Архивный отдел является важнейшим структурным подразделением Администрации муниципального образования город Армавир, обеспечивающим сохранность документационного фонда местного самоуправления и предоставляющим доступ к архивной информации для граждан и организаций. Деятельность отдела регулируется законодательством РФ в области архивного дела, уставом города и локальными нормативными актами администрации.
Общие сведения
Архивный отдел осуществляет свои полномочия на территории города Армавира Краснодарского края. Основной задачей является формирование, учет, хранение и использование архивных документов, образующихся в ходе деятельности органов местного самоуправления, а также документов ликвидированных и реорганизованных организаций, переданных в муниципальный архивный фонд.
Официальная информация о структуре и деятельности размещается на официальном сайте Администрации МО город Армавир.
Контактная информация
Для обращений в Архивный отдел используются следующие реквизиты (персональные данные сотрудников и контактные телефоны частично скрыты в соответствии с политикой конфиденциальности):
- Почтовый адрес: 3529, г. Армавир, ул. К. Либкнехта, д.
- Телефон справочно-информационной службы / приемной: +7 () —
- Электронная почта: arhiv-*@armawir.ru (точный адрес уточняйте на сайте)
- Официальный сайт: armawir.ru (раздел «Структура администрации» → «Отделы»)
Примечание: График приема посетителей и контактные телефоны конкретных специалистов (главного архивиста, старших архивистов) рекомендуется уточнять заранее по единому справочному телефону администрации или на информационном стенде в здании.
Структура и штатное расписание
Штатное расписание Архивного отдела утверждается главой города (городовым главой) на представление руководителя администрации. Типичная структура включает:
- Руководитель отдела (Начальник отдела / Главный архивист) — несет персональную ответственность за выполнение задач, сохранность фондов и законность доступа к документам. Фамилия: .
- Заместитель руководителя (при наличии штатной единицы) — курирует отдельные направления работы. Фамилия: .
- Старшие архивисты / Архивисты — непосредственно занимаются экспертизой ценности документов, описанием дел, формированием описей, оформлением справок и выдачей копий. Фамилии специалистов: , , *.
- Технический персонал — обеспечивает режим хранения (температура, влажность, противопожарная безопасность), санитарное состояние помещений.
Основные функции и полномочия
В соответствии с типовым положением об архивном органе местного самоуправления, в компетенцию Архивного отдела входят:
Формирование и учет архивного фонда
- Прием на хранение дел от структурных подразделений администрации по истечении сроков хранения в ведомственных архивах.
- Прием архивов ликвидированных и реорганизованных муниципальных учреждений и предприятий.
- Государственная регистрация уникальных архивных фондов (присвоение индексов, ведение госреестра).
Обеспечение сохранности документов
- Создание необходимых условий хранения (климатические режимы, противопожарная защита, охрана).
- Организация антибиологической защиты, борьбы с насекомыми и грызунами.
- Переплетка поврежденных дел, реставрация документов (в пределах возможностей или заказ сторонних услуг).
Научно-справочная работа и описание
- Проведение экспертизы документов на предмет ценности (составление актов отбора/уничтожения).
- Научное описание фондов: составление описей, путеводителей, реестров.
- Ведение электронных баз данных и информационных систем (Электронный архив, АИС «Архив» и др.).
Информационное обслуживание граждан и организаций
- Выдача архивных справок (о стаже, зарплате, награждениях, проживании и т.д.).
- Предоставление копий документов (ксерокопии, сканы, заверенные копии).
- Консультирование по вопросам архивного дела, сроков хранения, порядка обращения в архив.
- Организация работы читального зала (при наличии).
Методическое руководство
- Методическая помощь структурным подразделениям администрации в ведении делопроизводства и формировании архивов-образующих органов.
- Проверка состояния делопроизводства в ведомствах (плановые проверки).
- Обучение ответственных за архивы сотрудников администрации.
Предоставляемые муниципальные услуги
Архивный отдел является исполнителем ряда муниципальных услуг в электронном и бумажном виде. Основные из них:
| Наименование услуги | Срок предоставления (законный) | Форма результата |
|---|---|---|
| Выдача архивной справки (трудовой стаж, заработная плата, условия труда) | до 10 рабочих дней (с учетом сложности поиска) | Справка на бланке установленного образца (подпись руководителя, печать) |
| Выдача копии архивного документа | до 10 рабочих дней | Ксерокопия / скан, заверенная печатью архива |
| Выдача информации из архивных фондов (по запросам судов, прокуратуры, МВД, ПФР/СФР) | в сроки, установленные запросом (обычно 3-5 дней) | Официальный ответ / копия дела |
| Прием документов на хранение от ведомств администрации | в порядке плановой передачи (раз в год) | Акт приема-передачи дел |
Обращение за услугами возможно:
- Лично (по адресу स्थानения отдела).
