Получение товара, не соответствующего условиям договора поставки,, распространенная ситуация в деловой практике. В Республике Казахстан защита прав покупателя (заказчика) немыслима без правильно оформленного акта о несоответствии товара. Этот документ является ключевым доказательством в досудебном и судебном порядке для предъявления претензий, требования о замене, возврате денег или компенсации убытков.
В статье подробно разберем: что такое акт несоответствия, нормативную базу РК, пошаговый алгоритм составления, обязательные реквизиты, отличия для госзакупок и типичные ошибки. В конце — структура образца акта для заполнения.
Правовое регулирование в Республике Казахстан
Основным нормативным актами, регулирующими отношения по поставке и приемке товара, являются:
- Гражданский кодекс РК (Общая часть) — ст. 310 (понятие договора поставки), ст. 316 (обязанность поставщика передать товар), ст. 317 (недопустимость поставки товара, не соответствующего договору), ст. 318 (ответственность за несоответствие качества).
- Гражданский процессуальный кодекс РК — правила доказывания (акт является письменным доказательством).
- Закон РК «О государственных закупках» от № 106-VIII (для госзакупок).
- Правила осуществления государственных закупок (утв. Приказом Минфина РК от № 687) — регламентируют порядок приемки, составления актов и работы на веб-портале.
- Типовый договор государственных закупок (утв. Приказом Минфина РК от № 648 — актуально для договоров, заключенных до вступления в силу новых Правил, либо по аналогии).
Важно: Согласно ст. 318 ГК РК, если поставщик не докажет, что несоответствие товара условиям договора возникло вследствие неповиновения покупателя инструкциям по эксплуатации или хранению, действий третьих лиц или непреодолимой силы, он несет ответственность.
Когда и зачем составляется Акт несоответствия?
Акт составляется в следующих основных случаях (на основании ст. 317-318 ГК РК и практики):
- Несоответствие качества: товар не соответствует техническим условиям, ГОСТ, ТУ, спецификации, образцу или описанию в договоре (скрытые заводские дефекты, неисправность).
- Недопоставка (количественное несоответствие): фактическое количество меньше заявленного в накладной/договоре.
- Несоответствие комплектации/упаковке/маркировке.
- Нарушение сроков поставки (если это зафиксировано при приемке).
Цели акта:
- Юридическое закрепление факта нарушения условий договора.
- Основание для предъявления претензии (обязательный досудебный этап по ст. 318 ГК РК и ст. 17 Закона о госзакупках).
- Доказательство в суде/арбитраже.
- Основание для бухгалтерского списания/возврата товара.
Порядок действий при обнаружении несоответствия (Алгоритм)
Источник [1] (dogovor24.kz) подробно описывает процедуру, особенно для госзакупок. Общий алгоритм:
Этап 1: Обнаружение и фиксация (Незамедлительно)
Согласно п. 3.3 Типового договора госзакупок (и общему праву ст. 318 ГК РК), заказчик обязан незамедлительно письменно уведомить поставщика. Нельзя затягивать — это риск отказа суду в удовлетворении претензии.
Этап 2: Составление Комиссионного акта
- Создается приемо-сдаточная комиссия (приказ заказчика).
- Проводится осмотр, замеры, испытания (при необходимости — с привлечением экспертов/лабораторий).
- Заполняется Акт в 2-х экземплярах (для каждой стороны).
Этап 3: Направление поставщику
- Вручение под роспись (лучший способ).
- Направление почтой (ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении).
- Для госзакупок: Одновременно направляется уведомление во вкладке «Согласование» или «Исполнение договора» на веб-портале госзакупок с указанием способа направления акта (источник [1]).
Этап 4: Реакция поставщика и дальнейшие шаги
Здесь важно различать два сценария (по источнику [1]):
| Ситуация | Сроки реакции поставщика | Действия заказчика |
|---|---|---|
| Недопоставка / Скрытые дефекты / Несоответствие ТУ (качества) | Составляется рекламационный акт. Поставщик заменяет товар за свой счет в течение 14 календарных дней (п. 6.2 Типового договора госзакупок / услов. договором). | Требовать замены, снижения цены, возмещения убытков. |
| Несоответствие технической спецификации (явное, при приемке) | Сроки устранения только те, что указаны в Договоре. 14 дней здесь НЕ ПРИМЕНЯЮТСЯ автоматически. | Незамедлительно вручить акт. Если срок договора не истек — требовать поставку соответствующего товара в сроки Приложения 1. Если поставщик выставил акт на портале — отклонить его в журнале «Исполнение договора» со ссылкой на свой акт. |
Обязательные реквизиты Акта (Структура образца)
Единой утвержденной формы (кроме госзакупок, где могут быть свои формы в приложениях к Правилам) не существует. Акт оформляется в свободной письменной форме, но должен содержать реквизиты, предусмотренные ст. 9 ГК РК и ст; 162 ГПК РК для письменных доказательств.
