Передача кадровых дел — это ответственный процесс, от грамотного оформления которого зависит правовая защита как уволившегося сотрудника, так и организации в целом. Акт приема-передачи кадровой документации, основной документ, фиксирующий момент перехода ответственности за сохранность и достоверность архивов от одного лица к другому. В статье разберем актуальные требования 2026 года, порядок составления комиссии, обязательные реквизиты и типичные ошибки.
Нормативная база и правовое значение акта
Несмотря на то, что единая обязательная форма акта приема-передачи кадровых документов на федеральном уровне не утверждена (организации разрабатывают его самостоятельно в рамках учетной политики или локального нормативного акта), его составление является обязательным требованием:
- Статья 22.1 Закона РФ от № 1726-1 «Об архивном деле в Российской Федерации» — обязывает передавать документы по актам.
- Приказ Росархива от № 236 (утв. типовые перечни документирования) — регламентирует состав передаваемых фондов.
- Постановление Госархива России от № 174 — правила формирования дел и передачи в архив.
- ТК РФ (ст. 62, 66, 303) — обязанность работодателя хранить и выдавать трудовые книжки/СТР, что фиксируется именно актом.
Важно: Акт является единственным документальным доказательством того, что конкретный пакет документов был передан в определенном количестве и состоянии. Без акта новый кадровик не несет ответственности за утерю, совершенную предшественником, а уволенный сотрудник не может подтвердить факт возврата ему трудовых книжек (если они выдавались на руки) или передачи их в архив.
Когда составляется акт?
Составление акта обязательно в следующих ситуациях:
- Увольнение кадровика (специалиста по кадрам, инспектора ОК). Самый частый кейс.
- Перевод кадровика на другую должность внутри организации (даже если он остается в доступе к архиву, ответственность меняется).
- Отпуск длительным сроком / Декретный отпуск / Болезнь — передача дел исполняющему обязанности (часто оформляется отдельным приказом и актом).
- Реорганизация организации (слияние, присоединение, выделение), передача дел правопреемнику.
- Передача дел в архив организации (по истечении сроков хранения в ОК) или в государственный архив (при ликвидации юрлица).
- Смена программного обеспечения / Переход на ЭДО — фиксация передачи электронных носителей и ключей ЭП.
Комиссия по приему-передаче: создание и состав
Согласно практике (подтвержденной судебной практикой и рекомендациями Росархива), создание комиссии желательно, но не строго обязательно для малых предприятий. Однако для средних и крупных организаций, а также при передаче в архив — это стандарт.
Порядок создания:
- Издается Приказ (Распоряжение) директора о создании комиссии.
- В приказа утверждается состав комиссии (председатель, секретарь, члены).
- Определяются сроки и порядок проведения инвентаризации/передачи.
Типичный состав комиссии:
- Председатель: Зам. директора по админ. части / Начальник отдела документооборота / Директор (в малых оргах).
- Секретарь: Специалист секретариата / Юрист / Архивист.
- Члены: Представитель профсоюза (если есть), Главный бухгалтер (по вопросам передачи документов по зарплате/налогам), Новый кадровик (принимающая сторона), Увольняющийся кадровик (передающая сторона).
