Внутренняя проверка, это важный инструмент системы внутреннего контроля, позволяющий руководству организации оценить достоверность отчетности, соблюдение законодательства и локальных нормативных актов, а также эффективность бизнес-процессов. Основным документом, фиксирующим результаты такой проверки, является Акт внутренней проверки. В данной статье мы подробно разберем структуру этого документа, предоставим рекомендации по его заполнению и рассмотрим типичные ошибки.

Правовая природа и назначение акта

В соответствии с Федеральным законом от № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст. 19), хозяйствующий субъект обязан обеспечивать внутренний контроль. Хотя закон не устанавливает единой обязательной формы акта внутренней проверки (в отличие от инвентаризационных актов), данный документ является первичным учетным документом по смыслу ст. 9 указанного Закона.

• Цели акта: зафиксировать факт проведения проверки, выявленные нарушения/недостатки, меры по их устранению и ответственных лиц.
• Правовая сила: служит основанием для принятия управленческих решений (диспозиций, приказов), внесения корректировок в бухгалтерский/налоговый учет, применения мер дисциплинарной ответственности (ст. 192 ТК РФ).
• Срок хранения: определяется внутренним документом организации (Политикой учета или Перечнем документов со сроками хранения), как правило, не менее 5 лет (согласно типовым перечням Росархива).

Структура акта: обязательные реквизиты (ст. 9 ФЗ-402)

Поскольку единой формы нет, организация разрабатывает свой бланк (форму) и утверждает его приказом или в Политике бухгалтерского учета. Обязательные реквизиты:

1. Наименование документа: «Акт внутренней проверки».
2. Дата составления: день, месяц, год (обычно дата окончания проверки или дата подписания).
3. Наименование организации: полное или сокращенное наименование ЮЛ/ИП.
4. Основание проведения: номер и дата приказа (распоряжения) о назначении проверки, план проверок на год.
5. Состав проверяющей комиссии (группы): должности, ФИО (частично скрыты: И.О. Фамилия*), подписи членов комиссии.
6. Период проверки: за какой временной отрезок проводилась проверка (например, за I квартал 202X г.).
7. Объект проверки: что именно проверялось (кассовые операции, закупки, зарплатный фонд, складские запасы, налоговый учет и т.д.).
8. Ход и результаты проверки (описание фактов): самая объемная часть. Фиксируются выявленные отклонения, ссылки на нарушенные документы (ПБУ, ФСБУ, Налоговый кодекс, локальные акты).
9. Предложения и меры по устранению: конкретные действия, ответственные лица, сроки исполнения.
10. Подписи: председателя комиссии, членов комиссии, лица, по отношению к которому проводилась проверка (с ознакомлением), руководителя организации (утверждающего).

Образец заполнения акта (на примере проверки кассовых операций)

Ниже приведен пример структуры заполненного акта. Конфиденциальные данные замаскированы.

Особенности проведения проверки по разным направлениям

Содержание раздела «Ход и результаты проверки» кардинально зависит от объекта проверки:

Проверка закупок и расходов

• Наличие и правильность оформления первичных документов (УПД, счета-фактуры, акты, накладные).
• Соответствие закупленных товаров/услуг хозяйственной деятельности (п. 1 ст. 252 НК РФ).
• Обоснованность цен (сравнение с рыночными, наличие протоколов торгов/согласований).
• Своевременность принятия к учету (передача прав собственности/рисков).

Проверка зарплатного фонда и кадрового учета

• Соответствие штатного расписания фактическому составу (лишние ставки, вакансии).
• Наличие трудовых договоров, доп. соглашений, приказов о найме/увольнении.
• Правильность расчета НДФЛ, страховых взносов (базы, ставки, коды).
• Соблюдение сроков выплаты зарплаты (не реже 2 раз в месяц, ст; 136 ТК РФ).
• Оформление отпусков, больничных, командировок (приказы, служебные записки, авансовые отчеты).

Проверка налогового учета (Налоговая декларация по налогу на прибыль, НДС)

• Сверка данных деклараций с данными бухгалтерского и налогового учета (счета 68, 99, 09, 76.АВ).
• Правильность определения налоговой базы (учет доходов/расходов в правильном периоде — КБС/КБР).
• Наличие обоснования примененных налоговых вычетов (НДС) и льгот (прибыль).
• Анализ рисков по сделкам с взаимозависимыми лицами (трансфертное ценообразование).

