Архивное дело Октябрьского района Ханты-Мансийского автономного округа (ХМАО — Югра) представляет собой важнейший элемент информационной инфраструктуры муниципалитета. Оно обеспечивает сохранность документального наследия, правовые гарантии граждан и организаций, а также прозрачность работы органов местного самоуправления. В данной статье подробно рассматривается структура архивных учреждений района, их компетенция и способы обращения за архивной помощью.

Организационная структура архивного дела в районе

На территории Октябрьского района функционирует двухуровневая система управления документами и архивами:

• Архивный отдел администрации Октябрьского района — основное структурное подразделение администрации района, осуществляющее функции управления архивным делом на муниципальном уровне.
• Муниципальный архив (Архивный фонд администрации) — место хранения документов постоянного и длительного хранения, сформированных органами местного самоуправления, учреждениями района и иными организациями.

Методологическое руководство, контроль и надзор за деятельностью муниципального архива осуществляет Служба по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа, Югры (региональный орган исполнительной власти).

Архивный отдел администрации Октябрьского района

Основные функции и полномочия

Департамент (отдел) архивного дела администрации района решает следующие ключевые задачи:

1. Организация учета, хранения и использования документов архивного фонда администрации Октябрьского района.
2. Методологическая помощь структурам администрации, муниципальным учреждениям и организациям района по вопросам делопроизводства, экспертизы документов на предмет исторической ценности и сроках хранения.
3. Обеспечение доступа граждан и организаций к архивным документам в соответствии с законодательством РФ (ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ).
4. Цифровизация архивных фондов, создание электронных баз данных и предоставление архивных справок в электронном виде.
5. Контроль за состоянием архивного дела в муниципальных учреждениях района (школы, больницы, дома культуры, ЗАГСы и др.).

Расположение и контактная информация

Архивный отдел размещается в здании Администрации Октябрьского района. Административный центр района — поселок Октябрьское.

Региональный уровень: Служба по делам архивов ХМАО, Югры

Данная служба является вышестоящим органом по отношению к архивному отделу района. Она ведет Государственный архивный фонд округа и осуществляет государственную регистрацию архивов.

Контакты Службы (г. Ханты-Мансийск):

• Адрес: г. Ханты-Мансийск, ул. Комсомольская, д. .
• Телефоны:
  • Главный: 8 (3467) -6-01-59 (вн. )
  • Дополнительный: 8 (3467) -6-01-60 (вн. )
• Факс: 8 (3467) -6-01-59 (вн. *)
• E-mail: archive*@admhmao.ru
• Портал «Архивы России»: раздел по ХМАО — Югра.

Обращение в Службу целесообразно для получения справок из фондов регионального значения, по вопросам лицензирования архивной деятельности или в случае нерешения вопроса на районном уровне.

Государственный архив ХМАО, Югры (Казенное учреждение)

Является главным хранилищем документов исторической ценности региона. В его фондах содержатся документы, касающиеся истории Октябрьского района с момента его образования (1931 год, ранее — Кондинский район), в т.ч.:

• Фонды ликвидированных районных органов власти (исполкомы, райкомы партии).
• Документы колхозов, совхозов, промышленных предприятий района.
• Личные фонды выдающихся земляков, ветеранов.
• Фотодокументы, кинофотофонды, звукозаписи.

Адрес: г. Ханты-Мансийск (точный адрес здания хранилища уточняйте на портале «Архивы России» или сайте КУ «Государственный архив ХМАО — Югра»).

Архивы ЗАГСов и иные специализированные архивы

Важным источником генеалогической и правовой информации являются архивы органов записи актов гражданского состояния (ЗАГС).

• Отдел ЗАГС администрации Октябрьского района хранит акты гражданского состояния, составленные на территории района (обычно за последние 100 лет для рождений/браков, 75 лет для смертей).
• Старшие фонды (до 1917–1920 гг.) переданы в Государственный архив ХМАО — Югра (фонды духовных консисторий, уездных управлений).

Контакты Отдела ЗАГС района публикуются на официальном сайте администрации в разделе «Социальная сфера» → «ЗАГС».

Электронные сервисы и удаленное обращение

В соответствии с концепцией «Цифровой Югры», значительная часть архивных услуг переведена в электронный формат:

Портал государственных услуг (Госуслуги / Региональный портал Югры)

• Заказ архивной справки (подтверждающей стаж, зарплату, факт рождения/смерти и т.д.).
• Отслеживание статуса заявки.
• Получение результата в личном кабинете или по почте.

Сайт администрации Октябрьского района

На сайте oktadmin.ru часто доступны:

• Форма обратной связи для направления запроса в Архивный отдел.
• Реестры архивных фондов (описания фондов).
• Нормативные правовые акты района по архивному делу.

Портал «Архивы России» (archives.gov.ru)

Позволяет искать сведения о фондах, хранящихся в Государственном архиве ХМАО — Югра и иных архивах страны, по названию организации, тематике или географии.