Пример фразы для приказа: «Создать комиссию по приему-передаче кадровой документации в связи с увольнением ФИО_КАДРОВИКА_ПЕРЕДАЮЩЕГО по собственному желанию с ДАТА. Утвердить состав комиссии: Председатель, ФИО_ПРЕДСЕДАТЕЛЯ (ДОЛЖНОСТЬ); Члены: ФИО_ЧЛЕНА_1, ФИО_ЧЛЕНА_2, ФИО_НОВОГО_КАДРОВИКА…»
Обязательные реквизиты акта (Чек-лист)
Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальная система стандартизации. Документы. Общие требования к составу реквизитов», акт должен содержать:
| Реквизит | Описание и нюансы заполнения |
|---|---|
| Наименование документа | «АКТ приема-передачи кадровой документации» |
| Дата и место составления | Дата = день фактической передачи. Место — название организации, город. |
| Основание | Номер и дата приказа о создании комиссии / приказе об увольнении / приказе о передаче в архив. |
| Состав комиссии | Должность, ФИО (полностью) всех членов, подписи каждого. |
| Данные передающей стороны | Должность, ФИО уволенного/переводимого кадровика. Подпись с расшифровкой. |
| Данные принимающей стороны | Должность, ФИО нового кадровика / ответственного за архив. Подпись с расшифровкой. |
| Перечень передаваемых документов (Табличная часть) | Самый важный раздел. См. детально в п.5. |
| Состояние документов | Замечания по оформлению, отсутствующие документы, повреждения, несоответствие номенклатуре. |
| Количество экземпляров | Обычно 3 экз.: Передающему, Принимающему, В архив/К делу комиссии. |
| Подписи сторон | Обязательны подписи председателя, секретаря, передающего и принимающего лиц. |
Детальное заполнение табличной части: что передавать?
Перечень не должен быть общим («все кадровые дела»). Необходима детализация по каждому делу/тому/журналу. Рекомендуемые колонки таблицы:
- № п/п
- Индекс дела / Код по номенклатуре (например, ИК-1, ИК-5, ЛК-1).
- Наименование дела / журнала / документа (полное, как на корешке).
- Период (даты) (например, 2020–2024 гг., янв.–дек. 2025 г.).
- Срок хранения (временный / постоянный / до 2050 г. и т.д.).
- Количество (шт. дел, томов, журналов, листов — для тонких дел).
- Номера трудовых книжек / СТР в деле (если передается журнал учета ТК/СТР — указываем диапазон номеров).
- Примечания / Состояние (например: «На корешке нет подписи», «Отсутствует лишний лист в л. 15», «Электронный носитель прилагается»).
- Подпись принимающего по позиции (для контроля каждого дела).
Основные группы документов, подлежащих передаче (чек-лист для проверки):
- Приказы по основной деятельности: о приеме, переводе, увольнении, поощрениях, наказаниях, отпусках, командировках (раздельно по годам/периодам).
- Личные дела сотрудников (Кадровые карточки Т-2, анкеты, копии документов, справки). Важно: Пересчитываются поштучно по списку штатного расписания / актуальному списку сотрудников.
- Трудовые книжки и вкладыши: Журнал учета движения ТК (форма Т-3), Журнал учета вкладышей (Т-4), сами ТК/СТР неработающих сотрудников (на хранении), Журнал выдачи ТК на руки (при увольнении).
- Документы по заработной плате и налогам: Расчетно-платежные ведомости (Т-51, Т-53), 2-НДФЛ, 6-НДФЛ, РСВ, ведомости удержаний (алименты, исполнительные листы).
- Учет рабочего времени: Табели учета рабочего времени (Т-12, Т-13), журналы сверхурочных/ночных/выходных часов, заявления на отгулы.
- Охрана труда: Журналы инструктажей, карты выдачи СИЗ, протоколы проверок знаний, расследования несчастных случаев.
- Военный учет / Миграционный учет: Учетные карточки воинской обязанности, уведомления МВД о иностранцах, патенты, разрешения на работу.
- Локальные нормативные акты (ЛНА): Штатное расписание, Положение об ОК, Положение об оплате труда, Правила внутреннего трудового распорядка, Политика по ОПД (персональные данные), Номенклатура дел, Графики хранения.
- Электронные носители и ключи ЭП: Флешки/диски с базами 1С/СБИС/Контур, ключи ЭЦП (РуТокен, eToken), обязательно с указанием серийных номеров носителей и паролей (в запечатанном конверте).
- Книги учета движений ТК/СТР (если велись в бумаге).
Особенности передачи трудовых книжек и СТР (СТД-Р)
Это зона наивысшего риска. Акт должен содержать приложение (ведомость) со списком передаваемых ТК/СТР:
- ФИО владельца.
- Номер и серия ТК / Номер СТР.
- Дата последней записи.
