Под понятием «Архив политех Иркутск» чаще всего подразумевают два различных, но тесно связанных между собой архивных образования, функционирующих на базе Иркутского национального исследовательского технического университета (ИрНИТУ) — правопреемника Иркутского политехнического института. Это собственный архив университета и филиал Государственного архива Иркутской области, размещенный на территории вуза. В данной статье подробно рассматриваются оба аспекта, их история, состав фондов, адреса и порядок получения справок.

Историческая справка: от горного училища к ИрНИТУ

История учебного заведения, архивы которого нас интересуют, насчитывает более столетия:

• 1918 год — Иркутское горное училище преобразовано в Среднее горнотехническое училище.
• 1920 год — Учреждение получило статус Иркутского политехнического техникума.
• 1930 год — На базе техникума организован Иркутский политехнический институт (ИрПИ).
• 2016 год — Вузу присвоен статус национального исследовательского технического университета (ИрНИТУ).

На протяжении всего этого времени накапливался массив документации, который сегодня составляет основу архивных фондов.

Архив ИрНИТУ (Внутренний архив университета)

Функции и задачи

Архив ИрНИТУ является структурным подразделением университета (часто входит в состав Центра документов по личному составу или административно-хозяйственного отдела). Его основная миссия — обеспечение сохранности, учет и использование документов, образующихся в деятельности вуза.

Состав фондов

В архиве университета хранятся документы по следующим основным направлениям:

1. Документы по личному составу (кадровый архив): личные дела преподавателей, ученых, сотрудников (за период с 1930-х гг.), служебные записки, приказы о приеме/увольнении, награждении.
2. Учебные дела студентов и выпускников: личные дела студентов, ведомости экзаменов и зачетов, документы о выдаче дипломов и аттестатов (в т.ч. за архивные периоды: ИрПИ, ИрГТУ).
3. Научно-техническая документация: отчеты по НИР/ОКР, авторские свидетельства, патенты, диссертации, защищенные на базе кафедр.
4. Административно-организационные документы: уставы, положения, приказы ректора, протоколы заседаний ученого совета, отчеты о деятельности института/университета.
5. Фото-, аудио- и видеодокументы: фотохроника строительства корпусов, мероприятий, выпускников разных лет (в т.ч. материалы, переданные в Президентскую библиотеку имени Б;Н. Ельцина).

Сроки хранения и доступ

Сроки хранения устанавливаются в соответствии с Федеральным законом № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и типовыми номенклатурами сроков хранения для образовательных организаций высшего образования:

• Личные дела студентов и кадров — 75 лет (далее перебираются на государственное хранение).
• Приказы основной деятельности — постоянно.
• Учебные планы, программы — постоянно.

Важно: Доступ к документам, содержащим персональные данные (ст. 22 Закона об архивном деле), предоставляется только субъекту персональных данных или его уполномоченному представителю (по нотариальной доверенности), а также по запросам судов, правоохранительных органов и ЗАГС.

Филиал ОГКУ «Государственный архив Иркутской области» в ИрНИТУ

Это отдельное архивное учреждение государственной системы, которое физически размещается на базе университета. В открытых источниках оно упоминается под наименованиями:

• Центр документации новейшей истории (ЦДНИ) филиала ОГКУ ГАИО.
• Центр документов по личному составу филиала ОГКУ ГАИО.

Специфика фондов государственного филиала

В отличие от внутреннего архива вуза, здесь хранятся документы, переданные на государственное хранение (фонды с индексами Р- или Ф-):

• Фонды личных дел студентов и слушателей, окончивших обучение до определенного года (обычно до 1990–2000-х гг., в зависимости от графиков передачи).
• Фонды личных дел преподавательско-преподавательского состава, уволенных или ушедших на пенсию ранее установленных сроков.
• Документы ликвидированных или реорганизованных структурных подразделений (факультетов, кафедр, НИИ), переданные в госархив.
• Коллекции метрических книг и дел духовной консистории (если речь идет о других филиалах ГАИО, но в контексте политеха — преимущественно учебно-кадровые массивы).

Портал «Архивы России»

Информация о фондах филиала представлена на Федеральном портале «Архивы России» (archives.gov.ru) в разделе «Центр документов по личному составу филиал ОГКУ Государственный архив Иркутской области». Там можно проверить наличие нужного фонда по индексу перед обращением.

Адреса и контакты (маскированные данные)

Университет имеет несколько корпусов в Иркутске. Архивные подразделения могут находиться в разных зданиях. Ниже приведены актуальные адреса из открытых справочников (2ГИС, официальный сайт ИрНИТУ) с частичной маскировкой номеров корпусов/телефонов в целях безопасности.

Основные адреса кампуса ИрНИТУ (Иркутский политех)

Контактные телефоны (маскированные)

• Единая справочная ИрНИТУ (Приемная комиссия / Архив / Центр документов): +7 (3952) *
• Телефон Государственного архива Иркутской области (Главное управление): +7 (3952)
• Официальный сайт для актуальных контактов: istu.edu (раздел «Структура» -> «Административно-хозяйственный отдел» или «Центр документов по личному составу»).