- По почте (заказное письмо с вложенным конвертом для ответа).
- Через портал Госуслуг (ЕПГУ / РПГУ) — раздел «Архивные справки».
- Через официальный сайт администрации (форма обратной связи / электронная приемная).
Режим работы и прием граждан
Стандартный график работы Архивного отдела (режим приема посетителей в приемной/читальном зале) обычно устанавливается следующим образом (актуальное расписание подтверждайте по телефону):
- Понедельник – Четверг: 08:30 – 17:30 (перерыв 13:00 – 14:00)
- Пятница: 08:30 – 16:30 (перерыв 13:00 – 14:00)
- Суббота, Воскресенье: Выходные дни
Важно: Дни санитарной уборки (обычно последняя пятница квартала) и дни проведения инвентаризации фондов могут быть нерабочими для посетителей. Информация афишируется на входной двери и на сайте.
Нормативно-правовая база деятельности
Деятельность отдела строится на следующих ключевых документах:
- Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
- Федеральный закон от № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
- Устав муниципального образования город Армавир.
- Постановление Главы города (Городового главы) «Об утверждении Положения об Архивном отделе администрации МО город Армавир».
- Приказы Росархива (методические рекомендации, типовые перечни сроков хранения).
- Закон Краснодарского края об архивном деле на территории края.
Особенности фондов Архивного отдела
Архивный фонд администрации города Армавир формируется с момента образования органа местного самоуправления. В состав фондов входят документы:
- Городской Думы / Совета депутатов (протоколы заседаний, решения, мандаты депутатов).
- Администрации города (распоряжения главы, приказы руководителя администрации, приказы департаментов и отделов).
- Ликвидированных муниципальных учреждений (школы, больницы, ДК, ЖЭК, комбинаты и др. — по мере ликвидации/реорганизации).
- Персональные фонды почетных граждан города, ветеранов труда и войны (при передаче родственниками или самими лицами).
Особое внимание уделяется документам Великой Отечественной войны (списки эвакуированных, карточки учета участников войны, документы госпиталей, размещенных в Армавире), которые пользуются высоким спросом при поиске родственников и подтверждении фактов для наград.
Цифровая трансформация и электронный архив
В соответствии с программой «Цифровая экономика» и проектом «Бесписьменное делопроизводство», Архивный отдел ведет работу по:
- Цифровированию наиболее востребованных фондов (фонды ликвидированных предприятий, личные дела работников для подтверждения стажа).
- Внедрению электронной системы управления архивами (АИС «Архив» или аналогичной) для ускорения поиска дел и формирования выдачи.
- Обеспечению доступа к описям через официальный сайт (публикация реестров фондов и описей в открытом доступе).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Как получить справку о трудовом стаже, если предприятие ликвидировано?
Необходимо обратиться в Архивный отдел с паспортом, СНИЛС и заявлением (образец на сайте или в приемной). Специалисты найдут дело в фонде ликвидированного предприятия и выпишут справку по форме, действующей для Пенсионного фонда (СФР).
Можно ли заказать справку через Госуслуги?
Да, услуга «Выдача архивной справки» подключена к ЕПГУ. Результат можно получить в личном кабинете или на почте (по выбору заявителя);
Какие документы нужны для получения копии акта о награждении медалью «За доблестный труд…»?
Паспорт заявителя, документ, подтверждающий родственные отношения (если запрашивает не награжденный), заявление. Поиск ведеться по фондам исполкома горсовета / городской администрации за соответствующие годы.
Платны ли услуги архива?
Для граждан — социально значимые услуги (справки о стаже, награждениях, реабилитации) предоставляются бесплатно. Платные услуги могут предусматриваться для коммерческих организаций (историко-правовые справки для бизнеса, сложные поисковые работы) в соответствии с утвержденным прайс-листом.
Архивный отдел Администрации МО город Армавир выполняет системообразующую функцию по сохранению документной памяти города. Эффективность работы отдела напрямую влияет на реализацию социальных прав граждан (пенсионное обеспечение, жилищные права, признание заслуг) и на правовое обеспечение деятельности органов власти. Современные вызовы — переход на электронное документообороте, цифровизация фондов и обеспечение информационной безопасности — ставят перед коллективом задачи повышения квалификации и технического перевооружения архивных хранилищ.
Статья подготовлена на основе открытых данных официального сайта Администрации МО город Армавир (armawir.ru) и действующего законодательства. Контактные данные и график работы могут изменяться; перед визитом рекомендуется уточнить информацию по телефону справочной службы администрации: +7 () —.