При ведении хозяйственной деятельности ситуации, когда фактически полученный товар не соответствует сопроводительным документам или условиям договора, случаются регулярно. В таких случаях ключевым документом, фиксирующим нарушение и служащим основанием для предъявления претензий, является Акт о расхождении при приемке товара. В данной статье подробно разберем, как правильно составить этот документ в 2026 году, какой образец использовать и на что обратить внимание, чтобы защитить свои интересы в суде.

Что такое акт о расхождении и когда он составляется

Акт о расхождении при приемке товара — это первичный учетный документ, который составляется покупателем (получателем) в момент выявления несоответствия количества, ассортимента или качества полученных товаров данным накладных, УПД или договора поставки.

Согласно ст. 514 ГК РФ, покупатель обязан проверить товар в установленные договором сроки и способом. Если расхождения обнаружены, покупатель должен уведомить поставщика и составить акт.

Основные виды расхождений:

• По количеству: фактическое количество мест/единиц товара меньше (или больше) указанного в документах (недостача, излишки).
• По ассортименту: получены товары иных наименований, артикулов или модификаций, чем заказано.
• По качеству: товар имеет дефекты, повреждения, не соответствует ГОСТ/ТУ или образцу (брак, повреждение при перевозке).

Важно: Акт составляется в момент выявления расхождения. Однако практика позволяет оформить его и позже (например, при скрытых дефектах или пересчете на складе), но это усложняет взыскание убытков, если договором не предусмотрено право на позднюю претензию.

Кто и как составляет акт: роль комиссии

Акт о расхождении составляется комиссией. Это обязательное требование для надлежащего оформления документа, который будет принят судом.

Состав комиссии обычно включает:

1. Представителей покупателя (кладовщик, менеджер, бухгалтер, руководитель).
2. Представителя стороны, передавшей товар (водитель/экспедитор перевозчика).
3. Желательно: представителя поставщика (продавца).

Если представитель поставщика или перевозчика отказывается участвовать в составлении акта или подписывать его, в документе делается соответствующая отметка. При этом покупатель направляет копию акта поставщику/перевозчику заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении (или по ЭДО) для фиксации факта уведомления.

Форма акта: унифицированная или произвольная?

С 2013 года (Постановление Госкомстата от № 132 признано недействительным в части обязательности форм) единой обязательной формы акта о расхождении не существует.

Организации имеют право:

• Разработать собственный бланк, закрепить его в учетной политике или локальном нормативном акте.
• Использовать ранее унифицированные формы как образец (например, ф. № ОС-16 «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей» или ф. № ОС-16а для импортных товаров).
• Использовать форму, предусмотренную конкретным договором поставки.

Рекомендация: Удобнее всего использовать форму, максимально приближенную к ф. ОС-16, так как она содержит все необходимые реквизиты и привычна проверяющим органам и судам.

Обязательные реквизиты акта (по ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете»)

Независимо от выбранной формы, в акте обязательно должны быть:

• Наименование документа («Акт о расхождении при приемке товара»).
• Дата составления и место (город/населенный пункт).
• Наименование организации (покупателя), ИНН/КПП.
• Состав комиссии (ФИО, должности, основание действия — приказ/доверенность № * от .. г.).
• Информацию о договоре (№ * от .. г;) и сопроводительных документах (Накладная/УПД № * от .. г.).
• Суть выявленного расхождения (описание: недостача 5 коробок, повреждение упаковки 2 паллет, несоответствие артикулу).
• Количественную и суммовую оценку расхождения (в натуральных единицах и в денежном выражении по ценам договора).
• Причину расхождения (если установлена: повреждение при перевозке, ошибка комплектации, брак завода).
• Меры, принятые по сохранности товара (возвращено перевозчику, отложено на отдельном месте, принято с оговоркой).
• Подписи всех членов комиссии с расшифровкой.
• Подпись представителя поставщика/перевозчика (или отметка об отказе/неявке).

Образец заполнения акта о расхождении (структура бланка)

Ниже приведена типичная структура бланка, основанная на рекомендациях КонсультантПлюс и форме ОС-16, которую можно адаптировать под свои нужды.

Шапка документа

АКТ О РАСХОЖДЕНИИ ПРИ ПРИЕМКЕ ТОВАРА
№ * от "" _____________ 20* г.
г. 

Сведения о комиссии и основании

Мы, нижеподписавшиеся:
____________________________________ (ФИО, должность покупателя) — Председатель комиссии
____________________________________ (ФИО, должность покупателя), Член комиссии
____________________________________ (ФИО, должность перевозчика/водителя, удостоверение № *), Член комиссии
____________________________________ (ФИО, должность поставщика, при наличии) — Член комиссии

в присутствии представителя _________________________ (наименование перевозчика/поставщика)
составили настоящий Акт о том, что по Договору поставки № * от .. г.
(Наименование поставщика: ООО «», ИНН )
принят к учету товар по Накладной/УПД № * от .. г.

