Смерть сотрудника — это тяжелое испытание для коллектива и серьезная правовая процедура для работодателя․ Одним из обязательных действий кадровика является получение от родственников (или иных уполномоченных лиц) документов, подтверждающих факт смерти, для оформления увольнения и выплаты пособий․ Для фиксации передачи этих бумаг составляется Акт о получении документов о смерти работника․ В данной статье подробно разберем, как правильно составить этот документ, какой у него образец в 2026 году и какие сопутствующие действия требует Трудовой кодекс РФ․
Правовое основание и назначение акта
Согласно ст․ 83 ТК РФ, трудовый договор прекращается в связи со смертью работника․ Основанием для издания приказа об увольнении служит документ, подтверждающий факт смерти:
- Свидетельство о смерти (форма № 33), выданное органом ЗАГС;
- Решение суда о признании работника умершим (вступавшее в законную силу);
- Решение суда об объявлении работника безвестно отсутствующим (в редких случаях, как основание для прекращения ТД)․
Важно: Нормативным правовым актом единая форма «Акта о получении документов о смерти работника» не утверждена․ Организация разрабатывает его самостоятельно (в составе локального нормативного акта — Положения о кадровом делопроизводстве или Инструкции по работе с трудовыми книжками) и утверждает приказом руководителя․ Как указано в консультациях экспертов (КонсультантПлюс, 2026), акт составляется в произвольной форме, но должен содержать обязательные реквизиты․
Обязательные реквизиты акта (Что писать в документе)
Согласно делопроизводственной практике и рекомендациям архивистов, в акте должны быть отражены:
- Наименование организации (полное и сокращенное)․
- Название документа: «Акт о получении документов о смерти работника»․
- Место составления (город, населенный пункт) и дата составления (арабскими цифрами)․
- Состав комиссии (лица, принявшие документы): должности, ФИО (частично скрыты: ) членов комиссии (обычно — кадровик, начальник отдела кадров, бухгалтер)․
- Сведения о лице, передавшем документы: ФИО (), степень родства/основание (заявление, доверенность), данные паспорта (серия, номер, кем выдан, когда, ), адрес регистрации ()․
- Сведения об умершем работнике: ФИО (*), табельный номер, должность, структурное подразделение․
- Перечень полученных документов: наименование (Свидетельство о смерти / Решение суда), серия, номер, дата выдачи, кем выдано․
- Цель получения: оформление увольнения по ст․ 83 ТК РФ, выдача трудовой книжки, расчет и выплата пособия на погребение, заработной платы и компенсаций․
- Подписи: лиц, принявших документы (с расшифровкой), и лица, передавшего документы․
Образец заполнения Акта (Пример на 2026 год)
Ниже приведен типовой образец, который можно адаптировать под бланк своей организации․
Директор ООО «Ромашка»
_____________ /Иванов И․И․ ()/
«___» _____________ 202_ г․
АКТ
о получении документов о смерти работника
Город «07» сентября 2026 г․
Мы, нижеподписавшиеся:
- Петрова Анна Сергеевна () — начальник отдела кадров ООО «Ромашка»,
- Сидоров Петр Иванович () — старший инспектор отдела кадров ООО «Ромашка»,
действующие на основании Приказа от № 1-од «Об утверждении Положения о кадровом делопроизводстве», составили настоящий Акт о том, что от:
Смирновой Елены Владимировны () — супруги умершего работника (копия свидетельства о браке серии № приложена), паспорт № , выдан , код подразделения , прописка: ,
получены следующие документы, подтверждающие смерть работника Смирнова Алексея Петровича () (табельный номер *), занимавшего должность водителя автотранспорта цеха № 3:
| Наименование документа | Серия | Номер | Дата выдачи | Кем выдан |
|---|---|---|---|---|
| Свидетельство о смерти (форма № 33) | Отделом ЗАГС г․ * | |||
| Копия медицинского свидетельства о смерти (форма 106/у) | — | ГБУЗ «Городская больница № » |
Документы получены для оформления приказа об увольнении в связи со смертью (ст․ 83 ТК РФ), выдачи трудовой книжки, проведения окончательного расчета и выплаты пособия на погребение․
Копии полученных документов закреплены за настоящим Актом․ Подлинники возвращены представителю․
Члены комиссии:
_____________ /Петрова А․С․ ()/
_____________ /Сидоров П․И․ ()/
Передал документы:
_____________ /Смирнова Е․В․ (*)/
Пошаговый алгоритм действий кадровика при смерти работника
Получение документов и составление акта — лишь одно звено в цепочке обязательных действий․ Полный алгоритм выглядит следующим образом:
Шаг 1․ Получение сведений о смерти и первичные документы
Родственники обращаются в организацию (обычно после похорон)․ Кадровик объясняет перечень необходимых бумаг:
- Заявление на имя руководителя с просьбой выдачи трудовой книжки и проведения расчета․
- Копия свидетельства о смерти (оригинал предъявляется для сверки)․
- Документы, подтверждающие родство (свидетельство о браке, рождении детей) — для выплаты пособия на погребение и зарплаты․
- Паспорт получателя․
Шаг 2․ Составление Акта о получении документов (описан выше)
