГПК РФ). Привлеките свидетелей и любые косвенные доказательства (фото на работе, талоны, письма, медицинские карты с указанием профессии).

Вопрос: Как найти документы по репрессированным родственникам?

В Архивном отделе района хранятся фонды райисполкома/райсовэта, где могут встречаться списки лишенных прав, дела о восстановлении в правах (после 1956 г.). Для глубокого поиска необходимо обратиться в Государственный архив Ленинградской области (ГАЛО, г. Санкт-Петербург) и в ФСБ по Ленобласти (по вопросам реабилитации). Архивный отдел района оказывает содействие в составлении межархивного запроса.

Вопрос: Работает ли архив в режиме «один окно» с МФЦ?

Да, Архивный отдел является исполнителем муниципальной услуги «Предоставление архивных справок» через МФЦ. Вы можете подать документы в любом МФЦ Ленобласти, а получить результат — в удобном для вас отделении или по почте.

Архивный отдел муниципального образования Всеволожский район выполняет важную социальную функцию, подтверждая права граждан на пенсии, льготы, жилье, наследуемое имущество. Современная работа отдела направлена на переход к электронному документообороту, цифровизацию фондов и сокращение сроков выдачи справок за счет внедрения информационных систем. Для успешного получения услуги рекомендуется заранее подготовить пакет документов, уточнить реквизиты искомых сведений (название организации, годы, ФИО на момент события) и, при возможности, подать заявление через портал Госуслуг или МФЦ.

Данная статья носит информационный характер. Актуальные реквизиты, график работы и стоимость платных услуг подтверждайте по телефонам или на официальном сайте Администрации МО Всеволожский район на день обращения.