Структура документа:
- Заголовок: «АКТ о несоответствии товара условиям Договора поставки № [Номер] от [Дата]».
- Место и дата составления: г. , «___» _________ 202_ г.
- Основание: Договор поставки № от , Спецификация/Приложение № , Товарная накладная № * от .
- Состав комиссии: ФИО, должности, основание (приказ № от *). Подписи членов комиссии.
- Информация о товаре: Наименование, код (КТРУ/ТН ВЭД), партия, серия, дата выпуска, срок годности, производитель.
- Описание несоответствий (СУЩЕСТВЕННАЯ ЧАСТЬ):
- Параметр по договору/спецификации.
- Фактическое значение (результат проверки/замеров).
- Ссылка на норму (ГОСТ, ТУ, паспорт).
- Характер дефекта (критический / незначительный / устранимый / неустранимый).
- Требования к поставщику: Замена в срок до *, возврат денег, устранение дефектов, оплата неустойки/штрафов.
- Приложения: Фото/видео фиксации, протоколы лабораторных испытаний, копии накладных, письма уведомления.
- Подписи: Всех членов комиссии, представителя заказчика (с расшифровкой и печатью, если есть). Место для подписи представителя поставщика (при вручении) с отметкой «С актом ознакомлен(а), согласен(на) / не согласен(на)».
Особенности для Государственных закупок (ГЗ) в РК
Исходя из источника [1] и актуального Закона № 106-VIII / Приказа № 687:
- Электронный документооборот: Все акты, уведомления, претензии дублируются на веб-портале госзакупок (разделы «Согласование», «Исполнение договора»).
- Отклонение акта поставщика: Если поставщик загрузил Акт исполнения/приемки на портале, заказчик обязан отклонить его через функционал портала, прикрепив свой Акт несоответствия и мотивированное письмо.
- Сроки: Критическое значение имеет «незамедлительность» уведомления. Суды РК часто встают на сторону поставщика, если заказчик молчал долгое время, а потом предъявил претензию.
- ЭЦП: Документы на портале подписываются ЭЦП уполномоченных лиц. Бумажный оригинал акта все равно нужен для бухгалтерии и суда.
Типичные ошибки, которые стоят денег
- Отсутствие конкретных параметров: Фраза «Товар плохого качества» не работает. Нужно: «Толщина стенки 2.5 мм при требуемой 3.0 мм по ГОСТ *».
- Нарушение сроков уведомления: Составили акт через месяц после приемки — суд признает товар принятым надлежащим качеством.
- Нет подписей/печатей: Акт подписан только кладовщиком, без приказа о комиссии и без представителя руководства.
- Игнорирование портала ГЗ: Не отклонили электронный акт поставщика в системе, считается, что вы согласились с приемкой.
- Путаница с Рекламационным актом: Рекламационный акт, для скрытых дефектов/недопоставки (срок претензии 20 дней, замена 14 дней). Акт несоответствия при приемке — для явных расхождений со спецификацией (сроки по договору). Не смешивайте их.
Образец заполнения Акта (Шаблон для адаптации)
Ниже приведена структура документа. Текст в квадратных скобках [ ] подлежит замене на ваши данные. Конфиденциальные данные (номера телефонов, конкретные адреса складов, ФИО физлиц в реквизитах) в рабочем документе указываются полностью, при публикации в открытую маскируются (*).
г. [Город] «___» _____________ 202_ г.