Акт составляется минимум в 2-х экземплярах: один остается в организации (прикрепляется к личному делу/делу увольнения), второй — выдается родственнику (или хранится в деле, если родственник не забирает копию)․
Шаг 3․ Издание приказа об увольнении
На основании Акта и свидетельства о смерти издается приказ по форме Т-8 (или в произвольной форме с обязательными реквизитами)․
Текст основания: «В связи со смертью работника (свидетельство о смерти серии № от г․) прекратить трудовой договор с г․ по ст․ 83 ТК РФ»․
Примечание: Дата увольнения — дата смерти, указанная в свидетельстве/решении суда․
Шаг 4․ Оформление трудовой книжки
- Внести запись в разделе «Сведения о работе»:
- Порядковый номер․
- Дата (дата смерти)․
- Запись: «Уволнен в связи со смертью работника․ Статья 83 ТК РФ»․
- Основание: «Приказ № от »․
- Поставить печать организации (если есть) и подпись кадровика․
- Внести запись в Книгу учета движения трудовых книжек (колонка «Дата выдачи», «Подпись получившего»)․
Шаг 5․ Выдача трудовой книжки и Расписка
Трудовая книжка выдается лично родственнику под расписку (образец расписки также не узаконен, составляется произвольно)․ В расписке указывают: ФИО получателя, паспортные данные, ФИО умершего, фразу «Трудовую книжку умершего работника Смирнова А․П․ (*) получила в полном составе, претензий нет»․
Шаг 6․ Расчет и выплата денежных средств
Срок расчета — день увольнения (дата смерти), но поскольку работник не может получить деньги лично, выплата производится родственникам на основании заявления и акта о получении документов․ Выплачивается:
- Заработная плата за отработанное время․
- Компенсация за неиспользованный отпуск (ст․ 127 ТК РФ)․
- Пособие на погребение (размер устанавливается коллективным договором/локальным актом, минимум — по отраслевым тарифным соглашениям)․ Налог НДФЛ не удерживается (п․ 17 ст․ 217 НК РФ в пределах установленных лимитов)․
- Иные выплаты по ТД/КД/ЛНА (материальная помощь и т․д․)․
Шаг 7․ Отчетность в ПФР (СФР)
Сдать форму СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности) в срок до следующего рабочего дня после дня увольнения․ В разделе «Основание» указывается код «Смерть»․ Сдать форму СЗВ-СТАЖ при необходимости․
Особенности и частые ошибки
| Ситуация | Правильное действие |
|---|---|
| Родственники не приходят за ТК долгое время | ТК хранится у работодателя․ Нельзя отправлять почтой без письменного заявления родственника․ Составляется Акт о невозможности выдачи ТК (комиссия)․ При появлении родственника, выдача под расписку․ |
| Свидетельство о смерти утеряно/испорчено | Родственники восстанавливают его в ЗАГС (получают дубликат)․ Работодатель ждет дубликат․ Копия дубликата имеет ту же юридическую силу․ |
| Смерть на производстве (производственная травма) | Помимо Акта о получении док-ов о смерти, обязательно оформляется Акт о расследовании несчастного случая (ф․ Н-1), сообщается в СФР, прокуратуру, ГИТ․ Выплаты выше (страховые + работодатель)․ |
| Работник состоял в отпуске/на больничном на момент смерти | Дата увольнения — дата смерти․ Больничный оплачивается полностью (до дня смерти включительно)․ Отпуск прерывается/не предоставляется, компенсация выплачивается пропорционально․ |
| Нет родственников / никто не обращается | Деньги зачисляются на счет наследственного имущества (нотариус) или в доход организации по истечении срока давности (3 года)․ ТК хранится 75 лет․ |
Электронный документооборот и СЭД
В 2026 году большинство организаций перешли на электронные трудовые книжки (ЭТК)․ Если у умершего работника была только ЭТК:
- Запись в ЭТК вносится работодателем через СЭД (СФР) в течение рабочего дня, следующего за днем увольнения (даты смерти)․
- Бумажная ТК не выдается (ее нет)․
- Родственникам выдается СВИЗ-ТД (Сведения о трудовой деятельности), выписка из ЭТК, заверенная печатью и подписью кадровика․ Получение СВИЗ-ТД также фиксируется в Акте или отдельной расписке․
Хранение документов
Акт о получении документов о смерти, копия свидетельства о смерти, приказ об увольнении, лист расчета (Т-51/Т-53), расписка о получении ТК/СВИЗ-ТД складываются в Личное дело работника (Т-2) или в отдельное дело «Увольнение в связи со смертью»․
Срок хранения: 75 лет (для личных дел, учетных карточек, приказов об увольнении) согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, утвержденному Росархивом․
Грамотное оформление Акта о получении документов о смерти работника защищает организацию от рисков: необоснованных претензий родственников, налоговых начислений (если не подтверждены основания для не облагаемых НДФЛ выплат), штрафов ГИТ за нарушение сроков выдачи ТК и сдачи отчетности в СФР․
Используйте приведенный выше образец как базу, адаптируйте его под локальные акты своей организации (добавьте логотип, реквизиты утверждающего приказа, колонку для отметки о возврате подлинников)․ Всегда требуйте предъявления оригиналов документов для сверки с копиями, которые остаются в деле․
Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией․ При возникновении спорных ситуаций рекомендуется обратиться к трудовому юристу․ Актуальность нормативной базы на ․