Акт отбора образцов (проб), это первичный учетный документ, который фиксирует факт изъятия части продукции, сырья или материала для последующих лабораторных испытаний, экспертиз или анализов. Правильное оформление этого документа критически важно для юридической силы результатов исследований, будь то обязательная сертификация, таможенная экспертиза, ветеринарный контроль или внутренний аудит качества.

В статье подробно разбираем структуру акта, нормативную базу, отличия от протокола отбора, а также приводим актуальный образец заполнения на 2026 год.

Нормативная база и виды актов

Единой унифицированной формы (как раньше форма № М-29) на федеральном уровне сейчас не существует. Организации имеют право разрабатывать собственные бланки, закрепляя их в учетной политике или локальных нормативных актах (ЛНА). Однако структура и обязательные реквизиты диктуются отраслевыми стандартами и техническими регламентами.

Основные нормативные документы:

• ГОСТ Р ИСО/МЭК 17025-2019 — общие требования к компетентности испытательных и калибровочных лабораторий (п. 7.4 «Отбор проб»).
• ГОСТ Р 8.579-2002 — государственная система обеспечения единства измерений. Отбор проб. Общие требования.
• Постановление Госстандарта РФ от № 49 (утр. утратило силу в части обязательного применения, но Приложение 1 остается эталонной формой для сертификации).
• Технические регламенты Таможенного союза / ЕАЭС (ТР ТС 021/2011, ТР ТС 033/2013 и др.), для продукции, подлежащей декларированию/сертификации.
• Приказ ФТС России от № 2264 — Порядок отбора таможенными органами проб (образцов) товаров для проведения таможенной экспертизы.
• Приказы Россельхознадзора / Минсельхоза — для ветеринарного контроля (оформление в системе «Меркурий.ГВЭ»).
• СТБ / ГОСТ РБ — для Республики Беларусь (используются при экспорте/импорте в рамках Союзного государства).

Основные виды актов по сфере применения:

1. Для сертификации/декларирования (согласно схемам 1с, 2с, 3с, 4с, 5с, 6с, 7с).
2. Для таможенной экспертизы (оформляется таможенным инспектором с участием заявителя).
3. Ветеринарный/фитосанитарный (биологический материал: сыворотка, кровь, корма, растения).
4. Внутренний производственный контроль (ВПК) / входной контроль на предприятии.
5. Для судебной/досудебной экспертизы (строгое соблюдение процедурных кодексов).

Обязательные реквизиты акта отбора образцов

Независимо от вида акта, согласно ГОСТ Р ИСО/МЭК 17025-2019 и ГОСТ Р 8.579-2002, документ должен содержать следующую информацию:

• Наименование документа: «Акт отбора образцов (проб)».
• Дата и место составления (город, населенный пункт).
• Уникальный номер регистрации (сквозная нумерация за год).
• Основание для отбора: договор №, заказ №, план ВПК, решение суда/следственного органа, таможенная декларация.
• Сведения об организации-отборщике (лаборатории/органе по сертификации): полное наименование, адрес (, ), ИНН/ОГРН, аккредитационный номер (если есть).
• Сведения об изготовителе/заявителе/владельце товара: наименование, адрес (, ), контактное лицо.
• Сведения о лице, произвевшем отбор: ФИО (*), должность, номер удостоверения/свидетельства (если применимо), подпись с расшифровкой.
• Характеристика объекта отбора: наименование продукции, сорт, марка, тип, номер партии/серии, дата выпуска, срок годности, ГОСТ/ТУ.
• Место отбора: склад, производственная линия, таможенный пост, пункт пропуска, адрес (, ).
• Метод отбора: ссылка на стандарт (ГОСТ, ИСО, МУ), описание процедуры (точечный, сплошной, по слоям и т.д.).
• Условия отбора: температура, влажность, погодные условия (если критично).
• Параметры отобранной пробы: масса/объем, количество единиц (индивидуальных, комбинированных, средней), номеровяной знак/маркировка пробы.
• Дата и время отбора: точное время (часы, минуты) — критично для нестабильных объектов.
• Упаковка, пломбирование, маркировка: тип тары, номера пломб/контрольных лент, способ доставки.
• Подписи: лица, отобравшего пробу; представителя изготовителя/заявителя (при наличии); лица, принявшего пробу в лабораторию.