Табличная часть (Суть расхождений)

Заключительная часть

Всего расхождение по количеству: * единиц на сумму * руб.  коп. (Без НДС / В т.ч. НДС * руб.)
Причина расхождения: _________________________________________________________ (напр.: нарушение правил перевозки, ошибка комплектации на складе поставщика).
Меры принятые: Товар с расхождениями отложен на отдельном месте склада № *. Претензия поставщику/перевозчику направлена .. г. № *.

Члены комиссии:
Председатель: _____________ / * / (ФИО)
Член: _____________ / * / (ФИО)
Член (перевозчик): _____________ / * / (ФИО)

Представитель поставщика: _____________ / * / (ФИО) 
(или отметка: «В составлении акта отказался участвовать», «Не явился при своевременном уведомлении»)

М.П. (Печать покупателя, при наличии)

Правовые последствия и работа с актом после составления

Составление акта — это только первый шаг. Дальнейшие действия определяют, сможете ли вы вернуть деньги или получить качественный товар.

Акт — основа для претензии

На основании акта о расхождении покупатель готовит и направляет претензию (ст. 22 Закона «О защите прав потребителей» для B2C или ст. 310 ГК РФ / условия договора для B2B).

• Кому адресовать: Поставщику (если ошибка комплектации/брак завода) или Перевозчику (если повреждение/утеря на пути). Часто адресуют обоим солидарно.
• Сроки: Разумный срок (обычно 10 дней), если договором не установлено иное. Для перевозчика — в сроки, установленные ст. 797 ГК РФ (для ж/д — 6 месяцев, авто — по договору/Закону).

Бухгалтерский и налоговый учет

• НДС: Если расхождение выявлено до принятия к учету (до подписания накладной/УПД), покупатель не принимает товар с расхождениями к учету и не вычитает НДС на эту сумму. Если расхождение найдено позже — оформляется корректировочный расчет/УКД.
• Налог на прибыль: Сумма недостачи/брака уменьшает расходы (если НДС не вычетан) или формирует доход (если поставщик вернул деньги/заменил товар).

Типичные ошибки, которые стоят денег

1. Отсутствие представителя перевозщика. Акт, подписанный только сотрудниками покупателя, суд может признать недоказательной основой против перевозчика.
2. Размытые формулировки. Фраза «товар плохого качества» не работает. Нужно писать: «на 3 коробках порваны углы, влажные следы на упаковке, товар внутри деформирован».
3. Нет суммовой оценки. Без цены и суммы расхождения невозможно рассчитать претензию и отразить в учете.
4. Пропущены реквизиты доверенностей/приказов. Члены комиссии должны действовать на основании полномочий (приказ о комиссии № * или доверенность № *).
5. Позднее составление без оснований. Если вы подписали накладную «без расхождений», а через неделю нашли брак — доказать вину поставщика/перевозчика крайне сложно (п. 2 ст. 514 ГК РФ).

Электронный документооборот (ЭДО) и акты о расхождениях

В 2026 году большинство B2B-процессов перешло на ЭДО (Диадок, СБИС, Контур, 1С-ЭДО и др.).

• Акт о расхождении оформляется как неформализованный документ (XML-схема «Неформализованный документ» или «Акт о расхождениях» по схеме ФНС, если используется формат 5.01/5.02/5.03 для УКД/КСЧФ).
• Подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) уполномоченных лиц обеих сторон.
• Если контрагент отказывается подписывать в ЭДО, отправляется официальное уведомление через оператора ЭДО (фиксируется дата доставки) и дублируется почтой/курьером.

Грамотно составленный акт приемки товара с расхождениями — это ваш главный инструмент защиты финансовых интересов. Не пренебрегайте процедурой приемки: лучше потратить 15 минут на осмотр и заполнение акта на месте, чем месяцы судиться без доказательной базы.

Краткий чек-лист перед подписанием накладной/УПД:

• ☐ Количество мест совпадает с документами?
• ☐ Целостность упаковки (пломбы, скотч, обвязка)?
• ☐ Соответствие ассортимента (артикулы, наименования)?
• ☐ При обнаружении расхождений — вызвать комиссию, составить Акт, не подписывать накладную «чисто» (писать «с расхождениями по Акту №…»).

Используйте приведенный выше образец как основу для своего бланка, закрепите его во внутренних документах компании и обучите кладовщиков/менеджеров правилам его заполнения. Это сэкономит вам время, нервы и деньги.

Статья подготовлена на основе актуального законодательства РФ (ГК РФ, ФЗ «О бухгалтерском учете») и разъяснений КонсультантПлюс на дату . Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к юристу.