Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Акт приема-передачи архива федерального суда — это ключевой первичный учетный документ, фиксирующий передачу архивных документов от одного ответственного лица к другому или от суда в государственный архив. Данный документ имеет правовое значение, подтверждает факт передачи дел, их состав, состояние и сроки хранения. Ниже представлен подробный разбор нормативного регулирования, форм, процедуры заполнения и особенностей оформления на .

Нормативная правовая база

Процедура комплектования, хранения, учета и передачи документов в архивах федеральных судов общей юрисдикции строго регламентируетсяdepartmentalными актами.

Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от № 56 (ред. от ) «Об утверждении Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции». Это основной документ, регламентирующий внутренний документооборот судов.
Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 13, 18, 22), базовый закон, определяющий порядок передачи документов на государственное хранение.
Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Основных правил работы архивов» (Приложение № 35 — Форма акта приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив).
402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст. 9) — регулирует требования к реквизитам первичных учетных документов (в т.ч. актам приема-передачи).

Виды актов приема-передачи в судебной системе

В практике федеральных судов выделяют три основных сценария составления акта:

Внутренняя передача (смена ответственного лица/руководителя).

Оформляется при смене председателя суда, секретаря судебного заседания, архивариуса или иного лица, ответственного за организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. Основание: п. 2.1 Инструкции, утр. Приказом № 56.
Передача дел в архив суда (формирование архива суда).

Осуществляется на основании решения судьи либо председателя суда (в случае отсутствия судьи) путем наложения резолюции на дело о передаче в архив. Оформляется по Приложению № 22 к Инструкции (Приказ № 56) — «Акт приема-передачи архивных документов на хранение». Составляется в двух экземплярах;
Передача документов на государственное хранение (в федеральный архив).

Производится по истечении сроков хранения в суде (обычно 10 лет для дел гражданского/административного производства, 75 лет для уголовных и т.д.). Требуется решение Экспертной комиссии (ЭК) федерального государственного архива или ЭК уполномоченного органа. Оформляется по Приложению № 35 к Основным правилам работы архивов (Приказ Росархива № 236).

Единые реквизиты акта (согласно 402-ФЗ и Приказу № 56)

Независимо от вида акта, он должен содержать обязательные реквизиты, придающие ему доказательную силу:

Наименование документа: «Акт приема-передачи архивных документов на хранение» или «Акт приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив».
Дата составления: День, месяц, год (например, ..202 г.).
Место составления: Населенный пункт (город), где расположен суд (например, г. ).
Сведения о передающей стороне: Наименование суда (например, районный суд г. ), ФИО и должность лица, передающего документы (Председатель суда / Архивариус / Секретарь судебного заседания — ).
Сведения о принимающей стороне: Наименование архива (Архив суда / Федеральный архив ), ФИО и должность лица, принимающего документы (Начальник архива / Архивариус — *).
Основание для передачи: Номер и дата приказа/распоряжения/решения ЭК/резолюции судьи.
Перечень передаваемых документов: Табличная часть (см. ниже).
Подписи сторон: Подпись передавшего, расшифровка подписи, подпись принявшего, расшифровка подписи. При необходимости — печать суда (для внутренних актов печать не обязательна, но рекомендована).

Структура табличной части (описание дел)

Это самая важная часть акта. В Инструкции (Приложение № 22) и Приложении № 35 к Правилам Росархива установлены немного разные, но схожие по смыслу колонки. Рекомендуется заполнять максимально подробно.

№ п/п	Индекс дела (номер по номенклатуре)	Наименование дела (по номенклатуре/экспертизе)	Даты документов в деле (начало — конец)	Срок хранения (годов)	Год передачи в архив / Год отбора к уничтожению	Количество листов / томов	Состояние документов (хорошее/удовлетворительное/требует восстановления)	Примечания (наличие ЭД, секретность, шифры)
1	1-/202	Гражданское дело по иску к *	01.202 — 06.202	10	202	15 л. (1 т.)	Хорошее	Есть ЭД в АС «Правосудие»
2	2-/202	Уголовное дело в отношении	03.202, 12.202	75	202	45 л. (2 т.)	Удовлетворительное	Гриф «Секретно» снят

Примечание: Фамилии сторон по делам, номера дел, содержащие персональные данные, в данной статье замаскированы (*). В реальном акте указываются открыто.

