Архивная справка — это официальный документ, выдаваемый архивным учреждением или структурным подразделением организации (архивом организации), который подтверждает факт наличия (или отсутствия) сведений в архивных документах. Данный документ имеет юридическую силу и широко используется для подтверждения трудового стажа, заработной платы, фактов рождения/брака/смерти (ЗАГС), прав на недвижимость, а также для реабилитации, назначения пенсий и судебных разбирательств.

На актуальными нормативными актами, регулирующими оформление архивных справок, являются:

• Приложение № 13 к Методическим рекомендациям по применению правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ (утв. Росархивом).
• Приложение № 70 (Образец оформления архивной справки о подтверждении трудового стажа).
• Приложение № 42 (Образец архивной справки для адресатов).
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальная система стандартов. Архивное дело. Справки архивные. Общие требования к составу и оформлению».

Основные виды архивных справок

В зависимости от цели запроса, выделяют следующие основные типы справок:

1. Справка о трудовом стаже и заработной плате (наиболее востребована для Пенсионного фонда / СФР). Оформляется по Приложению № 70.
2. Справка из архива ЗАГС (о регистрации актов гражданского состояния: рождение, брак, смерть, усыновление).
3. Историческая/Тематическая справка (по конкретному вопросу: наличие права на квартиру, факт проживания, наградные листы и т.д.).
4. Справка о наличии/отсутствии дел в фонде (для судов, нотариусов, следственных органов).
5. Выдержка из документа (копия текста документа с указанием реквизитов).

Образец заполненной архивной справки (По Приложению № 13 / ГОСТ Р 7.0.97-2016)

Ниже приведен типовой образец заполнения справки на бланке организации. Внимание: Все персональные данные (ФИО, адреса, телефоны, номера документов, даты рождения) частично скрыты маской * в соответствии с требованиями безопасности и политикой конфиденциальности (152-ФЗ).

Правила оформления и заполнения (Ключевые моменты)

Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Методическим рекомендациям (Приложение № 13), оформление справки должно соответствовать следующим требованиям:

Бланк и реквизиты

• Справка оформляется на бланке организации (с логотипом, полным наименованием, почтовым адресом, телефоном, ИНН/КПП).
• Обязательные реквизиты: Исходящий регистрационный номер (по журналу учета исходящих документов архива) и Дата составления.

Текстовная часть (Содержание)

• Адресат: ФИО заявителя (полностью) и его адрес/телефон для отправки или выдачи.
• Источник информации: Обязательно указывается фонд (ф.), опись (оп.), дело (д.), лист (л.), из которых извлечены сведения. Если справка составлена по нескольким делам — перечисляются все.
• Текст справки: Излагается в повествовательной форме или табличной. Недопустимы сокращения наименований организаций, должностей (кроме общепринятых), исправлений и зачисток.
• Выдержки: Если приводятся выдержки из документов, они заключаются в кавычки и указывается точный реквизит документа (номер, дата, подписант).

Подписание и заверение

• Справка подписывается лицом, ответственным за ее оформление (архивариусом/ответственным за архив) и заверяется руководителем архива (или руководителем организации, если архив не выделен в отдельное структурное подразделение).
• Подпись должна быть расшифрована (Фамилия И.О.).
• Ставится печать организации (если имеется) или печать архива. Важно: С 2026 года для многих коммерческих организаций печать не обязательна (ст. 2 ФЗ «Об учете…»), но для архивных справок, направляемых в госорганы (СФР, суды), печать настоятельно рекомендуется для исключения вопросов у получателя.

Многостраничные справки

Если справка состоит из нескольких листов:

1. Листы нумеруются сквозно.
2. Каждый лист заверяется подписью ответственного и печатью (или проставляется подпись и печать на последнем листе с указанием общего числа листов: «Справка состоит из * листов, прошито, пронумеровано, подписано и запечатано»).
3. Листы прошиваются ниткой, на узле клеится клеймик с надписью «Прошито и пронумеровано * листов», заверяемом подписью и печатью.