Типичные ошибки при составлении акта

1. Отсутствие приказа о назначении проверки. Акт без основания (приказа) не имеет юридической силы. В приказе должны быть указаны: состав комиссии, сроки, объект, вопросы проверки.
2. Общие фразы вместо фактов. Фразы вроде «Нарушений нет» или «Обнаружены ошибки» бесполезны. Нужно писать: «В счете-фактуре № 123 от 01.01.202X не указан код страны происхождения товара (п. 6 ст. 169 НК РФ)».
3. Отсутствие ссылок на нормативные акты. Каждое выявленное нарушение должно быть привязано к конкретной норме (ФЗ, ПБУ/ФСБУ, Приказ Минфина, Локальный акт).
4. Неподписание акта проверяемым лицом. Если кассир/бухгалтер отказываеться подписывать акт, составляется Акт об отказе от подписания (с подписями не менее 2-х свидетелей), который прикладывается к основному акту.
5. Игнорирование срока устранения. В акте обязательно должны быть прописаны конкретные даты («до 20.04.202X»), а не «в ближайшее время».
6. Хранение только в электронном виде без ЭЦП. Если акт подписан на бумаге, оригинал хранится в бумаге. Если в ЭДО — только с квалифицированной ЭЦП всех участников.

Что делать после подписания акта?

Подписание акта — это не конец процесса, а начало этапа устранения нарушений.

1. Контроль исполнения; Председатель комиссии (или ответственное лицо по приказу) отслеживает выполнение мероприятий по срокам.
2. Акт о выполнении (невыполнении) поручений. По истечении сроков составляется отдельный документ или вносится отметка в журнал контроля исполнения.
3. Корректировка учета. На основании акта оформляются:

• Сторнирующие/корректирующие проводки в бухгалтерии.
• Исправленные налоговые декларации (если ошибки затрагивают налоговую базу прошедших периодов).
• Акты инвентаризации (при расхождении фактических остатков с учетными).

4. Кадровые решения. При выявлении вины конкретных сотрудников — приказ о взыскании (замечание, выговор) или об освобождении от должности (ст. 192, 81 ТК РФ).
5. Анализ системных причин. Если нарушения повторяются от проверки к проверке — пересмотр локальных нормативных актов (Политики учета, Положения о подразделении, Инструкций).

Электронный документооборот (ЭДО) и Акт внутренней проверки

С переходом на безбумажный документооборот акты внутренней проверки все чаще оформляются в ЭДО (СБИС, Диадок, Контур.Экстерн и др.).

• Формат: Обычно PDF с визуализацией подписей или XML-структура по соглашению сторон.
• Подпись: Обязательно квалифицированная электронная подпись (КЭП) председателя комиссии и утверждающего руководителя. Подписи членов комиссии и ознакомленного лица также желательны (КЭП или простая ЭП в рамках системы ЭДО по соглашению).
• Юридическая сила: Равна бумажному оригиналу (ст. 6, 9 ФЗ-402, ст. 9 ФЗ-63 «Об электронной подписи»).
• Архивирование: Обеспечивается оператором ЭДО или на стороне организации (в соответствии с требованиями к архивам ЭД).

Резюме

Акт внутренней проверки — это не формальность, а рабочий инструмент управления рисками. Грамотно составленный акт:

• Защищает организацию при камеральных/выездных проверках ФНС (доказывает наличие системы внутреннего контроля).
• Помогает своевременно выявлять ошибки до подачи отчетности.
• Является основанием для законного применения мер дисциплинарной ответственности.
• Формирует доказательную базу в судебных спорах (арбитраж, трудовые споры).

Главное правило: Пишите акты конкретно, ссылаясь на нормы права и первичные документы, маскируйте персональные данные при передаче третьим лицам (аудиторам, консультантам) и обязательно контролируйте исполнение принятых решений;

Данная статья носит информационный характер и не является правовой консультацией. При разработке собственных форм и проведении проверок рекомендуется обращаться к специалистам по трудовому, налоговому и бухгалтерскому праву с учетом специфики вашей организации.