Процедура оформления: пошаговый алгоритм

Этап 1: Подготовка дел к передаче (Комплектование)

Перед составлением акта архивариус/секретарь судебного заседания обязан провести комплектование дел в соответствии с номенклатурой дел суда и инструкцией по срокам хранения. Проверяется:

Полнота дел (наличие всех документов по ходу производства).
Правильность оформления обложек дел (реквизиты по форме № 103-у или утвержденной судом).
Сшивка, занумерация листов, скрепление печатью (для бумажных дел).
Наличие электронных копий (ЭД) в АС «Правосудие» / «Мой Арбитр» и соответствие бумажного и электронного массивов.

Этап 2: Составление описи (приложения к акту)

Если передается большое количество дел (более 5–10), перечень оформляется отдельной Описью дел (в 2-х экземплярах), которая является неотъемлемым приложением к Акту. В акте в этом случае пишут: «Передаю/Принимаю документы по Описи № от ..202 г. на * листах, в * экземплярах».

Этап 3: Подписание акта

Акт составляется минимум в 2 экземплярах (один у передающей стороны, один у принимающей). При передаче в госархив, в 3 экземплярах (суд, архив, ЭК).

Подписывает передающая сторона (обычно Архивариус или Секретарь судебного заседания, уполномоченный Приказом председателя суда № *).
Подписывает принимающая сторона (Начальник архива суда или представитель госархива).
Дата подписания должна совпадать с датой фактической передачи.

Этап 4: Учет в журналах и АС

Внесение сведений в Журнал регистрации дел, переданных в архив (форма по Приложению № 23 к Инструкции Приказа № 56).
Проставление отметок в Номенклатуре дел (колонка «Примечания» или «Дата передачи в архив»).
Обновление статусов дел в АС «Правосудие» (перевод в статус «В архиве суда» или «Передан в госархив»).

Особенности передачи в Федеральный государственный архив (Приложение № 35)

Данная процедура сложнее внутренней и требует предварительной работы:

Формирование отборочной акта (Акта отбора). Проводится Экспертиза документов (ЭД) в суде. Составляется Акт отбора документов на уничтожение / передачу в госархив (утв. ЭК суда).
Согласование с госархивом. Направляется запрос в Федеральный архив (г. ) с проектом описи. Архив выдает Решение ЭК госархива (протокол заседания) о готовности принять фонд.
Оформление Акта по форме Приложения № 35. В нем обязательны колонки: «Индекс дела», « дела», «Даты», «Срок хранения», «Объем (листы/метры)», «Примечания».
Физическая передача. Дела упаковываются в архивные короба (папки) с этикетками. Составляется Упаковочный лист на каждый короб. Передача оформляется Актом в 3-х экземплярах.

Акт при смене руководителя / ответственного за архив

Согласно рекомендациям (образцам из интернета) и ст. 9 402-ФЗ, при смене председателя суда или архивариуса составляется Акт приема-передачи документов организации при смене руководителя, ответственного за организацию хранения….

Ключевые отличия:

Объект передачи, не отдельные дела, а весь архивный фонд суда в целом (по фондам/описаням).
Приложение: Сводная опись фондов (перечень фондов, количества дел, сроков хранения, мест хранения).
Проверяется наличие: Номенклатуры дел, Инструкции по срокам хранения, Журналов учета, Ключей от помещений/сейфов, Паролей от АС «Правосудие» (раздел «Архив»).
Фиксируется состояние помещений архива (температура, влажность, пожарная безопасность).

