Акт приема-передачи личных дел государственных служащих — это официальный документ, который фиксирует факт передачи личных дел от одного ответственного лица (подразделения) другому. Он подтверждает количество, состояние и целостность передаваемых документов, а также закрепляет момент перехода ответственности за их сохранность.
Когда составляется акт
- при увольнении или переводе работника кадровой службы, ответственного за ведение личных дел;
- при смене руководителя государственного органа или кадровой службы;
- при передаче личных дел в архив (в т.ч. при увольнении госслужащего);
- при реорганизации, ликвидации государственного органа;
- при уходе ответственного сотрудника в длительный отпуск или на больничный;
- при передаче личного дела в другой государственный орган по запросу.
Нормативная база
Порядок ведения личных дел государственных гражданских служащих регулируется:
- Федеральным законом от № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;
- Указом Президента РФ от № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела»;
- Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- внутренними инструкциями по делопроизводству государственного органа.
Структура и содержание акта
Унифицированной формы акта законодательством не установлено, поэтому документ составляется в свободной форме с соблюдением общих требований делопроизводства. В акте рекомендуется указать:
- Наименование документа — «Акт приема-передачи личных дел государственных гражданских служащих».
- Дату и место составления.
- Сведения о сторонах — Ф.И.О. и должности передающего и принимающего лица.
- Основание передачи — реквизиты приказа (распоряжения) руководителя.
- Перечень передаваемых личных дел — с указанием Ф.И.О. служащих, номеров дел, количества листов, дат заведения.
- Состояние документов — отметки о комплектности, наличии повреждений, недостающих документов.
- Количество дел и листов — цифрами и прописью.
- Подписи сторон с расшифровкой.
Образец акта приема-передачи личных дел
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель Департамента государственной службы
_______________ /Иванов И.И./
«___» __________ 20___ г.
АКТ № ___
приема-передачи личных дел государственных гражданских служащих
г; Москва «___» __________ 20___ г;
Настоящий акт составлен о том, что на основании приказа от «___» ________ 20___ г. № ___:
Передал: начальник отдела кадров Петров Пётр Петрович;
Принял: ведущий специалист-эксперт отдела кадров Сидорова Анна Сергеевна, назначенная ответственной за ведение и хранение личных дел.
Переданы следующие личные дела:
- Личное дело № 12 — Кузнецов Алексей Викторович, заведено , 48 листов;
- Личное дело № 13 — Смирнова Ольга Николаевна, заведено , 35 листов;
- Личное дело № 14 — Васильев Дмитрий Андреевич, заведено , 27 листов.
Документы проверены, находятся в надлежащем состоянии, подшиты, пронумерованы. Замечаний по комплектности не имеется (либо: выявлены следующие недостатки: ____________).
С момента подписания настоящего акта ответственность за сохранность личных дел несет Сидорова А.С.
Передал: _____________ /Петров П.П./
Принял: _____________ /Сидорова А.С./
Особенности оформления
- Акт составляется не менее чем в двух экземплярах — по одному для каждой стороны.
- При передаче дел в архив акт оформляется по форме, согласованной с архивным учреждением.
- Если передача осуществляется комиссии, в акте указываются все члены комиссии, назначенные приказом руководителя.
- Выявленные недостачи и повреждения обязательно фиксируются в акте — принимающая сторона не несет ответственности за документы, не переданные по акту.
- Личные дела содержат персональные данные, поэтому доступ к ним при передаче должны иметь только уполномоченные лица (ст. 88 ТК РФ, ФЗ № 152-ФЗ «О персональных данных»).
Ответственность за утрату личных дел
Личные дела госслужащих хранятся в течение 75 лет (в архиве), поэтому их утрата влечет дисциплинарную, а при наличии состава — административную ответственность должностного лица. Именно поэтому корректно оформленный акт приема-передачи является важной защитой как для передающего, так и для принимающего сотрудника.
Контактная информация (справочно)
Консультации по вопросам делопроизводства можно получить в справочно-правовых системах:
- Адрес: 117292, г. Москва, ул. Кржижановского, д. 6 (центральный офис);
- Телефоны: +7 (495) -56-*-, +7 (495) -87—*.