Горюче-смазочные материалы (ГСМ) относятся к категории материальных ценностей, требующих строгого количественного и качественного учета. Передача топлива, масел и смазок от одного материально ответственного лица (МОЛ) другому, а также выдача водителю или подразделению обязательно должна фиксироваться первичным учетным документом — Актом приема-передачи ГСМ. В данной статье подробно разберем актуальные требования 2026 года, предоставим универсальный образец и разберем типичные ошибки.
Правовая основа и необходимость документа
Согласно ст. 9 Федерального закона от № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», каждый факт хозяйственной жизни (в т.ч. передача ТМЦ) подлежит оформлению первичным учетным документом в момент совершения операции или по ее завершении.
- Основание: Приказ Минфина РФ от № 257н (утвердивший ФСБУ 27/2021 «Первичный учет»), а также ранее действовавшие Постановление Госкома Стата от № 132 (в части унифицированных форм, которые организация может использовать по своему усмотрению).
- Цели акта: фиксация факта передачи, подтверждение количества и качества (марки, сорта) ГСМ, распределение материальной ответственности между сторонами, основа для списания/капитализации в учете.
Важно: С 2013 года организации имеют право самостоятельно разрабатывать формы первичных документов (включая акты приема-передачи ГСМ), утвердив их учетной политикой. Однако допускается использование старых унифицированных форм (например, ОП-18 — «Акт о передаче товаров и тары при смене материально ответственного лица»), если это закреплено во внутренних документах компании.
Ситуации, требующие оформления акта
- Смена МОЛ на складе/базе ГСМ: передача остатков от уволенного/переведенного кладовщика к новому.
- Выдача ГСМ водителю (машинисту) на рейс/смену: по талону или лимиту (часто оформляется совмещенным документом «Талон-заказ-наряд» или отдельным актом).
- Передача ГСМ между подразделениями: например, с центрального склада в цех/автопарк.
- Возврат не израсходованного топлива: водителем на склад после рейса.
- Передача на ответственное хранение: сторонней организации или физлицу (договор ответственного хранения).
Обязательные реквизиты акта (по ФСБУ 27/2021)
Независимо от формы (свободной или ОП-18), в акте обязательно должны присутствовать следующие сведения:
- Наименование документа: «Акт приема-передачи ГСМ» (или «Акт приема-передачи материальных ценностей»).
- Дата составления (день, месяц, год) и место составления (наименование организации, ).
- Наименование организации (полное и/или сокращенное).
- Основание для составления: приказ о смене МОЛ, талон-заказ наряд № , договор № * от *, распоряжение руководителя.
- Состав комиссии: ФИО, должности членов комиссии (председатель, члены), минимум 2 человека. Подписи с расшифровкой.
- Лица, между которыми происходит передача:
- Передающее лицо: ФИО, должность, таб. номер, подпись ().
- Принимающее лицо: ФИО, должность, таб. номер, подпись ().
- Табличная часть (перечень ГСМ):
- Наименование (марка бензина АИ-92, АИ-95, ДТ Зимнее/Летнее/Арктическое, масло М-10Г2к и т.д.).
- Единица измерения (л, кг, т).
- Количество по учету (бухгалтерским/оперативному).
- Фактическое количество по результатам инвентаризации/замера (в ед. изм. и в кг/т при пересчете по плотности).
- Цена (учетная/плановая/закупочная) и Сумма.
- Качество (соответствие ГОСТ/ТУ, номер паспорта качества/сертификата).
- Наличие тары (бидоны, цистерны, емкости) — номер емкости, тара/брутто.
- Результаты приемки: «Передача принята в полном объеме», «Выявлено несоответствие: недолив * л., пересортица…».
- Подписи сторон: Передал / Принял с расшифровкой (ФИО). Печать организации (при наличии).
Особенности учета ГСМ: плотность и пересчет
ГСМ учитывают в натуральном выражении (литры, тонны). При передаче критически важно зафиксировать температуру и плотность для пересчета объема (л) в массу (т) и наоборот.
Рекомендуется в таблицу акта добавить колонки: «Температура (°C)», «Плотность при 15°C (кг/м³)», «Плотность при температуре замера (кг/м³)», «КПП (коэффициент приведения объема)», «Масса (кг/т)». Это исключит споры при сдаче отчетности по акцизам и НДС.
Образец заполнения Акта приема-передачи ГСМ (Свободная форма)
Ниже приведен универсальный шаблон, адаптированный под требования 2026 года. Вы можете скопировать его в Word/Excel и настроить под учетную политику ООО/ИП «*».
Приказом Генерального директора
ООО «»
от «___» _____________ 202_ г. №
АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ГОРЮЧЕ-СМАЗОЧНЫХ МАТЕРИАЛОВ
г. * «___» _____________ 202_ г.
Основание: Приказ от «___» _____________ 202_ г. № * «О смене материально ответственного лица на складе ГСМ» / Талон-заказ-наряд № * от «___» _____________ 202_ г.