Мы, нижеподписавшиеся:
[Должность, ФИО председателя комиссии] — председатель,
[Должность, ФИО члена комиссии] — член,
[Должность, ФИО члена комиссии] — член,
действующие на основании Приказа [Наименование заказчика] № [Номер приказа] от [Дата приказа] «Об утверждении приемо-сдаточной комиссии»,
в лице [Должность, ФИО представителя заказчика], действующего на основании [Устава / Доверенности № ],
с одной стороны, и
[Должность, ФИО представителя поставщика — если присутствовал], действующего на основании [Доверенности № ],
с другой стороны,
составили настоящий Акт о следующем:
ОСНОВАНИЕ:
Договор поставки № [Номер договора] от [Дата договора] (далее, Договор), заключенный между ТОО/АО/ИП «[Название заказчика]» (БИН ) — «Заказчик» и ТОО/АО/ИП «[Название поставщика]» (БИН ) — «Поставщик».
Спецификация / Приложение № [Номер] к Договору.
Товарная накладная (УПД) № [Номер накладной] от [Дата накладной].
ПРИЕМКА ТОВАРА:
[Дата] г. поступил товар по накладной № . Приемка проводилась на складе по адресу: [Адрес склада — маскируем детали: г. , ул. , д. ].
Представитель поставщика [присутствовал / не явился / уведомлен заранее заказным письмом № * от *].
ВЫЯВЛЕННЫЕ НЕСООТВЕТСТВИЯ:
При внешнем осмотре, проверке комплектности, замеров и сопоставлении с требованиями Договора и Спецификации выявлены следующие несоответствия:
| № п/п | Наименование товара / Код | Параметр по Договору / ГОСТ | Фактическое значение | Характер несоответствия |
|---|---|---|---|---|
| 1 | [Наим. товара 1] / [Код] | [Напр.: Толщина 3.0 мм по ГОСТ *] | [Напр.: 2.4 мм] | [Критическое / Неустранимое] |
| 2 | [Наим. товара 2] / [Код] | [Напр;: Марка стали 09Г2С] | [Напр.: Марка СТ3 (не соответствует)] | [Критическое] |
| 3 | [Наим. товара 3] | [Комплектность: 5 шт. в коробе] | [Факт: 3 шт; в коробе] | [Недопоставка / Устранимое] |
ВЫВОД КОМИССИИ:
Товар, поставленный по накладной № * от *, НЕ СООТВЕТСТВУЕТ условиям Договора № * по позициям 1, 2 (качество) и позиции 3 (количество).
Приемка товара в полном объеме ОТВЕРГАЕТСЯ / Товар принят с оговорками по качеству/количеству (подчеркнуть нужное).
ТРЕБОВАНИЯ К ПОСТАВЩИКУ:
На основании ст. 318 ГК РК и п. [Номер пункта] Договора, Заказчик требует:
Заменить несоответствующий товар (позиции 1, 2) на товар, соответствующий Спецификации, в срок до «___» _________ 202_ г. за счет Поставщика.
Допоставить недостающее количество товара (позиция 3) в срок до «___» _________ 202_ г.
Возместить убытки, связанные с приемкой, хранением и оформлением возврата брака (сумма убытков уточняется отдельно).
Оплатить неустойку (штрафы, пени) за нарушение сроков/качества согласно Договору.
ПРИЛОЖЕНИЯ:
Фотоматериалы несоответствий (___ л.) — Приложение 1.
Протокол лабораторных испытаний № * от * (если есть) — Приложение 2.
Копия товарной накладной № , Приложение 3.
Копия уведомления поставщика № от * (почта/портал) — Приложение 4.
ПОДПИСИ:
Акт составлен в 2 (двух) экземплярах, имеющих равную юридическую силу: один для Заказчика, один для Поставщика.
ПРЕДСТАВИТЕЛИ ЗАКАЗЧИКА (Члены комиссии):
________________ / [ФИО председателя] / (Подпись) М.П. (Печать заказчика)
________________ / [ФИО члена] / (Подпись)
________________ / [ФИО члена] / (Подпись)
ПРЕДСТАВИТЕЛЬ ПОСТАВЩИКА (При вручении):
С Актом ознакомлен(а):
________________ / [ФИО] / (Подпись) Дата: «___» _______ 202_ г.
М.П. (Печать поставщика)
Примечание: Если представитель поставщика отказывается подписывать, в акте делается отметка: «Представитель поставщика [ФИО] от «___» _______ 202_ г. отказался(ась) подписывать настоящий Акт, о чем составлено служебное записку № ___».
Что делать после составления Акта?
