Акт выборки (отбора) образцов — это официальный документ, фиксирующий процедуру отбора проб или образцов продукции, сырья, воды, почвы, воздуха и других объектов для последующего лабораторного исследования. Документ имеет юридическую силу и служит основанием для признания результатов испытаний достоверными.
Назначение документа
Акт отбора образцов составляется в следующих ситуациях:
- контроль качества продукции на предприятии;
- санитарно-эпидемиологический надзор (отбор проб воды, смывов, воздуха);
- экологический мониторинг (пробы почвы, донных отложений, сточных вод);
- ветеринарный и фитосанитарный контроль;
- разрешение споров между поставщиком и покупателем о качестве товара;
- государственный надзор со стороны контролирующих органов.
Обязательные реквизиты акта
Унифицированной формы акта не существует, однако документ должен содержать следующие обязательные сведения:
- Наименование документа — «Акт отбора образцов (проб)» с номером и датой составления.
- Место составления — адрес объекта, где производится отбор (например: г. Москва, ул. Филёвская Б., д. 3, каб. 1*).
- Состав комиссии — фамилии, должности представителей сторон (Иванов И.И. — представитель заказчика, Петров П.П. — специалист лаборатории).
- Основание отбора — договор, заявка, предписание контролирующего органа.
- Описание объекта отбора — наименование продукции, партия, дата производства, количество.
- Метод отбора — ссылка на ГОСТ, ТУ или иной нормативный документ.
- Количество и маркировка образцов — объём проб, способ упаковки, опломбирования.
- Цель исследования — показатели, которые будут определяться в лаборатории.
- Количество экземпляров акта и их распределение между сторонами.
- Подписи всех участников с расшифровкой и печатями организаций.
Образец структуры акта
АКТ № ___ отбора образцов (проб)
г. ____________ «___» __________ 20___ г.
Комиссия в составе:
- представитель заказчика: ООО «Пример», Иван* И.И., тел. +7 () —;
- представитель исполнителя (лаборатории): Сидор* А.А.;
составила настоящий акт о том, что по адресу: __________ (адрес объекта частично скрыт: ул. Центральная, д. 1*) произведён отбор образцов:
- наименование образца: вода из чаши плавательного бассейна;
- точка отбора: __________;
- дата и время отбора: __________;
- метод отбора: ГОСТ 31861-2012;
- объём пробы: 0,5 л, тара стерильная, опломбирована;
- цель: микробиологические показатели безопасности.
Настоящий акт составлен в трёх экземплярах под одним номером: 1-й экземпляр направляется в лабораторию, 2-й — заказчику, 3-й — остаётся у исполнителя.
Подписи сторон: __________ /Иванов И.И./ __________ /Сидоров А.А./
Правила заполнения и важные нюансы
- Заполнением формы занимается исполнитель (специалист лаборатории или уполномоченное лицо).
- Акт составляется в таком количестве экземпляров, чтобы каждая сторона получила свой оригинал.
- Все исправления должны быть заверены подписями участников.
- Образцы маркируются непосредственно при отборе, маркировка дублируется в акте.
- Рекомендуеться указывать условия транспортировки и хранения проб до передачи в лабораторию.
- При отборе проб для судебных споров целесообразно привлекать независимых свидетелей.
Где взять готовый бланк
Готовые шаблоны актов отбора проб доступны на специализированных порталах (бланк-образец.ру, nalog-nalog.ru и др.) в форматах Word и PDF, а также в системах электронного документооборота (например, ЭДО от Точка Банка), где документ можно заполнить и отправить контрагенту онлайн. Лаборатории, как правило, предоставляют собственные утверждённые формы актов в рамках системы менеджмента качества.
Правильно составленный акт выборки образцов — гарантия юридической значимости результатов исследований. Внимательно заполняйте все реквизиты, соблюдайте методики отбора и храните документ вместе с протоколом испытаний.