Акт несоответствия — это ключевой документ в рамках системы менеджмента качества (СМК), подтверждающий факт отклонения характеристик продукции, процессов или документации от установленных требований (ГОСТ Р ИСО 9001-2015, технических регламентов, внутренних регламентов организации). Грамотное оформление акта позволяет зафиксировать проблему, инициировать корректирующие действия и предотвратить повторение дефектов.

Нормативная база и назначение документа

Согласно требованиям ГОСТ Р ИСО 9001-2015 (пункт 8.7 «Контроль неконформирующей продукции»), организация должна обеспечивать идентификацию и контроль неконформирующей продукции для предотвращения ее непреднамеренного использования или поставки. Акт несоответствия является основным доказательством выполнения этого требования при внутренних и внешних аудитах.

• Внутренние аудиты: фиксация несоответствий по результатам проверки процессов (отсутствие отчетов, невыполнение процедур планирования качества, риск-ориентированного мышления).
• Входящий контроль: обнаружение расхождений в качестве/комплектности ТМЦ (товарно-материальных ценностей) при вскрытии упаковки/автофургона.
• Производственный контроль: выявление брака, отходов, нарушений технологической дисциплины.
• Документарные проверки: отсутствие Руководства по качеству, недокументированные процедуры СМК, неэффективность применяемых процедур.

Структура и обязательные реквизиты акта

Единого строгого бланка (форматы типа ГОСТ) для акта несоответствия в СМК не существует, организации разрабатывают его самостоятельно в составе документации СМК (процедура «Контроль неконформирующей продукции»). Однако обязательны следующие реквизиты (согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 и требованиям ISO 9001):

1. Наименование документа: «Акт о несоответствии», «Акт об обнаружении несоответствия качества и комплектности продукции».
2. Дата составления (день, месяц, год) и место составления.
3. Состав комиссии/исполнителей: должности, фамилии, инициалы лиц, выявивших несоответствие и составляющих акт (частично скрыты: ).
4. Объект проверки: наименование продукции, партии, номенклатурный номер, номер заказа/договора , дата поступления.
5. Описание несоответствия: подробное описание отклонения с указанием конкретных пунктов стандарта, ТУ, спецификации или внутренней инструкции, которым продукт/процесс не соответствует.
6. Меры по неконформирующей продукции: решение комиссии (принять с уступкой, переработать, списать, вернуть поставщику).
7. Корректирующие действия: план устранения причины несоответствия (кто, что, когда делает).
8. Подписи: членов комиссии, ответственного за СМК, представителя поставщика/заказчика (при необходимости), с расшифровкой (подпись, Ф.И.О. *).

Типовые ситуации и образцы формулировок

Несоответствие документации СМК (Документарная проверка)

Частый случай при аудирах: экспертная группа выявляет системные пробелы.

Несоответствие качества/комплектности продукции (Входящий контроль)

Составляется при вскрытии пакета, автофургона или контейнера. Основана на типовом бланке «Акт об обнаружении несоответствия качества и комплектности продукции (товара) требованиям стандарта либо других документов, удостоверяющих качество».

Алгоритм работы с актом (Жизненный цикл)

1. Выявление: Ответственный сотрудник (ОТК, аудитор, кладовщик) фиксирует факт.
2. Оформление акта: Заполнение бланка в 2-3 экземплярах (Инициатор, Ответственный за процесс/СМК, Поставщик/Заказчик).
3. Регистрация: Внесение в Журнал учета несоответствий (ЖУН) с присвоением регистрационного номера.
4. Анализ причин: Проведение расследования (метод «5 почему», диаграмма Ишикава) для определения корневой причины.
5. Принятие решения: Определение способа обращения с неконформирующей продукцией (п. 8.7.2 ISO 9001).
6. Корректирующие действия: Разработка и утверждение плана мероприятий по устранению причины.
7. Проверка эффективности: Через установленный срок (обычно 1-3 месяца) проверяется, устранена ли причина.
8. Закрытие акта: Подписание ответственным за СМК / Руководителем организации об эффективности мер. Архивирование.

Типичные ошибки при заполнении

• Общие формулировки: «Качество плохое», «Документы не в порядке». Правильно: «Твердость металла 45 HRC при требовании 50-55 HRC по чертежу № », «Отсутствует запись результатов калибровки прибора № в журнале № *».
• Отсутствие ссылки на требование: Не указан пункт стандарта, ТУ, регламента или локального нормативного акта (ЛНА).
• Путаница между корректирующим и предупреждающим действием: В акте фиксируется корректирующее действие (устранение причины уже случившегося). Предупреждающее действие оформляется отдельно (на основе анализа рисков).
• Потеря экземпляров: Акт не передан поставщику или не зафиксирован в СМК.
• Несвоевременность: Акт составлен спустя недели после обнаружения, что усложняет расследование.

Электронный документооборот и программы-конструкторы

В 2026 году большинство организаций переходят на электронное оформление актов в системах ЭДО (СБИС, Диадок, Контур, 1С:Документооборот) или специализированных ПО для СМК (Fastdoc, TechnoProgress, внутренние порталы). Это позволяет:

• Автоматически нумеровать документы.
• Контролировать сроки закрытия несоответствий (эскалация задач).
• Формировать аналитику по типам несоответствий (Парето) для обзора руководства.
• Хранить историю версий и подписи ЭП (усиленная/квалифицированная).

Пример структуры бланка для загрузки (Word/PDF)

Ниже приведена рекомендуемая структура файла-шаблона (.docx), который можно адаптировать под ЛНА вашей организации:

Акт несоответствия — это не просто формальность для аудитора, а инструмент управления рисками и улучшения процессов. Качественно заполненный акт с четкой фиксацией факта, ссылкой на нормативную базу, анализом корневой причины и контролем эффективности корректирующих действий — залог успешного прохождения сертификационных аудитов (ISO 9001) и реального повышения качества продукции.

Рекомендация: Утвердите в организации «Процедуру контроля неконформирующей продукции», где будет закреплен единый бланк акта, порядок его заполнения, маршрут согласования, сроки реакции и ответственные роли. Шаблоны можно скачать в открытых источниках (сайты регистраторов, консультантов по СМК, ГОСТ Р ИСО 10002-2019), но обязательно адаптируйте их под специфику вашего производства и документационного обеспечения.

Статья подготовлена на основе анализа типовых практик СМК, требований ГОСТ Р ИСО 9001-2015 и образцов бланков из открытых источников интернета (по состоянию на ). Персональные данные, наименования конкретных организаций и реквизиты договоров в примерах замаскированы символами * в соответствии с политикой конфиденциальности.