- Направить Претензию. Акт — приложение к претензии. Претензия пишется в свободной форме со ссылкой на акт, ст. 318 ГК РК, условия договора. Требования: замена, возврат денег, компенсация убытков, неустойка.
- Сроки претензии: По общему правилу — в разумный срок (обычно до истечения срока годности/гарантии, но лучше сразу). По госзакупкам — согласно срокам договора/закона.
- Недоставка/Возврат: Если поставщик согласен — оформляется возвратная накладная (форма № ТОРГ-12 или УПД с признаком «Возврат»), товар уходит обратно.
- Экспертиза: При споре о качестве — назначается судебная товароведческая экспертиза. Акт комиссии служит основанием для назначения экспертизы.
- Суд: Если претензия отклонена или проигнорирована, иск в суд (экономический/специализированный межрайонный) по месту нахождения ответчика (ст. 33 ГПК РК). Госпошлина взыскивается с ответчика в случае выигрыша.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли составить акт в одностороннем порядке?
Да, можно. Закон не запрещает составление акта заказчиком в отсутствии поставщика. Но: необходимо заранее (не менее 3 дней) уведомить поставщика о времени и месте приемки/проверки (письменно, почтой/ЭДО/портал). Если поставщик не явился — комиссия работает без него, в акте делается отметка о направлении уведомления и неявке. Это критически важно для суда.
Чем отличается Акт несоответствия от Рекламационного акта?
Рекламационный акт (ст. 318 ГК РК, п. 6;2 Типового договора ГЗ) составляется при обнаружении скрытых дефектов или недопоставке после приемки (вскрытия упаковки). Срок: 20 дней с момента обнаружения. Поставщик заменяет за 14 дней.
Акт несоответствия (при приемке) составляется сразу при поступлении, если несоответствие видно сразу (не та марка, не те размеры, не тот ассортимент). Сроки устранения — те, что в Договоре. 14 дней здесь не работают автоматически.
Нужна ли нотариальная заверка акта?
Нет, не нужна. Достаточно подписей уполномоченных лиц комиссии и печатью организации (если печать используется). Нотариус может зафиксировать факт осмотра (протокол осмотра доказательств по ст. 85 ГПК РК), но это дорого и обычно не требуется на этапе досудебного урегулирования.
Что если поставщик игнорирует акт и претензию?
Направьте повторное требование. Затем обращайтесь в суд. В иске укажите: номер и дату акта, номер и дату претензии, факт получения поставщиком (трек-номер почты, статус на портале ГЗ, роспись в копии). Суд взыщет с поставщика стоимость товара, неустойку, штраф 50% от суммы, удовлетворенного требования, судебные расходы.
Грамотный Акт несоответствия — это 80% успеха в споре с поставщиком. В РК судебная практика строго требует соблюдения процедуры: своевременность + конкретика + доказательства (фото/протоколы) + надлежащее уведомление.
Чек-лист перед отправкой:
- [ ] Акт на бланке заказчика (или чистом листе с реквизитами).
- [ ] Есть приказ о комиссии (приложен или указан в акте).
- [ ] Конкретные цифры несоответствий (не «плохо», а «2.4 мм вместо 3.0 мм»).
- [ ] Ссылки на ГОСТ/ТУ/Спецификацию Договора.
- [ ] Четкие требования (замена / возврат денег / допоставка) со сроками.
- [ ] Подписи всех членов комиссии + печать.
- [ ] Приложены фото/видео/лаб. протоколы.
- [ ] Акт направлен поставщику (почта/курьер/ЭДО/Портал ГЗ) с фиксацией получения.
- [ ] Для ГЗ: Акт загружен/прикреплен к отклонению акта поставщика на веб-портале.
Дисклеймер: Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. Законодательство РК (Закон о госзакупках, ГК РК, ГПК РК) может меняться. Актуальные номера приказов Минфина и тексты законов проверяйте на официальных ресурсах (adilet.zan.kz, goszakup.gov.kz) на дату составления документа. Для сложных споров рекомендуется привлечь юриста, специализирующегося на договорной работе и госзакупках.
Контакты справочных служб по госзакупкам (примеры из открытых источников): тел. * * (колл-центр), портал госзакупок: goszakup.gov.kz. Юридические сервисы (например, dogovor24.kz) предоставляют консультации по телефону * * .