Типичные ошибки и риски

Отсутствие основания (приказа/резолюции). Акт без основания может быть признан недействительным при проверке (прокуратура, Росархив, ВС РФ).
Расхождение данных акта и номенклатуры/АС. Номера дел в акте должны в точности совпадать с номенклатурой и системой «Правосудие».
Незаполненная колонка «Состояние документов». Критично для передачи в госархив — архив имеет право отказать в приеме поврежденных дел без акта о повреждении.
Передача дел с истекшим сроком хранения без акта отбора. Нельзя передавать в госархив документы, подлежащие уничтожению, и наоборот.
Потеря одного экземпляра акта. Приводит к невозможности подтвердить факт передачи при проверке.

Электронный документооборот (ЭДО) и Акт в электронном виде

На 2026 год допускается оформление акта в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) обеих сторон (ст. 9 402-ФЗ, ст. 6 125-ФЗ).

В АС «Правосудие» реализован функционал формирования акта на основании данных системы.
При передаче в госархив электронных документов (ЭД) акту приложяется Реестр передаваемых электронных документов с хэш-суммами файлов для проверки целостности.
Бумажный дубликат акта с «живыми» подписями все равно рекомендуется хранить для исключения споров о подлинности УКЭП в долгосрочной перспективе (срок хранения 75+ лет).

Хранение самих актов

Акты приема-передачи — это документы строгой отчетности по архивному делу.

Срок хранения: 75 лет (категория «Документы по архивному делу», код 1.1.3 типовой номенклатуры судов).
Место хранения: В архиве суда (фонд «Архивное дело», опись «Акты приема-передачи»).
При передаче архива суда в госархив — акты приема-передачи (внутренние) передаются туда же как часть фонда «Архивное дело».

Пример заполнения шапки акта (образец)

АКТ №  приема-передачи архивных документов на хранение
г.  «»  202 г.
Мы, нижеподписавшиеся:
От  районного суда г.  (наименование организации-передающей)
лицо, ответственное за организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, Архивариус Иванов И.И. (ФИО ), действующий на основании Приказа председателя суда от ..202 № * с одной стороны,
и
Архив  районного суда г.  (наименование организации-принимающей)
Начальник архива Петров П.П. (ФИО ), действующий на основании Приказа председателя суда от ..202 № * с другой стороны,
составили настоящий Акт о том, что...

Грамотное оформление Акта приема-передачи — залог сохранности судебных дел и защиты суда от претензий контролирующих органов. Используйте следующий чек-лист перед подписанием:

[ ] Используется актуальная форма (Приложение № 22 к Приказу № 56 для внутренней передачи / Приложение № 35 к Приказу Росархива № 236 для госархива).
[ ] Все реквизиты 402-ФЗ заполнены (наименование, дата, место, стороны, основание).
[ ] Перечень дел сверен с Номенклатурой дел и АС «Правосудие» (нет расхождений в индексах и заголовках).
[ ] Указаны верные сроки хранения (согласно Инструкции по срокам хранения, утр. Приказом председателя суда).
[ ] Оценено состояние каждого дела (листы не вырваны, скрепление цело, тексты читаемы).
[ ] При передаче в госархив: получено Решение ЭК госархива, подготовлены упаковочные листы.
[ ] Акт подписан уполномоченными лицами (есть приказы о назначении ответственных).
[ ] Составлено необходимое количество экземпляров (2 или 3).
[ ] Данные внесены в Журнал регистрации (Приложение № 23) и АС «Правосудие».
[ ] Один экземпляр акта сфотографирован/отсканирован для оперативного контроля (хранится у архивариуса до сшивки в дело архивного дела).

Статья подготовлена на основании действующего на законодательства: Приказ СД при ВС РФ № 56 (ред. от ), Приказ Росархива № 236, ФЗ-125, 402-ФЗ. Персональные данные, номера телефонов, адреса судов и фамилии сотрудников в тексте статьи частично заменены на маску * в соответствии с требованиями конфиденциальности.