Важно: законодательство РФ не устанавливает единой формы акта приема-передачи документов между доверителем и адвокатом. Это означает, что стороны вправе разработать индивидуальный шаблон либо оформить документ в свободной форме, соблюдая лишь минимальные требования к реквизитам и правилам подтверждения факта передачи.
Зачем нужен акт приема-передачи документов адвокату
- Фиксирует точный состав переданных документов (договоры, доверенности, судебные решения, электронные носители и пр.).
- Разграничивает ответственность сторон за сохранность документов на каждом этапе.
- Служит неопровержимым доказательством передачи при спорах о вине за утрату или повреждение материалов дела.
- Позволяет быстро восстановить картину дела, если адвокат уйдет из коллегии или меняется представитель.
Какие документы обычно передают адвокату
Рекомендуем закрепить в акте перечень типовых категорий:
| Категория | Примеры (что указывать в акте) |
|---|---|
| Исковые и иные процессуальные документы | исковое заявление, отзыв, апелляционная жалоба, ходатайства |
| Договорная база | договор подряда, поставки, аренды, дополнительные соглашения |
| Доказательства | копии писем, акты сверки, фотографии, аудиозаписи (указать носитель) |
| Электронные носители | CD, DVD, флеш-накопитель, внешний жёсткий диск (указать объём и марку) |
| Оригиналы и их копии | оригинал договора – 1 экз., копия – 2 экз. |
Структура акта приема-передачи (шаблон)
Шапка документа
АКТ приема-передачи документов № ___ от «__» ___ 20__ г. г. _____________
Информация о сторонах
Доверитель (клиент):
ФИО / наименование организации, ИНН, ОГРН/ОГРНИП, адрес, контактный телефон, e-mail.
Действующий на основании: паспорт / устав / доверенность № ___.
Адвокат:
ФИО, номер в реестре адвокатов ___ региона, адрес коллегии, контактный телефон, e-mail.
Действует на основании ордера № ___ от «__» ___ 20__ г.
Список документов
Оформляется в виде таблицы (пример):
| № п/п | Наименование документа / файла | Кол-во листов / объём | Примечание (оригинал / копия) |
|---|---|---|---|
| 1 | Договор поставки № 12 от | 20 л. | оригинал |
| 2 | Акт сверки расчетов по договору № 12 | 2 л. | копия, заверенная печатью контрагента |
| 3 | Флеш-накопитель Kingston 8 Гб, серийный № A0B7… | 1 шт. | электронные письма и фото поврежденного товара |
Особые условия (по желанию сторон)
- Документы сданы в плотных файлах с нумерацией листов.
- Электронные носители переданы в запечатанном конверте с подписями сторон.
- Адвокат обязуется вернуть оригиналы не позднее «__» ___ 20__ г.
Подписи и реквизиты
Передал: ___________ /ФИО доверителя/
Принял: ___________ /ФИО адвоката, рег. номер/
М.П. (если используеться печать коллегии)
Акт составлен в 2 (двух) подлинных экземплярах, имеющих равную юридическую силу, по одному для каждой из сторон.
Пошаговая инструкция по оформлению
- Подготовьте перечень всех документов заранее, чтобы не допустить «утечки» важных бумаг.
- Напечатайте акт на стандартном листе А4, шрифт Times New Roman 14 пт, межстрочный интервал 1,5.
- Распечатайте 2 экземпляра. Оба должны быть идентичны и содержать оригинальные подписи.
- Нумеруйте страницы и ставьте подпись на каждой странице с листом-заверителем, если объём превышает 2 листа.
- Если документы ценные (оригиналы судебных актов, долговые расписки), фиксируйте состояние (отсутствие повреждений) в акте.
- Храните свой экземпляр в течение всего срока оказания юридической помощи и ещё 3 года после окончания дела (рекомендация ФНС и Росархива).
Распространённые ошибки и как их избежать
| Ошибка | Последствия | Как исправить |
|---|---|---|
| Не указан регистрационный номер адвоката | Сложность идентификации представителя в суде | Всегда вписывать номер из реестра адвокатов |
| Отсутствует описание электронных носителей | Споры о том, что именно передавалось на флешке | Указывать серийный номер, объём, название папок/файлов |
| Нет даты возврата оригиналов | Риск затягивания возврата | Добавить пункт «Оригиналы возвращаются не позднее…» |
Готовые шаблоны в формате Word и Google Docs
Вариант 1: Скачайте шаблон Word по прямой ссылке (адаптирован под адвокатские запросы).
Вариант 2: Используйте онлайн-шаблон Google Docs — просто нажмите «Файл – Сделать копию» и заполните данные.
Грамотно составленный акт приема-передачи документов адвокату, это минимум усилий, который защитит вас от потери доказательств и упрощает взаимодействие с представителем. Если вы сомневаетесь в формулировках, проконсультируйтесь у другого адвоката или воспользуйтесь бесплатными образцами, приведёнными выше.