- Основание нахождения на хранении (увольнение, смерть, признание безвестно отсутствующим и т.д.).
Нюанс 2026 года: При полном переходе на СТР (Сведения о трудовой деятельности в электронном виде) бумажные ТК передаются только для сотрудников, не подавших заявление о переходе на СТР, или уволенных до 2020–2021 гг. В акте обязательно фиксируется: «Переданы ТК в количестве Х шт., СТР не передаются (ведутся в ЭСФ/СФР) / Переданы носители с ключами ЭП для доступа к СТР».
Фиксация замечаний и претензий: защита новой стороны
Это критически важный момент. Если новый кадровик подпишет акт без замечаний, он принимает ответственность за все ошибки предшественника (неподписанные приказы, отсутствующие листы в личных делах, ошибки в ТК).
Как правильно зафиксировать замечания (примеры формулировок):
- Отсутствие документов: «В личном деле Иванова И.И. (таб. № 123) отсутствует копия паспорта стр. 2-3, заявление на прием к работе».
- Ошибки оформления: «В приказе № 45 от г. не указана статья ТК РФ основания увольнения».
- Нарушение сроков хранения: «Дела 2015 г. (срок хранения 50 лет) не переведены в архив организации, хранятся в ОК».
- Повреждения: «Том приказов за 2022 г. поврежден влагой, л. 10–15 нечитаемы».
- ЭДО/Ключи: «Не передан ключ ЭП РуТокен № 12345678 (утрачен передающим лицом). Пароль от контейнера «Кадровик_2025» не известен».
Рекомендация: Замечания пишуться в теле акта (в колонке «Примечания» или в отдельном разделе «Замечания комиссии») ИЛИ оформляются отдельным Протоколом осмотра/инвентаризации, на который ссылаются в акте. Подписи ставится под замечаниями обеими сторонами.
Электронный документооборот (ЭДО) и передача доступов
В 2026 году большинство организаций ведут кадровый учет в 1С:ЗУП, СБИС, Контур.Персонал, МойСклад и др. Передача «физических» паролей небезопасна и некорректна.
Правильный порядок передачи ЭДО (фиксируется в акте или доп. соглашении):
- Администратор системы (или ИТ-отдел) блокирует учетную запись уволенного кадровика в день увольнения.
- Создается/активируется учетная запись для нового кадровика с нужными правами (ролями).
- Ключи усиленной квалифицированной ЭП (КЭП) — личное имущество физлица. Увольняющийся кадровик забирает свой токен. Новый кадровик получает свой токен (организация оформляет закупку/выпуск заранее).
- В акте прописывается: «Доступ к ИС «1С:ЗУП 3.1» (сервер IP_АДРЕС_СЕРВЕРА) предоставлен пользователю ФИО_НОВОГО* (логин: ЛОГИН_НОВОГО) по приказу № НОМЕР_ПРИКАЗА от ДАТА. КЭП передающей стороны (ФИО_СТАРОГО) аннулирована / изъята».
- Если есть общие почтовые ящики (kadry@*.ru) — смена пароля и привязка к телефону нового ответственного.