Образец заполнения Акта отбора образцов (универсальная форма)

Ниже приведен рекомендуемый шаблон, адаптированный под требования 2026 года. Вы можете скопировать его в Word/Excel и настроить под ЛНА своей организации.

Особенности оформления в специальных системах и отраслях

Система «Меркурий.ГВЭ» (Ветеринария)

Для биологического материала (кровь, сыворотка, ткани, корма) акт оформляется исключительно в электронном виде в ФГИС «Меркурий» (подсистема ГВЭ).

• Бумажный дубликат не имеет юридической силы без электронного оригинала.
• Обязательно указание УУИД (UUID) акта, присвоенного системой.
• В акте указываются: вид животного, инвентарный номер/ярлык, кличка, пол, возраст, клиническое состояние.
• Ветврач, отбирающий пробу, подписывает ЭЦП (квалифицированная электронная подпись).

Таможенная экспертиза (ФТС, Приказ № 2264)

• Акт составляется таможенным инспектором в 2 экземплярах (один — заявителю, второй — в таможню).
• Обязательно присутствие заявителя или его представителя (под роспись).
• Фиксируется: номер таможенной декларации (ДТ), код ТН ВЭД, страна происхождения, основание отбора (случайный выбор, профиль риска, сомнения).
• Образцы пломбируются таможенными пломбами (образец 1998 года или аналогичными).

Обязательная сертификация (схемы 1с, 2с, 3с…)

Здесь актуется «золотое правило»: Акт отбора — это часть пакета документов для выдачи Сертификата соответствия / регистрации Декларации.

• Орган по сертификации (ОС) либо аккредитованная лаборатория (ИЛ) выдает Акт.
• В акте должна быть ссылка на Схему сертификации и Программу испытаний.
• Если отбор производит представитель ОС/ИЛ, он несет ответственность за представительность пробы.

Типичные ошибки и риски (Чек-лист для проверки)

Акт отбора vs Протокол отбора vs Журнал регистрации

Важно не путать эти документы:

• Акт отбора образцов — юридический документ, фиксирующий факт передачи прав/ответственности за пробу от изготовителя к лаборатории. Имеет правовую силу (доказывает представительность).
• Протокол отбора проб — технический документ, описывающий процедуру отбора детально (координаты точки, глубина, приборы, схемы). Часто является приложением к Акту или внутренним документом лаборатории.
• Журнал регистрации проб (Журнал учета входного контроля), учетный регистр лаборатории (п. 7.4.2 ГОСТ Р ИСО/МЭК 17025), куда вносятся все поступившие пробы на основании Актов/Направлений.

Электронный документооборот (ЭДО) и хранение

На 2026 год большинство аккредитованных лабораторий и органов по сертификации перешли на безбумажный документооборот.

• Акт формируется в ИС лаборатории (ЛИМС) или ЭДО (СБИС, Диадок, Контур, 1С-ЭДО).
• Подписывается КЭП (квалифицированной электронной подписью) уполномоченных лиц.
• Хранение: срок хранения актов отбора — не менее 5 лет (для сертификации) или до истечения срока действия сертификата/декларации + 1 год. Для таможни — 4 года (ст. 109 ТК ТС). Для ветеринарии — согласно приказам Минсельхоза (обычно 5 лет).

Компетентное оформление Акта отбора образцов — залог признания результатов испытаний всеми заинтересованными сторонами: аккредитационным органом (Росаккредитация), таможней, Россельхознадзором, судами и потребителями.

Ключевые рекомендации на 2026 год:

1. Актуализируйте бланк в соответствии с последними редакциями ГОСТ Р ИСО/МЭК 17025 и применимых Технических регламентов.
2. Внедрите обязательные поля: «Время отбора (ЧЧ:ММ)», «Номера пломб», «Ссылка на метод отбора», «UUID (для Меркурий)».
3. Обучите отборщиков не только технике отбора, но и правилам заполнения документации (ответственность за достоверность).
4. Используйте ЭДО/ЛИМС для исключения ошибок ручного ввода и ускорения передачи данных в лабораторию.
5. Согласовывайте форму акта с заказчиками (ОС, таможня, ветеринария) заранее, чтобы избежать переотборов.

Грамотно составленный Акт отбора образцов защищает интересы и изготовителя (гарантия честного отбора), и лабораторию (защита от претензий к представительности), и регулятора (инструмент контроля).

---

Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных правовых вопросов рекомендуется обратиться к специалисту в области технического регулирования и аккредитации. Актуальность нормативных ссылок проверена на .