Списание имущества — обязательная процедура для любой организации. Независимо от того, вы списываете основные средства, материалы, товары или ГСМ, юридическим основанием для выбытия активов с баланса является правильно оформленный акт о списании. В статье разберем актуальные формы на 2026 год, обязательные реквизиты, порядок создания комиссии и нюансы учета.

Нормативная база: какие формы использовать в 2026 году

С 2013 года организации имеют право самостоятельно разрабатывать формы первичных учетных документов (ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Однако для унификации и снижения рисков при проверках большинство компаний продолжают использовать утвержденные ранее госкомстатом унифицированные формы или их модифицированные версии.

Списание основных средств (ОС)

Для списания основных средств применяются формы, утвержденные Приказом Госкомстата РФ от № 7 (в ред. от ):

• Форма № ОС-4 — Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств).
• Форма № ОС-4а — Акт о списании автотранспортных средств.
• Форма № ОС-4б — Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств).

Важно: Результаты списания обязательно вносятся в инвентарную карточку учета объекта ОС (формы № ОС-6, ОС-6а, ОС-6б).

Списание материальных запасов (МЗ), ТМЦ и товаров

Здесь чаще всего используются две основные формы:

1. Форма № 0510460 (утв. Приказом Минфина РФ от № 132н), «Акт о списании материальных запасов». Универсальна для ГСМ, канцтоваров, запчастей, медикаментов, продуктов питания, сувениров, подарков и хозматериалов. Оформляется при полном или частичном выбытии, а также при передаче объектов-неактивов на хранение.
2. Форма № ТОРГ-16, «Акт о выявлении расхождений, порчи, недостачи при приемке (передаче) ценностей». Применяется, если списание вызвано порчей, недостачей, кражей или естественной убылью, выявленной при инвентаризации или приемке.

Обязательные реквизиты акта (согласно ФЗ-402)

Независимо от используемой формы (унифицированной или собственной), документ не будет иметь юридической силы без следующих реквизитов (п. 2 ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ):

• Наименование документа (например, «Акт о списании материальных запасов»).
• Дата составления.
• Наименование организации (юридического лица) или ФИО ИП.
• Содержание хозяйственной операции (что списывается, почему, в каком количестве).
• Единицы измерения и количества (в натуральном и/или стоимостном выражении).
• Должности лиц, составивших документ, их подписи с расшифровкой (ФИО).

Отсутствие хотя бы одного реквизита делает документ недействительным для бухгалтерского и налогового учета — расходы не примут к вычету, возможны штрафы.

Пошаговый алгоритм оформления акта на списание

Шаг 1: Инициирование и основание

Основанием служит приказ (распоряжение) руководителя организации о списании. В приказе указывается причина: износ, порча, естественная убыль, моральное устаревание, кража, передача под дарственный договор и т.д.

Шаг 2: Создание комиссии

Для проведения списания издается приказ о создании комиссии. Состав обычно включает:

• Председателя (заместителя директора / главного бухгалтера).
• Членов: материально ответственное лицо (кладовщик, водитель), представитель бухгалтерии, технический специалист (для ОС/оборудования).

В акте фиксируются ФИО членов комиссии. Пример заполнения графы: «Член комиссии: Менеджер по закупкам * * (подпись)».

Шаг 3: Инвентаризация / Осмотр

Комиссия проводит фактический осмотр имущества. Для ОС составляется опись дефектов/износа. Для ТМЦ — взвешивание, подсчет, проверка сроков годности.

Шаг 4: Заполнение бланка акта

Пример структуры заполнения формы 0510460 (Акт о списании МЗ):

Шаг 5: Бухгалтерская проводка

На основании подписанного акта бухгалтер делает проводки. Примеры для списания товаров (МЗ) по себестоимости:

• Дт 20 / Кт 10 — списание материалов в производство.
• Дт 26 / Кт 10 — списание на общехозяйственные нужды.
• Дт 44 / Кт 10, списание на продажу (торговые организации).
• Дт 91.2 / Кт 10 (41) — списание стоимости списываемых ценностей (убыток от выбытия).
• Дт 19 / Кт 10 (41) — вычет НДС на входящие по списываемым ценностям (если НДС не вычетен ранее).

Особенности заполнения для разных категорий имущества

Списание ГСМ (топлива)

Оформляется на форме 0510460 или собственной форме. Обязательно приложение талонов на заправку, выписок из ГЛОНАСС/ГПС, путевых листов (ф. № 3); Причина: расход по нормативам, перерасход (списание за счет виновного лица или прибыли), утечка/порча.

Списание канцтоваров и хозтоваров

Часто списываются в момент передачи в эксплуатацию (на основании требования-накладной ф. 0510451 или лимитно-выдаточной карточки). Если товар портился на складе, акт формы 0510460 с причиной «порча/брак».