Образец структуры акта (Текстовый шаблон для Word)
УТВЕРЖДАЮ Директор ООО «Ромашка» И.О. Фамилия_Директора «___» _____________ 202_ г. АКТ приема-передачи кадровой документации г. Город_Организации «___» Месяц_Словом 202_ г. Мы, нижеподписавшиеся: Председатель комиссии: Должность_Предс ФИО_Предс_Полностью Члены комиссии: Должность_1 ФИО_1_Полностью Должность_2 ФИО_2_Полностью Должность_Нового_Кадровика ФИО_Нового_Кадровика_Полностью (принимающая сторона) Должность_Старого_Кадровика ФИО_Старого_Кадровика_Полностью (передающая сторона) составили настоящий Акт о том, что по основанию Приказа № НОМЕР_ПРИКАЗА от ДАТА_ПРИКАЗА «О создании комиссии по приему-передаче кадровой документации в связи с увольнением ФИО_Старого_Кадровика» передана и принята следующая кадровая документация:
| № | Индекс/Код | Наименование дела/журнала | Период | Срок хранения | Кол-во (шт/том/л) | Примечания/Замечания |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ИК-1 | Приказы по основной деятельности | 2023–2025 гг. | 75 лет | 3 тома (Т.1–Т.3) | Т.3 (2025) не сшит, л. 1–45 |
| 2 | ИК-5 | Личные дела сотрудников (действующие) | 2020–2025 гг. | 75 лет | шт. (по списку Прил. 1) | В делах нет фото 3x4 |
| 3 | ЛК-1 | Журнал учета движения трудовых книжек (Т-3) | 2018–2025 гг. | 75 лет | 1 ж. (л. 1–) | Последняя запись № от ДАТА |
| 4 | ЛК-2 | Трудовые книжки на хранении | 2010–2024 гг. | 75 лет | шт. | Список в Прил. 2. ТК № (Иванов И.И.) ― исправление на л. 5 без заверения |
| 5 | ОТ-1 | Журналы инструктажей по ОТ | 2022–2025 гг. | 50 лет | 4 ж. | В ж. за 2023 г. нет подписи инструктора на л. 12 |
| 6 | ЭД-1 | Электронные ключи ЭП (РуТокен ЭЦП 2.0) | — | — | шт. (С/Н: ) | Пароли в запечатанном конверте № *; КЭП ФИО_Старого отозвана. |
| 7 | ЛНА | Локальные нормативные акты (сборник) | Актуальные | Постоянно | 1 т. | Ред. от ДАТА. Нет приказа об утверждении Положения о КД 2024 г. |
Типичные ошибки и риски (Разбор практики)
| Ошибка | Последствия | Как избежать |
|---|---|---|
| Общая фраза «Переданы все кадровые дела» без перечня | Невозможно доказать факт передачи конкретного документа в суде/проверке. Риск штрафов по ст. 5.27 КоАП РФ (до 100 тыс. руб. для юрлица). | Обязательная таблица с индексами, названиями, периодами, количеством. |
| Отсутствие замечаний при их наличии | Новый кадровик отвечает за чужие ошибки (штрафы, иски сотрудников, проблемы с пенсией). | Тщательный аудит (инвентаризация) до подписания акта. Фиксация каждого недостачета. |
| Передача ТК/СТР без ведомости-приложения | Утрата ТК = уголовная ответственность (ст. 293 УК РФ халатность) или крупные штрафы. Споры с бывшими сотрудниками. | Обязательное приложение с нумерацией каждой ТК/СТР. Подпись под каждой строкой ведомости. |
| Игнорирование ЭП и доступов к ИС | Уволенный сотрудник сохраняет доступ к базе/почте/Госуслугам орга. Утечка ПДн (ст. 13.11 КоАП РФ до 18 млн руб.). | Блокировка старых доступов, выпуск новых КЭП, фиксация в акте серийных номеров токенов. |
| Подпись акта только новым кадровиком (без комиссии/передающей стороны) | Акт может быть признан недействительным судом как односторонний. | Соблюдение процедуры: Приказ о комиссии -> Инвентаризация -> Акт с 4-мя подписями (Предс, Секр, Передающий, Принимающий). |
| Несвоевременная передача (после увольнения через недели) | Потеря документов в промежутке. Невозможность выдачи справок/ТК бывшим сотрудникам. | Проводить передачу в последний рабочий день уволенного (или день назначения исполняющего обязанности). |
Хранение акта после подписания
- Экземпляр 1: У передающей стороны (уволенного кадровика), для подтверждения факта сдачи дел (хранит лично или в личном деле, если остается в компании).
- Экземпляр 2: У принимающей стороны (нового кадровика) — основание для ведения дел и ответственности.
- Экземпляр 3: В архиве организации / В деле комиссии (приказе о создании комиссии) — для контроля архивариуса и проверяющих органов.
Срок хранения акта: Постоянный (как документ, подтверждающий передачу архивных фондов) или не менее 75 лет (по сроку хранения кадровых дел, к которым относится).