Порядок обращения в архив: пошаговая инструкция

Сценарий А: Справка об обучении / дубликат диплома / аттестат (для выпускников)

1. Определите год окончания. Если вы окончили до ~2000–2010 гг., дело может быть в Госархиве Иркутской области (филиал в ИрНИТУ). Если позже, в внутреннем архиве ИрНИТУ (Центр документов по личному составу).
2. Подготовьте документы: Паспорт РФ, документ об изменении фамилии (свидетельство о браке/разводе), заявление на имя Ректора ИрНИТУ / Директора ГАИО.
3. Подача заявления:
   • Лично: по адресу ул. Лермонтова, / (каб. архива/центра документов — уточняйте по телефону).
   • Через почту РФ (ценным письмом с вложенным конвертом для ответа).
   • Через портал Госуслуги (услуга «Предоставление сведений об обучении/документах об образовании» — если университет подключен к СМЭВ).
   • Email: часто прием заявлений ведется на почту архива (например, archive@istu.edu или cdl@istu.edu — уточняйте на сайте).
4. Сроки: Законодательно — до 30 календарных дней (ст. 62 ФЗ «Об образовании в РФ»), на практике часто 5–10 рабочих дней.

Сценарий Б: Генеалогические / исторические запросы (научные справки)

1. Обращение адресуется Директору ОГКУ «Государственный архив Иркутской области».
2. В запросе указываются: ФИО исследуемого лица, годы жизни/обучения, факультет/специальность (если известно), цель запроса.
3. Ответ направляется официальным письмом. Услуга платная (тарифы устанавливаются архивом), оплата по реквизитам после получения счета.
4. Можно оформить запрос через форму на сайте archives.gov.ru (раздел «Обращения граждан»).

Сценарий В: Запрос от организации (пенсионный фонд, суд, работодатель)

Направляется официальный запрос на бланке организации с синей печатью и подписью руководителя. Адресуется: Ректору ИрНИТУ (если дело в вузе) или Директору ОГКУ ГАИО (если дело в госархиве). Обязательно указание основания (ст. 22 Закона об архивном деле, ст. 62 ФЗ «Об образовании», судебное поручение и т.д.).

Цифровые ресурсы и удаленный доступ

Президентская библиотека имени Б.Н. Ельцина

В фондах Президентской библиотеки сохранены цифровые копии исторических материалов, связанных с Иркутским политехническим институтом. Например, открытки/фотографии Н. Самсоненко (2014 г., 2 файла, JPEG). Это ценный источник для изучения истории кампуса, архитектуры зданий и студенческой жизни советского периода. Доступен в режиме онлайн на портале prlib.ru.

Электронный архив ИрНИТУ (ЭлАРХ)

Университет ведет работу по оцифровке научного наследия; В репозитории университета (часто доступном через сайт библиотеки ИрНИТУ) можно найти:

• Диссертации и авторефераты, защищенные в ИрПИ/ИрГТУ/ИрНИТУ.
• Научные статьи преподавателей.
• Учебно-методические пособия.

Доступ к полнотекстовым версиям может быть ограничен (только из локальной сети вуза или по регистрации).

Частые ошибки и советы

• Не путают архив вуза и госархив. Письмо, адресованное «В Архив Иркутского политеха», отправленное по адресу госархива (или наоборот), будет перенаправлено, что увеличит срок ответа на 2–3 недели. Уточняйте юрисдикцию дела по году окончания.
• Уточняйте название специальности и факультета. В 1960–1990-х гг. институт имел множество факультетов (Горный, Строительный, Механический, Энергетический и др.). Точное название ускорит поиск дела в описях.
• Сохранность дел войны и послевоенного времени. Фонды 1940–1950-х гг. могут иметь пробелы (эвакуация, бумажный голод). В таких случаях архив выдает официальное уведомление об отсутствии дела, которое принимается Пенсионным фондом для подтверждения стажа.
• Дубликаты дипломов. Выдаются только один раз. При утере дубликата — восстановление не производится, выдается справка установленного образца.

Архив Иркутского политеха — это сложная система, объединяющая внутренний архив ИрНИТУ (работающий с актуальной документацией и делами последних десятилетий) и филиал Государственного архива Иркутской области (хранящий исторические фонды, переданные на вечное хранение). Ключевые точки контакта сосредоточены по адресу ул. Лермонтова, / (главный корпус) и 4-я Железнодорожная улица, .

Для успешного получения справки или документа рекомендуется:

1. Заблаговременно позвонить по телефону +7 (3952) и уточнить: в каком именно архиве находится дело, какие кабинеты работают с посетителями, график приема (часто ограничен: напр., вт/чт 10:00–15:00).
2. Подготовить полный пакет документов (паспорт, доверенность, документы об изменении ФИО).
3. Использовать официальные каналы связи (сайт istu.edu, портал archives.gov.ru, Госуслуги) для оставления предварительной заявки.

История Иркутского политеха богата событиями и именами, и архивные фонды — главный ключ к их изучению как для родственников выпускников, так и для исследователей истории сибирской технической науки.

Статья подготовлена на основе открытых данных интернета (2ГИС, Википедия, официальный сайт ИрНИТУ, портал Архивы России, Президентская библиотека) по состоянию на . Адреса, телефоны и номера кабинетов могут меняться; перед визитом обязательно подтверждайте информацию по актуальным контактам университета.