Списание продуктов питания и медикаментов

Критически важно указывать серию, партию, дату производства и срок годности в табличной части акта. Основание, акт отбора проб / заключение ветеринарного/санитарного эксперта или протокол комиссии об истечении сроков годности.

Списание БСО (бланков строгой отчетности)

Оформляется отдельный акт (часто по форме 0510460 или свободной) с указанием номеров бланков (серия, номер начала и конца). Основание: истечение срока действия, порча типографии, ликвидация кассы.

Типичные ошибки, которые приводят к проблемам с ФНС

1. Отсутствие приказа о создании комиссии. Акт, подписанный «один человеком» или людьми без полномочий, недействителен.
2. Расхождение данных с инвентаризацией. Если списание по итогам инвентаризации, данные акта должны в точности совпадать с инвентаризационной описью (ф. ИНВ-3, ИНВ-5).
3. Неуказание первостоимости и износа (для ОС). В форме ОС-4 обязательны графы первоначальной стоимости, накопленного износа и остаточной стоимости.
4. Списание по завышенным нормам естественной убыли. Нормы должны быть утверждены приказом организации с обоснованием (ГОСТ, отраслевые стандарты, собственные расчеты).
5. Отсутствие решения о списании остаточной стоимости. Для ОС остаточная стоимость списывается на убытки (Дт 91.2) только после решения комиссии и приказа директора.

Сроки хранения документов

Согласно Приказу Минкультуры РФ от № 236 (Перечень типовых управленческой документации):

• Акты о списании основных средств (ОС-4, ОС-4а, ОС-4б) — 5 лет после года составления (категория «Документы по учету основных средств»).
• Акты о списании материальных запасов (0510460, ТОРГ-16) — 5 лет (категория «Первичная учетная документация по материальным ценностям»).
• Приказы о создании комиссий и о списании — 5 лет (в составе дела с актами).

Рекомендация: Храните акты списания вместе с приказами, инвентаризационными описями и пояснительными записками в одном деле для удобства аудита.

Электронный документооборот (ЭДО) и акты списания

В 2026 году использование ЭДО для внутренних документов (акты списания, инвентаризации) становится стандартом для крупных предприятий.

• Документ подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП) всех членов комиссии.
• В системе ЭДО (СБИС, Диадок, Контур, 1С-ЭДО) настраивается маршрут согласования: Кладовщик -> Бухгалтер -> Руководитель.
• Печатная копия с «живыми» подписями не требуеться, если организация полностью перешла на ЭДО и зафиксировала это в учетной политике.

Где скачать актуальные бланки (XLSX, DOCX, PDF)

Официальные бланки форм ОС-4, ОС-4а, ОС-4б, 0510460, ТОРГ-16 можно бесплатно скачать на сайтах:

• Официальный сайт ФНС (раздел «Бланки отчетности» — архивные формы).
• Сайты правовых систем (КонсультантПлюс, Гарант) — в карточке приказа № 7 или № 132н есть вкладка «Формы».
• Специализированные порталы бухгалтеров (nalog-nalog.ru, buh.ru, klerk.ru) — обычно в разделе «Шаблоны и образцы».

При скачивании проверяйте дату последнего изменения формы (для ОС — редакция Приказа Минэкономразвития от № 772).

Резюме: чек-лист перед подписанием акта

• [ ] Есть приказ о создании комиссии и приказ о списании?
• [ ] Все члены комиссии указаны с должностями и подписали лично?
• [ ] Причина списания обоснована и соответствует реальности?
• [ ] Заполнены все обязательные реквизиты (ст. 9 ФЗ-402)?
• [ ] Для ОС: указаны первостоимость, износ, остаточная стоимость?
• [ ] Для МЗ: указаны партия, серия, срок годности (если применимо)?
• [ ] Стоимость в акте совпадает с бухгалтерскими данными (карточка ОС / карточка МЗ ф. М-17)?
• [ ] Проводки в бухгалтерии сделаны в том же периоде, что дата акта?

Грамотное оформление акта приема-сдачи на списание — это не просто бюрократия, а защита ваших налоговых вычетов и имущественных прав организации. Используйте утвержденные формы (ОС-4, 0510460, ТОРГ-16) или доработанные собственные бланки с полным набором реквизитов. Обязательно создавайте комиссию приказом, фиксируйте реальные причины выбытия и соблюдайте сроки хранения 5 лет. При переходе на ЭДО убедитесь, что у всех членов комиссии есть действующие КЭП.

Информация актуальна на . Перед применением проверяйте актуальность нормативных актов в правовых системах (КонсультантПлюс, Гарант) или на сайте ФНС.