Актуальные изменения 2025–2026 гг., о которых нужно знать
- Полный переход на СТР (Сведения о трудовой деятельности). С 2020 г. ведется параллельно, с 2024–2025 гг. — основной формат для новичков. В акте 2026 года раздел «Трудовые книжки» заменяется на «Сведения о трудовой деятельности (доступ к ЭСФ/СФР, ключи ЭП для подписания СЗВ-ТД/СЗВ-СТАЖ)».
- Электронные трудовые книжки (ЭТК) — отмена. Концепция ЭТК закрыта. Только бумажная ТК (по желанию) и СТР.
- ПДн (Персональные данные). Усиленный контроль Роскомнадзора. В акте обязательно отражение: «Передан реестр операций с ПДн», «Переданы согласия на обработку ПДн сотрудников», «Обеспечена защита ПДн при передаче носителей (шифрование)».
- Работа с иностранцами. Обязательная передача журналов уведомлений МВД, копий патентов/разрешений, уведомлений о заключении/расторжении трудового договора с иностранец. Штрафы за ошибки здесь максимальны (до 800 тыс. руб. за одно нарушение).
- Удаленная работа. Если передача происходит дистанционно (кадровики в разных городах), акт подписывается по очереди (передающий -> курьер/почта -> принимающий) или через ЭДО с КЭП обеих сторон. В акте указывается: «Передача осуществлена путем направления почтой EMS № / через ЭДО «СБИС» (ID документа )».
Чек-лист «День передачи» для нового кадровика (Шпаргалка)
Распечатайте и пройдитесь по пунктам в день подписания акта:
- [ ] Приказ о создании комиссии прочитан, номер/дата внесены в акт.
- [ ] Состав комиссии полный, все присутствуют, подписи стоят.
- [ ] Проведена поштучная пересчетка личных дел по актуальному списку штата.
- [ ] Приказы по годам: проверена нумерация, подписи директора, простановка дат, сшивка/пронумерация листов.
- [ ] Журнал Т-3 (ТК): последняя запись соответствует последнему уволенному/принятому. Пустые страницы зачеркнуты/пронумерованы.
- [ ] ТК/СТР на руках: пересчитаны по ведомости-приложению. Состояние обложек проверено.
- [ ] Электронные ключи: получены токены нового кадровика. Старые токены изъяты/аннулированы. Пароли от контейнеров (если передаются легаси-доступы) в запечатанном конверте.
- [ ] Доступы к ИС (1С, СБИС, ЭДО, Госуслуги орга, ФНС, СФР), переведены на нового ответственного.
- [ ] ЛНА: сборник актуален, есть приказ об утверждении номенклатуры дел на текущий год.
- [ ] Все замечания записаны в акт/протокол, подписаны обеими сторонами.
- [ ] Акт составлен в 3-х экземплярах, все подписаны, даты стоят верные.
- [ ] Один экземпляр сдан в архив/секретариат к приказу о комиссии.
Акт приема-передачи кадровой документации, это не просто формальность «для галочки», а ключевой инструмент управления рисками. В 2026 году, при тотальной цифровизации (СТР, ЭДО, ПДн), акцент смещается с бумажных томов на доступы, ключи ЭП, целостность баз данных и соблюдение процедур обработки персональных данных.
Грамотно составленный акт с детальным перечнем, зафиксированными замечаниями и четким разделом ответственности за электронные ресурсы спасет организацию от штрафов, судов с бывшими сотрудниками и претензий проверяющих органов (ГИТ, Роскомнадзор, Прокуратура, СФР). Не пренебрегайте процедурой инвентаризации до подписания — затраченные 2–3 часа сэкономят месяцы судебных разбирательств в будущем.
Данная статья подготовлена на основе актуального законодательства РФ, рекомендаций Росархива и судебной практики на . Приведенные образцы носят рекомендательный характер. Для оформления документов в конкретной организации рекомендуется консультироваться с юристом и архивистом.