Особенности справки о трудовом стаже (Приложение № 70)

Для назначения пенсий СФР требует строгого соблюдения формы Приложения № 70. Ключевые отличия:

• Обязательное разделение стажа на страховой и специальный (вредные/особо вредные условия, горнорабочий, педагогический, медицинский и т.д.).
• Указание нормативных актов, по которым работа считается специальной (номер перечня, пункт, дата приказа министерства).
• Приложение ведомость заработной платы за расчетный период (обычно 60 месяцев до 2002 г. или любой 5 лет до 2002 г. по выбору заявителя).
• Подтверждение факта выплаты зарплаты (через кассу/банк) — ссылки на кассовые ордера/платежные ведомости (ф., оп., д., л.).

Как получить архивную справку: Алгоритм действий

1. Определите место хранения документов. Если организация существует — обращайтесь в ее архив. Если ликвидирована, в государственный архив субъекта РФ (областной/краевой/городской) или в Федеральный архив (для ведомственных организаций).
2. Подготовьте запрос. Напишите заявление (свободной формы или по форме организации) с указанием:
   • ФИО полностью (как в паспорте/трудовой).
   • Дата и место рождения.
   • Периоды работы / события (рождение, брак).
   • Цель получения справки (для СФР, суда, нотариуса, личного пользования).
   • Куда направить справку (адрес СФР, ФИО получателя, ваш адрес для отправки копии).
3. Приложите копии документов: Паспорт (развороты с фото и пропиской), СНИЛС, Трудовая книга (если есть), Документы об изменении ФИО (свидетельство о браке/разводе).
4. Подайте запрос:
   • Лично в архиве (под роспись во входящем журнале/копии заявления).
   • Почтой (ценным бандеролем с вложением описи вложения).
   • Через Госуслуги / портал СФР (если архив подключен к межведомственному взаимодействию).
5. Сроки: Закон устанавливает срок выдачи справки — не более 30 календарных дней со дня поступления запроса (ст. 22 ФЗ-125 «Об архивном деле…»). В сложных случаях срок может быть продлен до 3 месяцев с уведомлением заявителя.

Частые ошибки при заполнении (Чек-лист для проверки)

• Отсутствие реквизитов дела (ф., оп., д., л.) — справка считается необоснованной.
• Несоответствие ФИО в справке и паспорте/СНИЛС (нет ссылки на документ об изменении фамилии).
• Отсутствие подписи руководителя архива (подписал только архивариус).
• Нет печати организации (для госорганов критично).
• Непрошитые листы в многостраничной справке.
• Исправления в тексте (чернилами, корректором), недопустимо. Нужно перепечатать.
• Указание неверного перечня вредных условий (устаревший номер приказа Минтруда/Минздрава).

Электронный документооборот и Архивные справки в 2026 году

С развитием системы ЭДО (Электронный документооборот) и межведомственного взаимодействия (СМЭВ):

• Многие государственные архивы и крупные корпоративные архивы выдают справки в виде электронного документа, подписанного КЭП (Квалифицированной электронной подписью) уполномоченного лица.
• Такая справка имеет равную юридическую силу с бумажной (ст. 6 ФЗ-63 «Об электронной подписи»).
• Для СФР часто достаточно направления справки через СМЭВ (формализованный формат XML/PDF с ЭП).
• При получении электронной справки проверяйте валидность подписи через сервисы проверки ЭП (например, Госуслуги, КриптоАРМ).

Грамотно оформленная архивная справка, это гарантия того, что гражданин получит законные права (пенсия, наследство, квартира) без судебных споров и повторных запросов. Используйте представленный выше образец как шаблон, но всегда сверяйтесь с актуальными Приложениями № 13, 42, 70 и требованиями конкретного адресата (СФР, суд, нотариус), так как у них могут быть собственные методические рекомендации по заполнению отдельных полей.

Дисclaimer: Данная статья носит информационный характер. Приведенный образец является обобщенным примером. Для решения конкретных юридических вопросов рекомендуется обратиться к архивариусу хранилища или юристу по архивному праву. Персональные данные в образце заменены на * в целях демонстрации структуры документа.