Порядок получения архивной справки (алгоритм действий)

1. Определите цель: подтверждение трудового стажа, пенсионное дело, генеалогия, право на жилье, восстановление утерянного документа;
2. Определите место хранения:
   • Документы действующих организаций — в самих организациях.
   • Документы ликвидированных муниципальных органов/учреждений района — в Архивном отделе адм. Октябрьского района.
   • Документы исторической ценности (до 1990-х гг., ликвидированные колхозы/совхозы) — в Государственном архиве ХМАО — Югра.
   • Акты ЗАГС — в Отделе ЗАГС адм. Октябрьского района (или Госархиве, если срок хранения истек).
3. Подготовьте пакет документов: паспорт, документы, подтверждающие родственные связи (для генеалогии/пенсии), доверенность (если представитель), заявление установленного образца.
4. Выберите способ подачи: лично, по почте (ценным бандеролем с вложением), через МФЦ «Мои Документы» (в пос. Октябрьское), через Госуслуги.
5. Оплатите госпошлину (если предусмотрена для данного вида справки) и ждите готовности (сроки: от 3 до 30 рабочих дней в зависимости от сложности поиска).

Особенности фондов Октябрьского района (историческая справка)

Октябрьский район имеет богатую историю, отраженную в архивных документах:

• Образован 10 декабря 1930 года (как Кондинский, в 1935 г. переименован в Октябрьский);
• В фондах хранятся уникальные документы по истории освоения Севера, развития нефтяной отрасли (Сургутнефтегаз, Няганьнефтегаз — частично на территории района), лесной и рыбной промышленности;
• Особое внимание в архиве уделяется фондам Великой Отечественной войны (списки призывников, эвакуированных, тружеников тыла, партийные архивы).
• Документы по истории коренных малочисленных народов Севера (ханты, манси), проживающих на территории района (поселения Сергино, Русикинский и др.).

Мультифункциональный центр (МФЦ) Октябрьского района

Для удобства граждан прием заявлений на предоставление архивных справок (в частности, из архивов ЗАГС и по трудовому стажу) часто осуществляется через МФЦ «Мои Документы» в поселке Октябрьское.

Адрес МФЦ: пос. Октябрьское, ул. *, д. (уточняйте на сайте oktadmin.ru).

Работа через МФЦ позволяет не ехать в здание администрации и получить консультацию по оформлению пакета документов.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Как найти информацию о репрессированном родственнике, жившем в Октябрьском районе?

Ответ: Основные фонды по политическим репрессиям (дела НКВД/МВД) централизованы в Государственном архиве ХМАО — Югра (фоны органов госбезопасности) и в Архиве ФСБ по ХМАО — Югре. Запрос лучше направить туда. В Архивном отделе района могут храниться лишь списки призывников или справки из личных дел, если они не были изъяты следственными органами.

Вопрос: Хранятся ли в районном архиве метрические книги до 1917 года?

Ответ: Нет. Метрические книги духовных консисторий Тобольской губернии (в состав которой входила территория современного района) хранятся в Государственном архиве ХМАО — Югра (ф. 200, 201 и др.) и в Государственном архиве Тюменской области. В Отделе ЗАГС района хранятся только акты с 1917–1920 гг.

Вопрос: Можно ли получить справку о стаже работы на «Сургутнефтегазе» через районный архив?

Ответ: Если организация действует — архив у самой организации (Служба кадров/Архив ПАО «Сургутнефтегаз» в г. Сургут/Нягани). Если структурное подразделение ликвидировано и документы сданы — в Государственный архив ХМАО — Югра или в Архивный отдел адм. района (зависит от ведомственной подчиненности предприятия на момент ликвидации).

Вопрос: Каков срок хранения трудовых книг в архиве района?

Ответ: Трудовые книги (или их карточки/списки) ликвидированных организаций хранятся 75 лет (до 2003 г.) или 50 лет (после 2003 г. по новому закону) с момента составления последней записи. Затем подлежат уничтожению или переходу в Госархив как исторические источники (выборка).

Архивная система Октябрьского района ХМАО, Югры интегрирована в единое региональное и федеральное пространство. Ключевым звеном для жителя района является Архивный отдел Администрации Октябрьского района (пос. Октябрьское), который является «первой линией» помощи в получении справок из муниципальных фондов. Для глубоких исторических, генеалогических или сложных правовых запросов (репрессии, стаж на ликвидированных крупных предприятиях) необходимо обращаться к Государственному архиву ХМАО — Югра в Ханты-Мансийске или к Службе по делам архивов округа.

Рекомендация: Перед визитом или отправкой почтового запроса обязательно свяжитесь с Архивным отделом по телефону (уточните актуальные реквизиты, необходимый пакет документов и сроки), так как контактные данные и регламенты могут меняться. Используйте возможности Госуслуг и МФЦ для минимизации личных визитов.

Статья подготовлена на основе открытых данных официальных сайтов Администрации Октябрьского района, Службы по делам архивов ХМАО — Югра и портала «Архивы России» по состоянию на . Персональные данные сотрудников, точные номера кабинетов и внутренние телефоны замаскированы в соответствии с политикой конфиденциальности.