Мы, нижеподписавшиеся:
- Председатель комиссии: _________________________ / * / (ФИО, должность)
- Член комиссии: _________________________ / * / (ФИО, должность)
- Член комиссии: _________________________ / * / (ФИО, должность)
Составили настоящий Акт о том, что Передающее лицо:
ФИО: _________________________________________ ()
Должность: _________________________________________ (Кладовщик ГСМ / Водитель автоцистерны / МОЛ)
Подразделение: _________________________________________ (Склад № * / Автопарк № *)
передал, а Принимающее лицо:
ФИО: _________________________________________ ()
Должность: _________________________________________ (Кладовщик ГСМ / Водитель / МОЛ цеха)
Подразделение: _________________________________________ (Склад № * / Автопарк № *)
приняло следующие горюче-смазочные материалы:
| № п/п | Наименование ГСМ (Марка, сорт, ГОСТ/ТУ) | Ед. изм. | Зав. номер емкости / Номер цистерны | Темп. (°C) | Плотность при 15°C (кг/м³) | КПП (Коэф. приведения) | Кол-во по учету (л) | Факт. объем (л) | Факт. масса (кг/т) | Цена (руб/ед.) | Сумма (руб.) | Качество (Соотв. паспорту №) |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Бензин автомобильный АИ-92-К5 (ГОСТ 32513-2013) | л | Цистерна № * / Резервуар № | +15 | 750 | 1.000 | * | Паспорт № от * | ||||
| 2 | Дизельное топливо ДТ-Л-К5 (Зимнее) (ГОСТ 305-2013) | л | Цистерна № | +5 | 840 | 1.003 | * | Паспорт № от * | ||||
| 3 | Масло моторное М-10Г2к (ГОСТ 10541-2020) | кг | Бидон 20л № * (партия ) | — | — | — | * | Сертификат № |
ИТОГО по акту: Передано и принято ГСМ на общую сумму * (_________________________) рублей 00 копеек.
Результаты приемки:
- Количество и качество ГСМ соответствуют данным учетных карточек / накладным / паспортам качества.
- Тара (бидоны, канистры, цистерны) целой, пломбы № * целые.
- (При наличии расхождений): Выявлено недолив АИ-92 в количестве * л. (масса * кг). Составлен отдельный Акт о выявленном недоливе / излишестве № * от «___» _____________ 202_ г.
Передающее лицо: _________________ / / (Подпись / Расшифровка)
Принимающее лицо: _________________ / / (Подпись / Расшифровка)
Члены комиссии:
_________________ / /
_________________ / /
М.П. (При наличии печати организации)
Использование унифицированной формы ОП-18
Если в учетной политике закреплено использование формы ОП-18 (утв. Постановлением Госкомастата № 132), заполнение производится по строгим правилам:
- Форма заполняется в 2-х экземплярах (один у передавшего, второй у принявшего).
- В шапке указывается «Акт о передаче товаров и тары при смене материально ответственного лица».
- Обязательно заполнение раздела «Тара» (если ГСМ в таре).
- Подписи: председатель инвентаризационной комиссии, передающее и принимающее МОЛ, главный бухгалтер (или уполномоченное лицо).
Образец заполнения ОП-18 можно найти в справочно-правовых системах (КонсультантПлюс, Гарант) или на сайте ФНС в разделе «Унифицированные формы».
Электронный документооборот (ЭДО) и Акт передачи ГСМ
В 2026 году большинство крупных и средних предприятий перешло на ЭДО. Акт приема-передачи ГСМ может быть оформлен в электронном виде:
- Через операторов ЭДО (СБИС, Диадок, Контур, 1С-ЭДО и др.) с использованием УКЭП (усиленной квалифицированной электронной подписи) обеих сторон.
- Во внутренних системах (1С:ERP, 1С:Управление холдингом, 1С:Комплексная автоматизация), документ «Передача ГСМ» / «Акт приема-передачи ТМЦ» с простановкой ЭЦП ответственных лиц.
Требование: Правила работы с ЭДО и форматы файлов (XML по ФНС, PDF с ЭП) должны быть прописаны в Положении об электронном документообороте и Учетной политике.
Типичные ошибки и риски
| Ошибка | Последствие | Как избежать |
|---|---|---|
| Отсутствие даты или места составления | Документ не имеет юридической силы (п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ) | Автоматическая простановка даты в 1С / шаблоне Word |
| Нет подписи принимающего лица (водителя) | Невозможно списать ГСМ на водителя, риск признания расходов недокументированными (НДФЛ, НДС, налог на прибыль) | Контроль подписей при выдаче талонов/актов на выходе с базы |
| Не указаны плотность и температура (только литры) | Ошибки в акцизной декларации, расхождение данных учета и таможни/ФНС | Обязательные колонки в таблице акта + приборы учета (плотномеры) на базе |
| Передача без комиссии (в одиночку) | Риск хищений, невозможность доказать факт передачи в суде | Приказ о создании комиссии для приемки/передачи ГСМ |
| Использование неутвержденной формы | Нарушение учетной политики, замечания аудиторов | Утвердить форму Приказом/Распоряжением директора |
Хранение акта
Срок хранения актов приема-передачи ГСМ — не менее 5 лет после истечения года, в котором они составлены (в соответствии с типовым перечнем стандартных управленческой документации, утвержденным Росархивом, и ст. 29 Закона № 402-ФЗ). Для акцизных товаров (бензин, дизель) рекомендуется хранить до истечения срока действия налогового периода + 4 года (для проверок ФНС).
Резюме
Грамотно оформленный Акт приема-передачи ГСМ — это гарантия сохранности имущества компании, защита от налоговых рисков и основа для корректного расчета затрат на производство/перевозки. Используйте предложенный выше образец как базу, адаптируйте его под специфику вашей организации (наличие АЗС, автоцистерн, талонной системы, ЭДО) и обязательно закрепите форму в Учетной политике на 2026 год.
Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных бухгалтерских и юридических вопросов рекомендуется обратиться к специалистам ООО «*» или аудиторской организации. Актуальность нормативной базы на .